Immobilien-Dokumente

Dokumente auf Immobilien-Ebene verwalten — Grundbuchauszüge, Baupläne, Versicherungspolicen — unabhängig von Mieteinheiten oder Bewerbern.

Diese Seite zeigt Ihnen den Dokumentenspeicher der Immobilie — nicht den einzelner Mieteinheiten und nicht den von Bewerbern. Hier liegen objektbezogene Unterlagen, die für das gesamte Gebäude gelten: Grundbuchauszug, Baugenehmigung, Versicherungspolice, Energieausweis. Mieter- oder Bewerberdokumente verwalten Sie jeweils im Tab Dokumente der betreffenden Mieteinheit bzw. des Bewerbers.

Geltungsbereich: Diese Dokumentenseite ist an die Immobilie gebunden. Wird die Immobilie an ein anderes Team-Konto übertragen, bleiben alle Dokumente erhalten.

Häufige Aufgaben

Dokument hochladen
Ordner anlegen und strukturieren
Dokument herunterladen oder in der Vorschau öffnen
Dokumenten-Typ nachträglich zuordnen
Mehrere Dateien gleichzeitig verschieben oder löschen

So gehen Sie vor

Dokument hochladen

Tab Dokumente der Immobilie öffnen.
+ Dokument klicken — Datei per Drag-and-drop oder Dateibrowser auswählen.
Beispiel: Energieausweis (Klasse C, ausgestellt 01.03.2025) als PDF hochladen, Typ „Energieausweis" zuordnen.
Dokument erscheint sofort in der aktuellen Ordner-Ebene.
Mehrere Dateien gleichzeitig wählbar — Upload läuft parallel.

Ordner anlegen und strukturieren

Neuer Ordner klicken — Namen vergeben (z. B. „Versicherungen 2025").
Unterordner durch Navigation in den Ordner und erneutes Klicken anlegen.
Dokumente per Drag-and-drop in Ordner ziehen oder über Verschieben im Kontextmenü.
Empfohlene Struktur: Ordner nach Jahr oder Kategorie (z. B. „Baugenehmigungen", „Steuerbelege 2024").

Dokument herunterladen oder Vorschau offnen

Dokument in der Tabelle anklicken — rechts öffnet sich die Vorschau (Desktop).
Vollbildansicht über das Vollbild-Symbol; Download über Herunterladen — erzeugt eine signierte temporäre URL.
Ordner als ZIP-Datei exportieren: Ordner auswählen → Herunterladen → ZIP wird lokal erzeugt.
Auf Mobilgeräten öffnet sich anstelle des Panels ein Vollbild-Modal.

Dokumenten-Typ nachtragen

In der Tabelle das Dokument anklicken.
Typ-Feld in der Vorschau-Leiste klicken — Dropdown mit verfügbaren Typen wählen.
Beispiele: Grundbuchauszug, Versicherungspolice, Baugenehmigung, Energieausweis, Wartungsvertrag.
Änderung wird sofort gespeichert; kein Reload nötig.

Mehrere Dateien gleichzeitig

Checkboxen links der Einträge aktivieren.
Aktionsleiste erscheint: Verschieben, Kopieren, Als ZIP exportieren oder Löschen.
Beispiel: Drei Versicherungsdokumente gleichzeitig in den Ordner „Versicherungen 2025" verschieben — ein Klick statt drei.

Ansichten und Felder

Datei-Explorer-Tabelle

Jeder Eintrag zeigt:

Dateiname und Dateityp (Symbol)
Dokumenten-Typ (frei wählbar aus Klassifikationsliste)
Hochgeladen am (Datum)
Dateigröße
Aktionsmenü: Vorschau, Umbenennen, Verschieben, Kopieren, Herunterladen, Löschen

Pfad-Anzeige (Breadcrumb) zeigt aktuelle Ebene.
Klick auf Ordner navigiert hinein; Klick auf übergeordneten Pfad navigiert zurück.
Leere Ordner werden beim ZIP-Export als leere Verzeichnisse mitgeliefert.
Ordner können verschachtelt werden (unbegrenzte Tiefe).

Vorschau-Panel (Desktop)

Öffnet sich rechts neben der Tabelle beim Anklicken eines Dokuments.
Zeigt: Dateiname, Typ, Datum, Vorschau-Bild (PDF erste Seite, Bilder direkt).
Navigation zwischen Dokumenten mit Pfeil-Schaltflächen.
Download-Schaltfläche erzeugt zeitlich begrenzte signierte URL.

Suchfeld

Suchfeld oben links filtert Namen aller sichtbaren Einträge in Echtzeit.
Suche gilt für die aktuelle Ordner-Ebene, nicht rekursiv über alle Unterordner.

Audit und Verlauf

Uploads, Umbenennungen und Löschvorgänge erscheinen nicht im Verlauf-Tab der Immobilie — der Verlauf-Tab erfasst nur Änderungen an Immobilien-Stammdaten (Adresse, Typ, Bezeichnung). Für eine vollständige Dokumenten-Protokollierung legen Sie eine Notiz an.

Gelöschte Dokumente und Ordner werden unwiderruflich entfernt. Es gibt keine Papierkorb-Funktion.

Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl

Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
Hochladen, Umbenennen, Verschieben, Kopieren: alle Teammitglieder.
Löschen (einzeln oder per Mehrfach-Auswahl): alle Teammitglieder — der Vorgang ist unwiderruflich.
Mehrere Dateien: Checkboxen in der Tabelle aktivieren — Bulk-Verschieben, -Kopieren, -Exportieren und -Löschen verfügbar.

Für Dokumente einzelner Mieteinheiten wechseln Sie zur Mieteinheiten-Übersicht — dort finden Sie den Dokumente-Tab je Einheit.