Verlauf
Jeden Statuswechsel, jede KI-Aktion und jede manuelle Eingabe zu einem Bewerber chronologisch nachvollziehen — für Transparenz und rechtliche Absicherung.
Dies ist die Verlauf-Tab auf der Bewerber-Detailansicht. Sie öffnet sich aus der Bewerber-Detailansicht. Ein übergreifendes Audit-Protokoll auf Konto-Ebene ist nicht vorhanden — der Verlauf ist bewerber-spezifisch.
Auf diesem Tab sehen Sie eine lückenlose, chronologische Zeitleiste aller Aktivitäten zu diesem Bewerber: Statuswechsel, Phasenänderungen, Datenkorrekturen und KI-Aktionen. Pro Eintrag erscheinen Akteur (Teammitglied namentlich oder „Locari KI"), Zeitstempel und betroffener Vorgang.
Was Locari automatisch dokumentiert: Jeden Phasenwechsel (z. B. Erstprüfung → Dokumentenprüfung), jeden Status-Update (z. B. manuell geprüft), jede Datenänderung durch die KI (Felder, die die KI aus E-Mails extrahiert hat) und jede Aktion durch ein Teammitglied. Was Sie entscheiden: Keine Eingriffe in den Verlauf möglich — er ist schreibgeschützt. Korrekturen nehmen Sie an den Bewerberdaten vor; die Korrektur selbst erscheint dann als neuer Verlauf-Eintrag.
Häufige Aufgaben
- Chronologischen Verlauf lesen
- Phasenwechsel nachvollziehen
- Datenänderungen durch KI oder Team einsehen
- Aufbewahrungsfristen kennen
So gehen Sie vor
Chronologischen Verlauf lesen
- Tab Verlauf öffnen — neueste Einträge erscheinen oben.
- Jeder Eintrag zeigt: Ereignistyp, Akteur, Zeitstempel.
- Beispiel: „15. Mai 2026, 09:14 — Locari KI — Phasenwechsel: Erstprüfung → Dokumentenprüfung."
Phasenwechsel nachvollziehen
Phasenwechsel-Einträge zeigen:
- Alte Phase und neuer Phase
- Alter Status und neuer Status
- Auslöser: Bewerber / Locari KI / Teammitglied / System
- Begründung (wenn vorhanden)
Beispiel: Familie Müller wechselt von Phase „Dokumentenprüfung" in Phase „Entscheidung". Akteur: Thomas Bauer (Teammitglied). Begründung: „Alle Dokumente geprüft, Empfehlung: Zusage."
Datenänderungen durch KI oder Team einsehen
Wenn Locari oder ein Teammitglied Bewerberdaten aktualisiert, erscheint ein Datenwechsel-Eintrag mit:
- Feldname (z. B. „Monatliches Einkommen")
- Alter Wert (z. B. „–") und neuer Wert (z. B. „2.850 €")
- Quelle: z. B. „KI-Extraktion aus E-Mail" oder „Manuelle Bearbeitung"
Mehrere Feldänderungen innerhalb einer Sekunde werden gruppiert und als ein Eintrag dargestellt.
Was die KI bei Datenänderungen tut: Informationen aus eingehenden E-Mails oder Dokumenten extrahieren und Felder automatisch befüllen oder aktualisieren — mit einem Konfidenz-Score im Hintergrund. Was Sie entscheiden: Ob Sie KI-extrahierte Werte korrigieren. Ihre Korrektur erscheint als separater Verlauf-Eintrag mit Ihrer Nutzer-ID.
Aufbewahrungsfristen kennen
Die Verlauf-Daten werden in zwei Tabellen gespeichert: tenant_phase_history (Phasen- und Statuswechsel) und tenant_data_changes (Feldänderungen). Beide sind an den Bewerber-Datensatz gebunden.
Aufbewahrung:
- Solange der Bewerber-Datensatz existiert, bleibt der Verlauf vollständig erhalten.
- Bei abgelehnten oder zurückgezogenen Bewerbungen empfehlen wir, den Bewerber erst nach Ablauf der DSGVO-Frist (typischerweise 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens) zu löschen.
- Beim manuellen Bewerber löschen wird der Verlauf sofort und unwiderruflich entfernt — keine Wiederherstellung möglich.
Verlaufsdaten können nicht einzeln gelöscht werden — nur die Löschung des gesamten Bewerbers entfernt den Verlauf.
Löschen Sie keinen Bewerber vor Abschluss laufender Auswahlverfahren. Der Verlauf dient als Nachweis gegenüber Behörden oder bei Streitigkeiten. Für dauerhafte Dokumentation legen Sie eine Notiz an oder exportieren Sie relevante Daten vor der Löschung.
Ansichten und Felder
Zeitlinie-Einträge
Pro Eintrag sichtbar:
- Ereignistyp: Ersterfassung / Phasenwechsel / Statuswechsel / Datenänderung
- Akteur: Name des Teammitglieds, „Locari KI", „Bewerber" oder „System"
- Zeitstempel (Datum und Uhrzeit)
- Details je nach Typ:
- Phasenwechsel: alte und neue Phase, alter und neuer Status, Begründung
- Datenänderung: Feldname, alter Wert, neuer Wert, Quelle
Audit und Verlauf
Dieser Tab ist selbst das Audit-Instrument. Verlauf-Einträge sind schreibgeschützt; eine manuelle Bearbeitung oder Löschung einzelner Einträge ist technisch ausgeschlossen — nur Administratoren mit Direktzugriff auf die Datenbank können Daten entfernen (nicht über die Benutzeroberfläche).
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
- Verlauf bearbeiten oder löschen: nicht möglich — der Tab ist schreibgeschützt.
- Bewerber löschen (inkl. Verlauf): nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
- Mehrere Bewerber gleichzeitig verwalten: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.