Wiederkehrende Aufgaben
Zeitpläne einrichten, die automatisch Aufgaben anlegen — nie mehr vergessen, den Aufzug jährlich warten zu lassen oder die Betriebskostenabrechnung zu versenden.
Mit wiederkehrenden Aufgaben richten Sie Zeitpläne ein, nach denen Locari automatisch neue Aufgaben anlegt — täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Pflichttermine wie Rauchmelderwartung oder Betriebskostenabrechnung geraten so nie mehr in Vergessenheit.
Was Locari automatisch tut: Zum festgelegten Zeitpunkt eine neue Aufgabe mit den Standardwerten des Zeitplans anlegen und im Team sichtbar machen. Was Sie entscheiden: Zeitplan erstellen, pausieren oder löschen; Einzelaufgaben nach dem Anlegen manuell anpassen.
Häufige Aufgaben
- Neuen Zeitplan anlegen
- Zeitplan bearbeiten oder pausieren
- Zeitplan löschen
- Zeitplan mit einer Vorlage verknüpfen
- Aufgabenvorlagen verwalten
So gehen Sie vor
Neuen Zeitplan anlegen
- Im Bereich Aufgaben oben rechts auf das Menü klicken, dann Wiederkehrende Aufgaben wählen.
- Neuer Zeitplan klicken.
- Aufgabentitel eingeben, z. B. „Rauchmelderwartung Q1".
- Wiederholungsmuster wählen — z. B. Jährlich.
- Optional: Vorlage zuordnen, um alle Standardwerte zu übernehmen.
- Typ und Priorität festlegen, z. B. Rauchmelderwartung / Hoch.
- Erstellen klicken — der Zeitplan wird sofort aktiv und der nächste Ausführungszeitpunkt wird berechnet.
Beispiel: Markus richtet für alle 45 Einheiten seines Portfolios den Zeitplan „Legionellenprüfung" (Muster: Jährlich, Priorität: Hoch) ein. Locari legt jedes Jahr automatisch eine Aufgabe an, die sein Team zugewiesen bekommt.
Zeitplan bearbeiten oder pausieren
- In der Liste der Zeitpläne auf das Dreipunkt-Menü (···) des gewünschten Eintrags klicken.
- Bearbeiten wählen — im Dialog alle Felder änderbar: Titel, Muster, Typ, Priorität, Fälligkeits-Offset.
- Zum Pausieren den Schalter Aktiv deaktivieren — der Zeitplan bleibt erhalten, legt aber keine neuen Aufgaben mehr an.
- Speichern klicken. Der nächste Ausführungszeitpunkt wird neu berechnet.
Zeitplan löschen
- Im Dreipunkt-Menü Löschen wählen.
- Bestätigen — der Zeitplan wird unwiderruflich entfernt. Bereits angelegte Aufgaben bleiben erhalten.
Zeitplan mit einer Vorlage verknüpfen
- Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Zeitplans im Feld Vorlage eine vorhandene Vorlage wählen.
- Die Standardwerte der Vorlage (Titel, Typ, Priorität, Fälligkeitstage) werden in den Zeitplan übernommen.
- Einzelne Felder können überschrieben werden — die Vorlage dient nur als Ausgangspunkt.
Was Locari automatisch tut: Den nächsten Ausführungszeitpunkt nach Speichern berechnen und die Aufgabe pünktlich um 9:00 Uhr anlegen. Was Sie entscheiden: Vorlage auswählen und Werte je Zeitplan anpassen.
Ansichten und Felder
Zeitplan-Liste
Jeder Eintrag zeigt:
- Titel des Zeitplans
- Wiederholungsmuster (Täglich / Wöchentlich / Alle 2 Wochen / Monatlich / Quartalsweise / Jährlich)
- Nächster Ausführungszeitpunkt
- Zuletzt ausgeführt
- Status: Aktiv / Inaktiv
- Verknüpfte Vorlage (falls gesetzt)
Bearbeitungsdialog — alle Felder
- Aufgabentitel — Pflichtfeld, max. 255 Zeichen
- Beschreibung — optional
- Typ — aus allen Aufgabentypen wählbar
- Priorität — Niedrig / Normal / Hoch / Dringend
- Zuweisung — Gesamtes Team oder bestimmte Person
- Wiederholungsmuster — Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Monatlich, Quartalsweise, Jährlich
- Wochentag — bei wöchentlichem Muster (0 = Sonntag … 6 = Samstag)
- Tag des Monats — bei monatlichem/jährlichem Muster (1–31)
- Fällig in (Tage) — optionaler Offset: Fälligkeit X Tage nach Erstellung
- Aktiv — Zeitplan ein-/ausschalten
Audit und Verlauf
Jede automatisch angelegte Aufgabe erscheint in der Aufgabenliste mit dem Akteur „Locari KI" und dem Erstellungszeitpunkt. Der Zeitplan selbst protokolliert den letzten Ausführungszeitpunkt (zuletzt ausgeführt).
Aufbewahrung: Zeitpläne und die daraus entstandenen Aufgaben werden separat gespeichert. Das Löschen eines Zeitplans entfernt nicht die bereits angelegten Einzelaufgaben.
Hinweis: Das Löschen eines Zeitplans kann nicht rückgängig gemacht werden. Pausieren Sie den Zeitplan stattdessen, wenn Sie ihn nur vorübergehend deaktivieren möchten.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Zeitpläne einsehen: alle Teammitglieder.
- Zeitpläne anlegen und bearbeiten: alle Teammitglieder.
- Zeitpläne löschen: nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
- Inaktive Zeitpläne anzeigen: URL-Parameter
?inactive=trueoder Schaltfläche in der Liste. Für Filter und Sortierung aller angelegten Aufgaben: Aufgabenliste — Filter nach Typ, Priorität und Status.