E-Mail-Zuordnung

Verstehen und nachvollziehen, wie Locari eingehende E-Mails automatisch einem Bewerber oder Inserat zuordnet — und wann Sie manuell eingreifen.

Wenn eine E-Mail in Ihrer Workspace-Mailbox eingeht, ordnet Locari sie automatisch dem passenden Bewerber und Inserat zu — basierend auf der Absenderadresse, dem Reply-To-Header und dem laufenden Vermietungsfall. Nachrichten, die nicht zugeordnet werden können, bleiben im Posteingang und warten auf Ihre Prüfung.

Was Locari automatisch tut: Absenderadresse und Reply-To-Header mit bekannten Bewerbern abgleichen, E-Mail dem passenden Vermietungsfall zuordnen, Kategorie (Anfrage, Rückfrage, Dokument etc.) und Priorität ermitteln, Standard-Antworten automatisch versenden. Was Sie entscheiden: Ob eine nicht zugeordnete Nachricht manuell verknüpft wird, ob ein Absender blockiert wird und ob eine automatische Antwort korrekt war.

Häufige Aufgaben

Verstehen, warum eine Nachricht im Posteingang bleibt
Nachricht einem Bewerber zuordnen
Absender blockieren
Blockierung aufheben
Zuordnung bei einem Bewerber prüfen

So gehen Sie vor

Wie die Zuordnung funktioniert

Locari prüft jede eingehende Nachricht in dieser Reihenfolge:

Reply-To-Abgleich (höchste Priorität): Stimmt die Reply-To-Adresse der E-Mail mit der E-Mail-Adresse eines bekannten Bewerbers überein, wird die Nachricht diesem Bewerber zugeordnet.
Absender-Abgleich (ausgehende Nachrichten): Nachrichten, die von Ihrer Locari-Adresse (@locari.de) stammen und an einen bekannten Bewerber adressiert sind, werden ebenfalls verknüpft.
Kein Treffer → Posteingang: Kann die Nachricht keinem Bewerber zugeordnet werden, erscheint sie im Posteingang mit rental_case_id = leer.

Beispiel: Familie Müller bewirbt sich auf Ihre Wohnung. Locari sendet eine Einladung zur Besichtigung. Antwortet Frau Müller auf diese E-Mail, erkennt Locari den Reply-To-Header und ordnet die Antwort automatisch der Bewerbung von Familie Müller zu.

Was Locari beim Abgleich prüft: Reply-To-Header (Priorität 1), Absenderadresse bei ausgehenden Nachrichten (Priorität 2), Kategorie-Klassifikation (Anfrage, Besichtigungszusage, Dokument). Was Sie tun: Nicht zugeordnete Nachrichten im Posteingang sichten und bei Bedarf manuell einem Bewerber zuordnen.

Zuordnung nachvollziehen und prüfen

Öffnen Sie den Posteingang — hier sehen Sie alle Nachrichten ohne Zuordnung.
Klicken Sie eine Nachricht an — die Detailansicht zeigt Absender, Betreff und Inhalt.
Ist der Absender ein bekannter Bewerber, wechseln Sie zum Bewerber-E-Mail-Tab — dort erscheinen zugeordnete Nachrichten vollständig.
Beispiel: Sie sehen eine Nachricht von m.mueller@beispiel.de im Posteingang. Sie prüfen, ob Herr Müller als Bewerber angelegt ist. Falls ja, wird die nächste eingehende Nachricht von dieser Adresse automatisch zugeordnet.

Absender blockieren

Ist ein Absender für einen bestimmten Vermietungsfall nicht relevant (z. B. wiederkehrende Spam-Nachrichten oder Anfragen zu einem bereits abgeschlossenen Inserat):

Öffnen Sie das betreffende Inserat → Tab E-Mails.
Wählen Sie die Nachricht des Absenders aus.
Klicken Sie Absender blockieren — der Absender wird für diesen Vermietungsfall blockiert.
Neue Nachrichten dieses Absenders erhalten den Status blockiert und erscheinen nicht mehr aktiv.

Was Locari bei Blockierungen tut: Neue Nachrichten des blockierten Absenders automatisch mit Status blacklisted versehen — keine automatische Antwort, keine Zuordnung zu Bewerbern. Was Sie entscheiden: Blockierung anlegen (manuell oder nach KI-Vorschlag) und jederzeit aufheben.

Blockierung aufheben

Öffnen Sie das Inserat → Tab E-Mails → Abschnitt Blockierte Absender.
Wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie Blockierung aufheben.
Alle bisher blockierten Nachrichten dieses Absenders werden erneut zur Verarbeitung vorgemerkt.

Ansichten und Felder

Verarbeitungsstatus einer E-Mail

Jede E-Mail hat einen internen Verarbeitungsstatus:

ausstehend — empfangen, noch nicht klassifiziert
Tier 1 abgeschlossen — automatisch klassifiziert und beantwortet (Standard-Anfragen)
Tier 1 eskaliert — zu komplex für automatische Antwort, Tier 2 wird verarbeitet
Tier 2 abgeschlossen — von der KI-Assistenz bearbeitet
Fehlgeschlagen — Verarbeitung nicht möglich, manuelle Prüfung empfohlen
Manuelle Prüfung — explizit zur manuellen Bearbeitung markiert
Blockiert — Absender für diesen Vermietungsfall gesperrt

Felder einer zugeordneten Nachricht

Absender-E-Mail und Absendername
Reply-To-Adresse (bei Bewerber-Antworten)
Eingangszeit und Verarbeitungszeit
Richtung: eingehend oder ausgehend
Verknüpfter Bewerber (Tenant-ID)
Verknüpfter Vermietungsfall
Anhänge: Dateiname, Dateigröße, MIME-Typ
Klassifikationskategorie (z. B. „Anfrage", „Besichtigungszusage", „Dokument")
KI-Konfidenzwert der Klassifikation

Blacklist-Eintrag

Absender-E-Mail-Adresse
Vermietungsfall, für den die Blockierung gilt
Grund der Blockierung
Angelegt durch: KI oder manuell
Erstellungsdatum

Audit und Verlauf

Jede Zuordnung, Blockierung und Aufhebung wird im Verlauf des betreffenden Vermietungsfalls protokolliert — mit Zeitstempel und Akteur (Teammitglied namentlich oder „Locari KI").

Aufbewahrung: Blockierungseinträge bleiben erhalten, bis sie manuell gelöscht werden. Nachrichten im Status blockiert werden beim Löschen des Vermietungsfalls entfernt. Beim manuellen Löschen eines Bewerbers werden alle verknüpften E-Mails unwiderruflich entfernt.

Löschen Sie keinen Bewerber, solange laufende E-Mail-Verarbeitungen offen sind — der Verlauf geht unwiderruflich verloren.

Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl

Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos — der Zugriff auf E-Mails erfordert eine aktive Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA).
Zuordnungen nachvollziehen: alle Teammitglieder.
Absender blockieren und Blockierungen aufheben: alle Teammitglieder.
E-Mails löschen: nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
Mehrere Nachrichten gleichzeitig bearbeiten: derzeit nicht verfügbar; wechseln Sie zur Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.