Entscheidungen treffen

Bewerber zusagen, ablehnen oder reaktivieren — Locari bereitet jede Entscheidung vor und informiert automatisch, die Freigabe liegt bei Ihnen.

Auf dieser Seite treffen Sie die finale Entscheidung für jeden Bewerber. Locari wertet den Bewerbungs-Score aus, gibt eine Empfehlung und verfasst Zusage- oder Absage-E-Mails — bis Sie auf Senden klicken, wird nichts versendet.

Was Locari automatisch tut: Bewerbungs-Score berechnen, Empfehlung erstellen (Zusage / Ablehnung / Vorbehalt), Zusage- und Absage-E-Mails vorformulieren, nach Ihrer Zusage alle restlichen Bewerber zur Absage vorschlagen. Was Sie entscheiden: Jede Zusage, jede Absage, die Absage-Begründung und ob Sie eine Reaktivierung vornehmen möchten.

Für eine Gesamtübersicht aller Phasen wechseln Sie zur Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.

So gehen Sie vor

Bewerber zusagen

Wechseln Sie ins Profil des Bewerbers, wenn der Status Qualifiziert oder Vorab akzeptiert lautet.

Tab Übersicht öffnen — KI-Empfehlung und Score prüfen.
Beispiel: Familie Müller, 93/100 Punkte, Einkommen 3.200 € bei 900 € Kaltmiete (Belastung 28 %), SCHUFA positiv, unbefristet angestellt.
Zusage bestätigen klicken — ein Dialog öffnet sich mit dem vorformulierten Zusage-Text.
Optional: Eigenen Hinweis ergänzen (z. B. „Schlüsselübergabe am 1. des Monats").
Absenden klicken — Locari versendet die Zusage und verschiebt den Bewerber in Phase Genehmigt.

Was die KI nach der Zusage tut: Sie schlägt vor, allen verbleibenden Bewerbern eine freundliche Absage zu senden. Sie können das annehmen oder für jeden Bewerber einzeln entscheiden. Was Sie entscheiden: Ob die Sammelabsage ausgelöst wird und ob Sie den Absage-Text anpassen möchten.

Einzelnen Bewerber ablehnen

Bewerber-Profil öffnen.
Im Aktionen-Bereich das Dropdown ··· öffnen → Absagen wählen.
Optional: Internen Ablehnungsgrund eintragen (z. B. „Einkommensverhältnis zu knapp").
Dialog bestätigen — Locari versendet eine personalisierte Absage-E-Mail.

Der Ablehnungsgrund wird nicht an den Bewerber weitergegeben, aber intern im Verlauf gespeichert.

Mehrere Bewerber ablehnen

Aus der Kanban-Ansicht oder der Bewerberliste:

Bewerber in der Liste anzeigen — z. B. alle in Phase Erstprüfung.
Einzelne Bewerber über das Aktions-Menü ablehnen — Locari sendet personalisierte Absagen in Ihrem Namen.

Bewerber als zurückgezogen markieren

Wenn ein Bewerber selbst abspringt:

Bewerber-Profil öffnen.
Dropdown ··· → Als zurückgezogen markieren.
Locari ändert den Status auf Zurückgezogen — keine E-Mail wird versendet.

Entscheidung zurücknehmen

Falls eine Ablehnung oder Zustimmung rückgängig gemacht werden soll:

Bewerber-Profil des abgelehnten oder zurückgezogenen Bewerbers öffnen.
Reaktivieren klicken — ein Dialog zeigt vier Zielschritte.
Zielstufe wählen: Erstprüfung, Besichtigung, Dokumentenprüfung oder Qualifiziert.
Bestätigen — der Bewerber wird in die gewählte Phase verschoben, Locari nimmt die Kommunikation wieder auf.

Ansichten und Felder

Entscheidungs-Phasen im Überblick

Jeder Bewerber durchläuft fünf Phasen — die letzten beiden sind Terminal-Phasen (keine weiteren Schritte außer Reaktivierung):

Erstprüfung — Bewerbung eingegangen, KI-Auswertung läuft
Besichtigung — Termin eingeladen, stattgefunden oder abgesagt
Dokumentenprüfung — Unterlagen prüfen, KI-Auswertung abgeschlossen
Genehmigt — Zusage erteilt, Mietvertrag in Vorbereitung
Abgelehnt — Absage erteilt oder Bewerber zurückgezogen

Score und KI-Empfehlung

Der Bewerbungs-Score von 0–100 fasst alle Kriterien gewichtet zusammen:

90–100 — Ausgezeichnet, Zusage empfohlen (dringende Empfehlung)
75–89 — Gut, Zusage empfohlen (empfohlen)
60–74 — Akzeptabel, manuelle Prüfung ratsam
unter 60 — Locari markiert den Bewerber zur manuellen Prüfung und sendet keine automatische Empfehlung

Was die KI bewertet: Einkommens-Miete-Verhältnis (Gewichtung 3×), Beschäftigungsstabilität (2,5×), Bonitätsprüfung / SCHUFA (2,5×), Miethistorie (2×), Vollständigkeit der Dokumente (1,5×) und Besichtigungsverhalten (1,5×). Was Sie tun: Bei einem Score unter 60/100 oder bei Grenzfällen entscheiden nur Sie — Locari gibt keine automatische Empfehlung.

Status-Badges

Die Badges zeigen den Feinzustand innerhalb einer Phase:

Neu — Bewerbung eingetroffen, noch nicht ausgewertet
Vorab akzeptiert — KI hat Zusage vorbereitet, Ihre Freigabe steht aus
Vorab abgelehnt — KI hat Ablehnung vorgeschlagen, Ihre Bestätigung steht aus
Qualifiziert — Alle Kriterien erfüllt, Zusage möglich
Manuelle Prüfung — Score unter 60, keine automatische Empfehlung
Absage versendet — Absage wurde übermittelt
Zurückgezogen — Bewerber hat selbst abgesagt

Audit und Verlauf

Der Tab Verlauf (Icon: Uhr) im Bewerber-Profil protokolliert jede Entscheidung lückenlos:

Phasenwechsel mit Zeitstempel und Auslöser (Teammitglied namentlich oder „Locari KI")
Ablehnungsgründe (nur intern sichtbar)
Reaktivierungen mit Zielphase und Akteur
KI-Empfehlungen und deren Zeitpunkt

Aufbewahrung: Der Verlauf bleibt bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten und wird anschließend gemäß DSGVO (typischerweise 6 Monate nach Ablehnung) automatisch gelöscht.

Hinweis: Beim manuellen Bewerber löschen wird der gesamte Verlauf sofort und unwiderruflich entfernt — auch für abgeschlossene Auswahlverfahren. Legen Sie bei rechtlichem Bedarf eine Notiz an, bevor Sie löschen.

Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl

Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
Zusagen / Ablehnen / Reaktivieren: alle Teammitglieder — Aktionen werden im Verlauf dem jeweiligen Mitglied zugeschrieben.
Bewerber löschen: nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
Sammelabsage nach Zusage: wird von Locari vorgeschlagen und muss aktiv bestätigt werden; jedes Teammitglied kann das anstoßen.
Mehrere Bewerber gleichzeitig verwalten: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.