Attribution des e-mails

Comprendre comment Locari associe automatiquement les e-mails entrants au bon candidat ou à la bonne annonce — et quand intervenir manuellement.

Lorsqu'un e-mail arrive dans votre boîte mail d'espace de travail, Locari l'associe automatiquement au bon candidat et à la bonne annonce — en se basant sur l'adresse d'expéditeur, l'en-tête Reply-To et le dossier de location actif. Les messages qui ne peuvent pas être associés restent dans la boîte de réception en attente de votre vérification.

Ce que Locari fait automatiquement : Comparer l'adresse d'expéditeur et l'en-tête Reply-To avec les candidats connus, associer l'e-mail au dossier de location correspondant, déterminer la catégorie (demande, question, document, etc.) et la priorité, envoyer des réponses automatiques aux messages standard. Ce que vous décidez : Associer manuellement un message non attribué, bloquer un expéditeur et vérifier si une réponse automatique était correcte.

Tâches fréquentes

Comprendre pourquoi un message reste dans la boîte de réception
Vérifier l'attribution d'un message
Bloquer un expéditeur
Débloquer un expéditeur
Contrôler l'attribution sur le profil d'un candidat

Marche à suivre

Comment fonctionne l'attribution

Locari vérifie chaque message entrant dans cet ordre :

Correspondance Reply-To (priorité la plus haute) : Si l'adresse Reply-To correspond à l'e-mail d'un candidat connu, le message est associé à ce candidat.
Correspondance expéditeur (messages sortants) : Les messages envoyés depuis votre adresse Locari (@locari.de) à destination d'un candidat connu sont également associés.
Aucune correspondance → boîte de réception : Si le message ne peut être associé à aucun candidat, il apparaît dans la boîte de réception sans annonce liée.

Exemple : La famille Müller candidate pour votre appartement. Locari envoie une invitation à la visite. Lorsque Mme Müller répond à cet e-mail, Locari reconnaît l'en-tête Reply-To et associe automatiquement la réponse à la candidature de la famille Müller.

Ce que Locari vérifie lors de la correspondance : En-tête Reply-To (priorité 1), adresse d'expéditeur pour les messages sortants (priorité 2), classification de la catégorie (demande, confirmation de visite, document). Ce que vous faites : Examiner les messages non associés dans la boîte de réception et les lier manuellement à un candidat si nécessaire.

Suivre et vérifier l'attribution

Ouvrez la boîte de réception — tous les messages sans annonce associée y sont listés.
Cliquez sur un message — la vue détaillée affiche l'expéditeur, l'objet et le contenu.
Si l'expéditeur est un candidat connu, passez à l'onglet e-mails du candidat — les messages associés y apparaissent intégralement.
Exemple : Vous voyez un message de m.mueller@exemple.com dans la boîte de réception. Vous vérifiez si M. Müller est enregistré comme candidat. Si c'est le cas, le prochain message entrant de cette adresse sera associé automatiquement.

Bloquer un expéditeur

Si un expéditeur n'est pas pertinent pour une annonce donnée — par exemple des messages hors sujet répétés ou des demandes concernant une annonce clôturée :

Ouvrez l'annonce concernée → onglet E-mails.
Sélectionnez le message de cet expéditeur.
Cliquez sur Bloquer l'expéditeur — l'expéditeur est bloqué pour ce dossier de location.
Les futurs messages de cet expéditeur reçoivent le statut bloqué et n'apparaissent plus activement.

Ce que Locari fait lors d'un blocage : Signaler automatiquement les nouveaux messages de l'expéditeur bloqué comme blacklisted — aucune réponse automatique, aucune association à un candidat. Ce que vous décidez : Créer un blocage (manuellement ou suite à une suggestion de l'IA) et le lever à tout moment.

Débloquer un expéditeur

Ouvrez l'annonce → onglet E-mails → section Expéditeurs bloqués.
Sélectionnez l'entrée et cliquez sur Débloquer.
Tous les messages précédemment bloqués de cet expéditeur sont remis en file de traitement.

Vues et champs

Statut de traitement d'un e-mail

Chaque e-mail dispose d'un statut de traitement interne :

En attente — reçu, pas encore classifié
Niveau 1 terminé — classifié et traité automatiquement (demandes standard)
Niveau 1 escaladé — trop complexe pour une réponse automatique, traitement niveau 2 initié
Niveau 2 terminé — traité par l'assistant IA
Échec — traitement impossible, vérification manuelle recommandée
Vérification manuelle — explicitement marqué pour traitement humain
Bloqué — expéditeur bloqué pour ce dossier de location

Champs d'un message associé

Adresse et nom de l'expéditeur
Adresse Reply-To (pour les réponses des candidats)
Date et heure de réception et de traitement
Direction : entrant ou sortant
Candidat associé (identifiant locataire)
Dossier de location associé
Pièces jointes : nom de fichier, taille, type MIME
Catégorie de classification (ex. « Demande », « Confirmation de visite », « Document »)
Score de confiance de l'IA pour la classification

Entrée dans la liste de blocage

Adresse e-mail de l'expéditeur
Dossier de location concerné par le blocage
Motif du blocage
Créé par : IA ou manuel
Date de création

Audit et historique

Chaque attribution, blocage et déblocage est consigné dans l'onglet Historique du dossier de location concerné — avec horodatage et acteur (membre de l'équipe nommément ou « IA Locari »).

Conservation : Les entrées de la liste de blocage sont conservées jusqu'à leur suppression manuelle. Les messages avec le statut bloqué sont supprimés à la clôture du dossier de location. La suppression manuelle d'un candidat efface définitivement tous les e-mails associés.

Ne supprimez pas un candidat tant que des traitements d'e-mails sont en cours — l'historique est perdu de façon irréversible.

Permissions et multi-sélection

Visible par : tous les membres de l'équipe du compte propriétaire — l'accès aux e-mails nécessite une authentification à deux facteurs (A2F) active.
Suivre les attributions : tous les membres de l'équipe.
Bloquer et débloquer des expéditeurs : tous les membres de l'équipe.
Supprimer des e-mails : uniquement les administrateurs — l'action est irréversible.
Plusieurs messages à la fois : non disponible actuellement ; pour les actions sur plusieurs candidats, passez à la Liste des candidats — refus en masse, filtres par phase et statut, tri par score.