Datenlöschung
Wie und wann Bewerberdaten gelöscht werden — automatisch nach konfigurierten Fristen oder sofort auf Anfrage, mit vollständigem Audit-Trail.
Die fristgerechte Löschung von Bewerberdaten ist eine DSGVO-Pflicht (Art. 17, Art. 5 Abs. 1e). Locari führt Löschungen entweder automatisch nach konfigurierten Fristen oder unmittelbar nach Widerruf/Ablehnung durch — stets mit vollständiger Löschsequenz und Audit-Trail.
Was Locari automatisch löscht: nach Ablauf der konfigurierten Fristen werden alle Bewerberdaten ohne weiteres Zutun gelöscht. Bei Widerruf oder Ablehnung der Einwilligung erfolgt die Löschung sofort. Was Sie entscheiden: Löschfristen konfigurieren, Löschanträge freigeben, manuelle Einzellöschungen durchführen.
Häufige Aufgaben
- Löschfristen konfigurieren
- Einzelnen Bewerber manuell löschen
- Löschantrag eines Bewerbers bearbeiten
- Was bei einer Löschung tatsächlich entfernt wird
- Löschprotokoll einsehen
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten verstehen
So gehen Sie vor
Löschfristen konfigurieren
- Gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz > Löschfristen.
- Stellen Sie für jeden Datentyp die gewünschte Frist nach Verfahrensende ein.
- Aktivieren Sie die automatische Löschung.
- Beispiel: Kontaktdaten und Kommunikation 6 Monate, Dokumente 30 Tage, Notizen 6 Monate.
Löschantrag bearbeiten
- Bewerber fordert Löschung an (Widerrufslink oder schriftlich).
- Locari prüft automatisch: aktives Verfahren? Aufbewahrungspflicht?
- Bei aktivem Verfahren: Locari informiert den Bewerber, Anfrage wird notiert.
- Bei abgeschlossenem Verfahren: unter Bewerberprofil > Datenschutz > Löschung freigeben klicken.
- Löschsequenz läuft automatisch ab — Bestätigungs-E-Mail an Bewerber, dann vollständige Datenlöschung.
Automatische Löschung
Standard-Fristen nach Verfahrensende
| Datentyp | Standard-Frist |
|---|---|
| Kontaktdaten | 6 Monate |
| Kommunikation | 6 Monate |
| Dokumente | 30 Tage |
| Notizen | 6 Monate |
Fristen können unter Einstellungen > Datenschutz > Löschfristen angepasst werden. 30 Tage vor automatischer Löschung erhalten Sie eine Benachrichtigung — Sie können die Löschung verschieben oder bestätigen.
Automatische Löschung bei Einwilligungsablauf
Reagiert ein Bewerber 10 Tage nach der Einwilligungs-E-Mail nicht, wird die Einwilligung als abgelaufen markiert und die Löschsequenz startet sofort — ohne weiteres Zutun Ihrerseits.
Manuelle Löschung
Einzelnen Bewerber löschen
- Öffnen Sie das Bewerberprofil.
- Dropdown-Menü öffnen > Bewerber löschen klicken.
- Bestätigen.
Die manuelle Löschung ist sofort und unwiderruflich — auch der Audit-Trail wird entfernt. Kein Bewerber sollte vor Abschluss eines laufenden Verfahrens gelöscht werden. Nur Administratoren können diese Aktion ausführen.
Mehrere Bewerber löschen
- Gehen Sie zur Bewerberliste.
- Wählen Sie mehrere Bewerber aus.
- Klicken Sie auf Löschen und bestätigen.
Löschung auf Anfrage
Wenn ein Bewerber Löschung fordert
Locari prüft automatisch vor der Löschung:
- Ist der Bewerber eindeutig identifiziert?
- Läuft noch ein aktives Verfahren?
- Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten?
Bei aktivem Verfahren informiert Locari den Bewerber:
"Ihre Löschungsanfrage wurde notiert. Da Ihr Bewerbungsverfahren noch läuft, werden Ihre Daten nach dessen Abschluss gelöscht. Sie können jederzeit Ihre Bewerbung zurückziehen."
Was wird gelöscht?
Vollständige Löschsequenz (5 Schritte)
Locari führt die Löschung in einer festgelegten Reihenfolge durch:
- Bestätigungs-E-Mail an den Bewerber (bei Widerruf/Ablehnung/Ablauf — nicht bei manueller Löschung durch Administrator)
- Speicherpfade sammeln (Dokument-Dateipfade und E-Mail-Anhänge)
- Datenbankeinträge löschen in einer atomaren Transaktion:
- Bewerberprofil und Kontaktdaten
- Alle hochgeladenen Dokumente
- Kommunikationsverlauf (E-Mails und Anhänge)
- Notizen und Bewertungen
- Rückfragen und Terminbuchungen
- KI-Gesprächsprotokolle
- Dateien aus dem Speicher entfernen (asynchron über eine gesicherte Lösch-Queue)
- Einwilligungsdatensatz anonymisieren — E-Mail wird durch eine anonymisierte Kennung ersetzt; Zeitstempel und Status bleiben für Behördenanfragen erhalten
Was anonymisiert bleibt
Nach vollständiger Löschung verbleiben:
- Anonymisierter Einwilligungsdatensatz (kein Personenbezug, Zeitstempel erhalten — Art. 7 Abs. 1 DSGVO)
- Aggregierte Statistiken ohne Personenbezug (Anzahl Bewerbungen, Bearbeitungszeiten)
Löschprotokoll
Dokumentation
Jede Löschung wird dokumentiert:
- Zeitpunkt der Löschung
- Grund (automatisch nach Frist, Widerruf, Ablehnung, Ablauf, manuell)
- Durchführender Nutzer (bei manueller Löschung)
- Betroffene Datentypen und Anzahl
Protokoll einsehen
Unter Einstellungen > Datenschutz > Löschprotokoll:
- Alle durchgeführten Löschungen chronologisch
- Filter nach Zeitraum und Löschgrund
- Export als CSV
Aufbewahrungspflichten
Manche Daten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und können nicht vorzeitig gelöscht werden:
- Steuerrelevante Dokumente: 10 Jahre (§ 147 AO)
- Vertragsunterlagen: 6 Jahre nach Vertragsende (§ 257 HGB)
Locari kennzeichnet solche Datensätze automatisch. Nach Ablauf der gesetzlichen Frist erfolgt die automatische Löschung.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Löschprotokoll einsehen: alle Teammitglieder.
- Löschfristen konfigurieren: nur Administratoren.
- Löschantrag freigeben und manuell löschen: nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
- Mehrere Bewerber gleichzeitig: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.