Rückfragen — wenn Locari nachfragt

Locari fragt automatisch nach, wenn Angaben fehlen oder unklar sind — Sie antworten einmalig, die KI lernt und stellt dieselbe Frage nicht erneut.

Das Rückfragen-System sorgt dafür, dass keine Bewerbung steckenbleibt, weil eine Information fehlt. Locari erkennt Lücken oder Widersprüche, formuliert eine präzise Frage und wartet auf Ihre Antwort — statt blind weiterzumachen oder Sie mit Generalmeldungen zu überhäufen.

Was Locari automatisch tut: Angaben auf Vollständigkeit und Widersprüche prüfen, Rückfragen formulieren und an Sie senden, Ihre Antwort an den Bewerber weitergeben, die Entscheidung ins KI-Gedächtnis übernehmen. Was Sie entscheiden: Inhalt der Antwort, ob eine Rückfrage verworfen wird, und ob eine gelernte Regel korrigiert werden soll.

Alle offenen Rückfragen aller Bewerbungen finden Sie unter Vermietungen → Dashboard im Widget „Offene Fragen". Rückfragen einer einzelnen Bewerbung erreichen Sie über den Tab Rückfragen im Bewerber- oder Inserat-Profil.

So gehen Sie vor

Offene Rückfrage beantworten

Dashboard öffnen — das Widget „Offene Fragen" zeigt alle pending-Einträge. Alternativ: Bewerber-Profil → Tab Rückfragen.
Karte der gewünschten Rückfrage öffnen — Frage und Bewerber-Name sind sichtbar.
Antworten klicken, Freitext eingeben.
- Beispiel: Frage: „Familie Müller verdient 2.350 € netto — Ihr Minimum sind 2.500 €. Trotzdem weiterleiten?" → Antwort: „Ja, bitte Besichtigung einladen."
Senden klicken — Locari leitet die Antwort sofort an den Bewerber weiter und speichert die Entscheidung im KI-Gedächtnis.

Was die KI nach Ihrer Antwort tut: Antwort an den Bewerber formulieren und versenden, Entscheidungsmuster extrahieren (z. B. „Einkommensabweichung bis 6 % akzeptiert"), in das KI-Gedächtnis schreiben. Was Sie tun: Nur einmal antworten — bei gleichem Muster fragt Locari nicht erneut nach.

Rückfrage verwerfen

Rückfrage-Karte öffnen, Verwerfen klicken.
Bestätigung im Dialog — die Frage wechselt auf Status abgebrochen.
Locari schickt keine Antwort an den Bewerber; der Fall läuft ohne diese Information weiter.

Verwerfen eignet sich, wenn die Frage nicht mehr relevant ist (z. B. Bewerber hat sich zurückgezogen).

Rückfrage manuell auslösen

Bewerber-Profil → Tab Rückfragen → + Neue Rückfrage.
Frage eingeben, speichern.
Locari stellt die Frage im nächsten Schritt an den Bewerber und zeigt die Antwort, sobald sie eingeht.

Gelernte Regeln verwalten

Einstellungen → KI-Gedächtnis öffnen — oder direkt aus dem Bewerber-Profil unter „KI-Gedächtnis bearbeiten".
Alle aus Rückfragen abgeleiteten Regeln sind aufgelistet (z. B. „Kleiner Hund unter 10 kg akzeptiert").
Eintrag bearbeiten oder löschen — Locari verwendet die aktualisierte Regel ab sofort.

Was das KI-Gedächtnis enthält: Entscheidungsmuster, die aus Ihren Antworten gelernt wurden. Einträge gelten inserat- oder kontoübergreifend, je nach Kategorie. Was Sie tun: Regeln jederzeit korrigieren oder entfernen — die KI passt sich sofort an.

Ansichten und Felder

Rückfrage-Karte

Jede Rückfrage erscheint als Karte mit folgenden Feldern:

Bewerber-Name — wessen Bewerbung betroffen ist
Frage — der genaue Text, den Locari formuliert hat
Zeitstempel — wann die Rückfrage erstellt wurde
Status-Badge — offen, beantwortet, abgebrochen oder abgelaufen
Ihre Antwort (nach Beantwortung) — mit Zeitstempel der Antwort

Sortierung: Offene Einträge zuerst, danach nach Erstelldatum absteigend. Neue Rückfragen erscheinen in Echtzeit ohne Seitenaktualisierung.

Rückfrage-Typen

Locari unterscheidet zwei Quellen:

Faktenfrage (clarification) — entsteht, wenn ein Bewerber per E-Mail eine Frage stellt, die Locari nicht aus vorhandenen Informationen beantworten kann.
- Beispiel: „Darf ich ein 200-Liter-Aquarium aufstellen?"
Entscheidungsanfrage (decision_request) — entsteht, wenn der Bewerber-Chatbot eine Ihrer Regeln nicht eindeutig anwenden kann und eine Weichenstellung braucht.
- Beispiel: „Familie Müller hat einen Labrador. Haustiere sind laut Ihren Kriterien nicht erwünscht. Ausnahme machen?"

Status-Werte

Status	Bedeutung
`offen`	Ihre Antwort steht aus — Bewerber wartet
`beantwortet`	Sie haben geantwortet, Locari hat die Antwort weitergeleitet
`abgebrochen`	Sie haben die Frage verworfen — kein Versand an Bewerber
`abgelaufen`	Ablaufzeit überschritten, ohne dass eine Antwort eingegangen ist

Bewerber-Perspektive

Der Bewerber erhält Ihre Antwort automatisch als E-Mail. Für ihn ist nicht ersichtlich, dass eine Rückfrage an Sie gestellt wurde — er sieht nur Locaris reguläre Antwort-E-Mail.

Audit und Verlauf

Der Tab Verlauf im Bewerber-Profil dokumentiert jede Rückfrage-Aktivität:

Wann Locari die Rückfrage erstellt hat
Wer geantwortet hat (Teammitglied namentlich oder „Locari KI")
Wann die Antwort versendet wurde
Welche Entscheidung in das KI-Gedächtnis übernommen wurde

Aufbewahrung: Rückfrage-Einträge bleiben so lange erhalten, wie die zugehörige Bewerbung im System ist. Beim manuellen Löschen eines Bewerbers werden alle Rückfragen unwiderruflich entfernt.

Hinweis: Löschen Sie keine Bewerbung, solange Rückfragen offen sind — der Verlauf geht damit unwiderruflich verloren.

Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl

Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
Beantworten und Verwerfen: alle Teammitglieder.
KI-Gedächtnis bearbeiten: alle Teammitglieder — Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Bewerbungen aus.
Mehrere Bewerbungen gleichzeitig: Alle offenen Rückfragen aller Bewerbungen sehen Sie im Vermietungs-Dashboard — dort nach Status filtern, nach Datum sortieren.