Protection des Données — Vue d'ensemble
Comment Locari gère les données des candidats conformément au RGPD : consentements, délais de conservation et droits des personnes concernées — au même endroit.
Locari prend en charge l'administration de la protection des données dans votre processus de location : les consentements sont recueillis automatiquement, les délais sont surveillés et les droits des personnes concernées sont satisfaits en un clic. Vous gardez le contrôle à tout moment.
Ce que Locari fait automatiquement : envoyer les e-mails de consentement, envoyer les rappels (jour 1, 3, 5), surveiller les délais, supprimer les données après expiration. Ce que vous décidez : quand supprimer manuellement, si une demande de suppression est approuvée, quels délais de conservation configurer.
Tâches fréquentes
- Vérifier le statut de consentement d'un candidat
- Configurer les délais de conservation
- Supprimer un candidat sur demande
- Exporter la documentation des consentements
- Checklist RGPD pour votre équipe
- Comprendre les e-mails de consentement et la langue
Marche à suivre
Vérifier la protection des données lors du premier contact
- Un nouveau candidat vous contacte — Locari envoie automatiquement l'e-mail de consentement.
- Exemple : Le candidat Schmidt reçoit un e-mail en allemand (annonce en Allemagne) pour consentir à l'évaluation de profil assistée par IA.
- Ouvrez le profil du candidat sous Candidats > onglet Protection des données — le statut s'affiche comme « Consentement en attente », « Consentement accordé » ou « Consentement retiré ».
Traiter une demande de suppression manuelle
- Le candidat écrit : « Veuillez supprimer mes données. »
- Locari vous affiche la demande dans le profil du candidat.
- Vérifiez si un processus actif est encore en cours — Locari vous le signale automatiquement.
- Approuver : la suppression est exécutée dans les 30 jours (Art. 17 RGPD).
Ce que Locari gère automatiquement
Consentement (Art. 6(1)(a) et Art. 22 RGPD)
- E-mail de consentement lors du premier contact — dans la langue de l'annonce (DE/AT/CH : allemand, FR : français, GB : anglais)
- Rappels aux jours 1, 3 et 5 pour les consentements en attente
- Expiration automatique après 10 jours sans réponse
Délais de conservation
| Type de données | Délai après la fin du processus |
|---|---|
| Données de contact | 6 mois |
| Communication | 6 mois |
| Documents | 30 jours |
| Notes | 6 mois |
Les délais peuvent être ajustés sous Paramètres > Protection des données > Délais de suppression. Les documents contractuels fiscalement pertinents peuvent être soumis à une conservation légale jusqu'à 10 ans — Locari marque ces enregistrements et empêche leur suppression prématurée.
Droits des personnes concernées en un clic
- Art. 15 Accès : générer et publier un export de données
- Art. 16 Rectification : modifier les données en ligne
- Art. 17 Suppression : manuellement ou automatiquement après expiration du délai
- Art. 20 Portabilité : export dans un format lisible par machine
- Art. 21 Opposition : consentement révocable à tout moment via le lien de retrait
Vues et champs
Onglet « Protection des données » dans le profil du candidat
- Statut du consentement (en attente / accordé / refusé / retiré / expiré)
- Horodatage du dernier changement de statut
- Canal du consentement (lien e-mail, saisie chatbot, saisie manuelle)
- Nombre de rappels (0–3)
- Bouton : Envoyer un rappel manuellement (uniquement si le statut est « en attente »)
Paramètres > Protection des données
- Configuration des délais de conservation
- Export de la documentation des consentements
- Télécharger le contrat de sous-traitance (DPA)
- Consulter le journal de suppression
Audit et historique
Chaque action de protection des données — consentement accordé, retiré, suppression exécutée — est documentée dans le profil du candidat sous Historique. Après une suppression complète, l'enregistrement de consentement reste anonymisé (l'e-mail est remplacé par un identifiant anonymisé) pour permettre la preuve auprès des autorités de contrôle (Art. 7(1) RGPD).
Si vous supprimez manuellement un candidat, toutes les données, y compris la piste d'audit, sont supprimées immédiatement et de manière irréversible. Seuls les administrateurs peuvent effectuer cette action.
Permissions et multi-sélection
- Visible par : tous les membres de l'équipe du compte propriétaire.
- Consulter le statut du consentement : tous les membres.
- Configurer les délais et approuver la suppression : uniquement les administrateurs — l'action est irréversible.
- Supprimer plusieurs candidats à la fois : Liste des candidats — refus en masse, filtrer par phase et statut, trier par score.