Aufgabenvorlagen

Vorlagen speichern die Standardwerte für Aufgaben, die Sie regelmäßig wiederholen — z. B. Rauchmelderwartung, Betriebskostenabrechnung oder Dokumentennachforderung. Beim Erstellen einer Aufgabe wählen Sie die Vorlage und das Formular befüllt sich automatisch.

Häufige Aufgaben

• Neue Vorlage anlegen
• Vorlage bearbeiten
• Vorlage deaktivieren oder löschen
• Vorlage beim Erstellen einer Aufgabe anwenden
• Vorlage mit einem Zeitplan verknüpfen

So gehen Sie vor

Neue Vorlage anlegen

1. Im Bereich Aufgaben auf das Menü klicken, dann Aufgabenvorlagen wählen.
2. Vorlage erstellen klicken.
3. Vorlagenname eingeben — interner Name für Ihr Team, z. B. „Jährliche Rauchmelderwartung".
4. Optional: Beschreibung hinzufügen, z. B. „Für alle Mieteinheiten, die dem Gesetz zur Rauchmelderpflicht unterliegen."
5. Unter Standardwerte Titel, Typ, Priorität und Zuweisung festlegen.
6. Optional: Fällig in (Tage) eintragen — z. B. 14 bedeutet, das Fälligkeitsdatum liegt 14 Tage nach dem Anlegen der Aufgabe.
7. Erstellen klicken.

Beispiel: Daniela legt die Vorlage „Kautionsrückzahlung" an — Typ: Kautionsrückzahlung, Priorität: Normal, Fällig in: 30 Tage, Zuweisung: Gesamtes Team. Sobald ein Mieter auszieht, wendet ihr Team die Vorlage an und spart das Ausfüllen aller Felder.

Vorlage bearbeiten

1. In der Vorlagenliste das Dreipunkt-Menü (···) der gewünschten Vorlage öffnen.
2. Bearbeiten wählen — alle Felder sind im Dialog änderbar.
3. Speichern klicken. Bereits erstellte Aufgaben aus dieser Vorlage werden nicht rückwirkend geändert.

Vorlage deaktivieren oder löschen

Deaktivieren (empfohlen):

1. Im Dreipunkt-Menü Deaktivieren wählen.
2. Die Vorlage verschwindet aus dem Auswahlbereich beim Erstellen einer Aufgabe, bleibt aber für Zeitpläne erhalten.
3. Über Inaktive anzeigen wieder sichtbar machen und jederzeit reaktivieren.

Löschen:

1. Im Dreipunkt-Menü Löschen wählen und bestätigen.
2. Die Vorlage wird unwiderruflich entfernt. Bereits erstellte Aufgaben, die auf dieser Vorlage basieren, bleiben erhalten.

Vorlage anwenden

1. Auf der Seite Aufgabe erstellen erscheinen alle aktiven Vorlagen als Schaltflächen oberhalb des Formulars.
2. Gewünschte Vorlage anklicken — Titel, Typ, Priorität, Zuweisung und Fälligkeitsdatum werden automatisch befüllt.
3. Werte nach Bedarf anpassen.
4. Aufgabe erstellen — die Vorlage zählt eine weitere Verwendung.

Ansichten und Felder

Vorlagenliste

Jede Karte zeigt:

• Vorlagenname
• Beschreibung (intern)
• Standardwerte: Typ, Priorität, Zuweisung
• Fällig in (Tage) — wenn gesetzt
• Nutzungsanzahl (z. B. „12 mal verwendet")
• Status: Aktiv / Inaktiv

Erstellungs- und Bearbeitungsformular

• Vorlagenname — Pflichtfeld, max. 255 Zeichen
• Beschreibung — optional, intern sichtbar
• Aufgabentitel — Standardtitel der erzeugten Aufgabe, Pflichtfeld
• Aufgabenbeschreibung — optionale Standardbeschreibung
• Typ — Standardaufgabentyp
• Priorität — Niedrig / Normal / Hoch / Dringend
• Zuweisung — Gesamtes Team oder bestimmte Person
• Fällig in (Tage) — 1–365 Tage; das Fälligkeitsdatum wird beim Anwenden automatisch berechnet
• Verknüpfungstyp — optionaler Vorschlag, welches Objekt verknüpft werden soll (Vermietung, Immobilie, Bewerber, Kontakt, Mieteinheit)
• Aktiv — Vorlage ein-/ausschalten

Audit und Verlauf

Das Anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren und Löschen von Vorlagen wird mit Zeitstempel und Akteur in den Serverlogs festgehalten. Der Nutzungszähler (usage_count) wird jedes Mal erhöht, wenn eine Aufgabe aus dieser Vorlage erstellt wird.

Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl

• Vorlagen einsehen: alle Teammitglieder.
• Vorlagen anlegen und bearbeiten: alle Teammitglieder.
• Vorlagen löschen: nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
• Alle Vorlagen auf einen Blick: Aufgabenvorlagen-Seite — aktive und inaktive Vorlagen, sortiert nach Name, mit Nutzungsanzahl und Standardwerten.

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