Rendez-vous de visite
Créer des créneaux, inviter les candidats et piloter la phase de visite — Locari gère automatiquement la coordination et les rappels.
Sur cette page, vous définissez les créneaux horaires pour les visites d'appartement et voyez en un coup d'œil qui a déjà réservé, qui doit encore être invité et quels créneaux sont encore disponibles. Locari coordonne la planification par e-mail — vous décidez quand les créneaux sont ouverts et quand la phase se termine.
Ce que Locari fait automatiquement ici : Contacter les candidats éligibles en phase de visite, proposer les créneaux disponibles, envoyer les confirmations de réservation, envoyer des rappels 24 heures avant, traiter les annulations et proposer des alternatives. Ce que vous décidez : Quels créneaux créer, quand mettre en pause ou terminer la phase de visite, si un candidat doit être réinvité après une annulation.
Tâches fréquentes
- Créer des créneaux de visite
- Inviter des candidats à une visite
- Déplacer ou annuler un rendez-vous
- Mettre en pause ou terminer la phase de visite
- Vue d'ensemble des réservations et créneaux
- Suivre l'historique des rendez-vous
Pour plusieurs candidats simultanément, basculez vers la Liste des candidats — refus en masse, filtres par phase et statut, tri par score.
Marche à suivre
Créer des créneaux de visite
- Ouvrir l'onglet Créneaux — cliquer sur Ajouter des rendez-vous en haut à droite.
- Saisir la date, l'heure, la durée et le nombre maximum de participants dans le générateur de créneaux. Exemple : Mar 10 juin 2026, 14h00–14h30, max. 2 personnes.
- Générer plusieurs créneaux à la fois — le générateur prend en charge les répétitions sur plusieurs jours de la semaine.
- Enregistrer — Locari envoie automatiquement des invitations à tous les candidats qui n'ont pas encore de rendez-vous.
Ce que Locari vérifie : Si un candidat a déjà été invité ou a réservé, et si les nouveaux créneaux s'inscrivent dans la fenêtre de facturation. Les candidats sans réservation active reçoivent une invitation avec les nouvelles options de créneaux — sans effort manuel. Ce que vous faites : Vous choisissez la date, l'heure et la capacité. Locari décide quels candidats inviter.
Inviter des candidats
Les candidats en phase de visite sont invités automatiquement dès que des créneaux sont disponibles. Pour une invitation individuelle manuelle :
- Ouvrir l'onglet Réservations.
- Rechercher le candidat — par exemple la famille Müller — dans la liste.
- Accéder à la page de détail du candidat via le lien et déclencher une invitation depuis cette page.
Pour les invitations en masse après une nouvelle série de créneaux : créez de nouveaux créneaux — Locari identifie tous les candidats avec le statut Planification ou Créneaux demandés et envoie automatiquement des invitations.
Déplacer ou annuler un rendez-vous
Déplacer une réservation (déplacement non-destructif) :
- Onglet Réservations → sélectionner une réservation → cliquer sur l'icône calendrier.
- Choisir de nouveaux créneaux alternatifs.
- Locari envoie au candidat un e-mail avec les alternatives — la réservation existante reste active jusqu'à ce que le candidat choisisse un nouveau créneau.
Annuler une réservation :
- Onglet Réservations → sélectionner la ou les réservations (case à cocher) → cliquer sur Annuler.
- Motif facultatif — Locari l'intègre dans l'e-mail d'annulation.
- Locari envoie une annulation de calendrier (ICS) et informe le candidat par e-mail.
Déplacer plusieurs réservations à la fois (en masse) :
- Onglet Réservations → cocher les cases de plusieurs réservations.
- Barre d'actions flottante en bas → choisir Déplacer.
- Sélectionner les créneaux cibles, confirmer — Locari notifie tous les candidats concernés.
Mettre en pause ou terminer la phase de visite
Mettre en pause (temporaire — la coordination est stoppée) :
- Cliquer sur Mettre en pause dans la section phase de visite.
- Les candidats avec une réservation confirmée sont avertis — les réservations peuvent être annulées dans le processus.
- Locari passe tous les candidats en phase de visite au statut En pause.
- Réactiver remet tous les candidats en pause au statut Planification — les invitations partent automatiquement.
Terminer la série de visites (supprimer tous les créneaux, réinitialiser les candidats) :
- Onglet Réservations → cliquer sur Terminer la série de visites.
- Saisir un motif facultatif — il apparaît dans l'e-mail d'annulation.
- Locari annule toutes les réservations actives, supprime les créneaux futurs (soft) et remet les candidats au statut Créneaux demandés.
- Dès que de nouveaux créneaux sont créés, la série d'invitations redémarre automatiquement.
Vues et champs
Onglet : Réservations
Tous les candidats ayant ou ayant eu une réservation — triés chronologiquement, actifs en premier :
- Nom, e-mail et téléphone du candidat
- Créneau réservé : date, heure et durée
- Statut de réservation (voir référence ci-dessous)
- Icône calendrier (pour les réservations actives) : déclencher un déplacement non-destructif
- Date d'annulation (pour les réservations annulées)
Les cases à cocher permettent des actions en masse (déplacer, annuler) pour plusieurs réservations simultanément.
Onglet : Créneaux
Tous les créneaux créés, futurs et passés :
- Date et heure
- Durée en minutes
- Capacité : places réservées / places maximales
- Statut du créneau : disponible, complet, passé, supprimé
- Bouton Ajouter des rendez-vous : ouvre le générateur de créneaux
Supprimer les créneaux non réservés supprime en une seule étape tous les créneaux futurs sans réservation.
Configuration d'un rendez-vous
Paramètres lors de la création d'un créneau :
- Date (future uniquement, dans la fenêtre de facturation)
- Heure de début
- Durée en minutes (ex. 30 min)
- Nombre maximum de participants par créneau (ex. 2 pour les visites collectives)
Référence des statuts de réservation
| Statut | Signification |
|---|---|
| Réservé | Le candidat a confirmé un créneau — rendez-vous fixé |
| Confirmation en attente | Le candidat a été invité, en attente de réponse |
| Déplacement en cours | Le candidat a reçu une proposition de déplacement, en attente de sélection |
| Annulé | Réservation annulée (candidat ou propriétaire) |
| Terminé | Le rendez-vous est passé |
Statut de phase candidat en phase de visite
| Statut | Signification |
|---|---|
| Planification | Le candidat attend une invitation ou n'a pas encore répondu |
| Invitation envoyée | Proposition de rendez-vous envoyée par e-mail |
| Créneaux demandés | Le candidat a manifesté son intérêt, en attente de créneaux |
| Visite planifiée | Créneau réservé et confirmé |
| En pause | Phase de visite temporairement stoppée |
Audit et historique
L'onglet Historique de la page de détail du candidat consigne tous les événements liés aux rendez-vous : qui a envoyé une invitation, quand le candidat a réservé, qui a annulé un rendez-vous et pourquoi. Chaque entrée affiche : l'acteur (membre de l'équipe nommément ou « IA Locari »), l'horodatage et le changement de statut.
Conservation : L'historique des réservations et annulations est conservé jusqu'à la décision dans le processus de sélection. Après le délai de conservation RGPD (généralement 6 mois après la clôture), les données des candidats sont supprimées.
Note : Terminer la série de visites annule toutes les réservations actives et envoie des annulations de calendrier aux candidats concernés — cette étape est irréversible.
Permissions et multi-sélection
- Visible pour : tous les membres de l'équipe du compte propriétaire.
- Créer et supprimer des créneaux : tous les membres.
- Annuler et déplacer des réservations : tous les membres.
- Mettre en pause / terminer la phase de visite : tous les membres — l'action concerne tous les candidats et est partiellement irréversible.
- Déplacer ou annuler plusieurs réservations à la fois : activer les cases à cocher dans l'onglet Réservations — barre d'actions flottante en bas.
- Vue candidats avec filtre par statut de rendez-vous : Liste des candidats — refus en masse, filtres par phase et statut, tri par score.