Erinnerungen

Einmalige oder wiederkehrende Erinnerungen einrichten, die Sie per Chat oder E-Mail benachrichtigen — damit keine Frist vergessen wird.

Erinnerungen stellen sicher, dass Sie zum richtigen Zeitpunkt auf einen Mietfall, einen Bewerber oder eine Aufgabe aufmerksam gemacht werden. Sie können Erinnerungen einmalig oder wiederkehrend anlegen und wählen, ob die Benachrichtigung im Chat oder per E-Mail erfolgt.

Was Locari automatisch tut: Recurring-Erinnerungen berechnet Locari auf Basis des Zeitplans vor und bestimmt den nächsten Auslösezeitpunkt automatisch. KI-gesteuerte geplante Aktionen können direkt über den Chatbot angelegt werden — z. B. „Erinnere mich morgen um 14:00 Uhr an Familie Müller." Was Sie entscheiden: Wann und für wen die Erinnerung gilt, welcher Kanal genutzt wird und ob sie pausiert oder storniert wird.

So gehen Sie vor

Einmalige Erinnerung anlegen

Erinnerungen öffnen → Neue Erinnerung klicken.
Titel eingeben, z. B. „Rückmeldung Familie Müller — SCHUFA nachreichen".
Typ Einmalig wählen, Datum und Uhrzeit setzen (z. B. 20.05.2026, 09:00).
Benachrichtigungskanal wählen: Chat oder E-Mail.
Zuweisung: Mir (persönlich) oder Ganzes Team.
Erstellen klicken — Erinnerung erscheint in der Liste mit Status „Aktiv".

Wiederkehrende Erinnerung einrichten

Erinnerungen → Neue Erinnerung, Typ Wiederkehrend wählen.
Frequenz festlegen: Täglich / Wochentags / Wöchentlich / Monatlich.
Uhrzeit setzen (z. B. 08:00), bei wöchentlich Wochentage wählen (z. B. Montag).
Beispiel-Vorschau: „Jeden Montag um 08:00 Uhr" — erscheint unter dem Formular.
Kanal und Zuweisung bestätigen, dann Erstellen.

Was die KI berechnet: Den nächsten Auslösezeitpunkt auf Basis des Zeitplans — auch nach Pausen wird dieser neu berechnet. Was Sie tun: Zeitplan anpassen oder Erinnerung pausieren, wenn sich Umstände ändern.

Erinnerung pausieren und fortsetzen

Erinnerung in der Tabelle suchen.
Pause-Symbol klicken — Status wechselt zu „Pausiert", der nächste Auslöser wird eingefroren.
Play-Symbol klicken, um fortzusetzen — nächster Auslöser wird neu berechnet.

Erinnerung stornieren

Dropdown (drei Punkte) → Stornieren wählen.
Bestätigungsdialog erscheint: „Erinnerung wirklich stornieren?"
Bestätigen — Erinnerung wechselt zu Status „Storniert" und wird nicht mehr ausgelöst.

Stornierte Erinnerungen können nicht reaktiviert werden. Legen Sie stattdessen eine neue an.

Geplante KI-Aktionen

Unterhalb der Erinnerungstabelle erscheint der Bereich Geplante Aktionen, wenn Locari über den Chatbot Aktionen terminiert hat (z. B. „Bewerber Müller um 14:00 Uhr erinnern"). Ausstehende Aktionen können von hier abgebrochen werden.

Was die KI tut: Locari plant Aktionen auf Basis Ihrer Chat-Anweisungen und führt sie zum vereinbarten Zeitpunkt aus — entweder direkt (Direktausführung) oder KI-gesteuert (Prompt-Modus). Was Sie tun: Geplante Aktionen vor Auslösung abbrechen, falls sich der Bedarf geändert hat.

Ansichten und Felder

Erinnerungstabelle

Filter- und Suchleiste mit:

Suche — Titel oder Beschreibung
Status-Filter — Alle / Aktiv / Pausiert / Abgeschlossen / Storniert
Typ-Filter — Alle / Einmalig / Wiederkehrend

Spalten der Tabelle:

Titel — Name der Erinnerung, Zuweisung-Icon (Person = Mich, Personen = Team), Beschreibung und nächster Auslösezeitpunkt
Zeitplan — Badge „Einmalig" oder „Wiederkehrend"
Kanal — Chat-Icon oder E-Mail-Icon
Status — Aktiv / Pausiert / Abgeschlossen / Storniert

Erinnerungs-Felder (beim Anlegen)

Titel — Pflichtfeld, max. 255 Zeichen
Beschreibung — optional, freier Text
Typ — Einmalig oder Wiederkehrend
Zeitpunkt — Datum und Uhrzeit (nur bei Einmalig)
Frequenz — Täglich, Wochentags (Mo–Fr), Wöchentlich, Monatlich (nur bei Wiederkehrend)
Uhrzeit — Stunde (0–23), Minute (0, 15, 30, 45)
Wochentage — auswählbar bei wöchentlicher Frequenz
Tag des Monats — 1–28 bei monatlicher Frequenz
Benachrichtigung per — Chat oder E-Mail
Zuweisung — Mir oder Ganzes Team
Zeitzone — Standard: Europe/Berlin

Audit und Verlauf

Erinnerungen haben keinen separaten Verlauf-Tab. Sichtbar sind:

Erstellt am und Geändert am pro Eintrag
Nächste Auslösung in der Tabellenspalte
Letzte Auslösung — intern gespeichert, im Bereich Geplante Aktionen sichtbar wenn relevant

Aufbewahrung: Stornierte und abgeschlossene Erinnerungen bleiben in der Liste sichtbar (Status „Storniert" / „Abgeschlossen"), werden aber nicht mehr ausgelöst. Gelöscht werden sie beim Löschen des gesamten Kontos.

Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl

Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos, die der Erinnerung zugewiesen sind oder sie erstellt haben; Team-Erinnerungen sind für alle sichtbar.
Anlegen: alle Mitglieder mit der Berechtigung tasks.write.
Bearbeiten, Pausieren, Stornieren: alle Mitglieder mit der Berechtigung tasks.write — nicht nur der Ersteller.
Mehrere Erinnerungen gleichzeitig: Bulk-Aktionen sind nicht verfügbar; jede Erinnerung wird einzeln verwaltet.

Alle Notizen und Aufgaben zu Bewerbern verwalten: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.