Visites

Dans cette section, vous pilotez l'intégralité de la phase des visites pour une annonce. Vous créez des créneaux, voyez en un coup d'œil qui a réservé et qui attend encore une invitation, reportez ou annulez des rendez-vous, et clôturez la session en un clic — sans e-mails manuels.

Tâches fréquentes

• Démarrer ou réactiver la phase des visites
• Définir le point de rendez-vous et le contact
• Créer et gérer des créneaux
• Mettre en pause ou clôturer la phase
• Prendre une décision finale et refuser les candidats restants
• Réservations et créneaux en un coup d'œil

Les visites sont gérées dans le cadre d'une annonce. L'aperçu général des rendez-vous par annonce est également disponible sous Rendez-vous de l'annonce.

Marche à suivre

Démarrer ou réactiver la phase des visites

1. Accéder à l'onglet Visites dans une annonce.
2. Si la phase est en pause, une bannière jaune apparaît — cliquer sur Réactiver.
3. Locari remet tous les candidats en pause sur Planification et envoie automatiquement les invitations.

Exemple : La famille Müller a le statut En pause. Après réactivation, elle reçoit un nouvel e-mail d'invitation avec les créneaux disponibles en quelques minutes.

Définir le point de rendez-vous et le contact

1. Développer la section Détails des visites sur la page.
2. Saisir le point de rendez-vous, le contact et les instructions, puis enregistrer.
3. Optionnel : utiliser le dialogue pour demander à Locari de notifier tous les candidats ayant un rendez-vous confirmé du changement.

Exemple : Point de rendez-vous « Entrée principale rue Exemple 12, sonnette Müller », contact « Thomas Meier, +49 170 123 456 78 ».

Mettre en pause ou clôturer la phase

Mettre en pause (temporaire — les invitations sont stoppées) :

1. Cliquer sur le bouton Mettre en pause en haut à droite.
2. Les candidats avec une réservation active reçoivent un e-mail d'annulation avec un fichier ICS ; leur statut passe à En pause.
3. Les candidats sans réservation passent également à En pause — sans notification.
4. Réactiver remet tous les candidats en pause sur Planification.

Clôturer la session de visites (supprimer tous les créneaux, réinitialiser les candidats) :

1. Dans l'onglet Réservations → cliquer sur Clôturer la session de visites.
2. Saisir une raison optionnelle — elle apparaît dans l'e-mail d'annulation.
3. Locari annule toutes les réservations actives, supprime les créneaux futurs (suppression douce) et remet les candidats sur Créneaux demandés.
4. Dès que de nouveaux créneaux sont créés, la session d'invitations redémarre automatiquement.

Décision finale et clôture

Lorsque vous avez choisi un candidat :

1. Approuver le candidat dans la liste (statut Approuvé).
2. Dans l'onglet Réservations → Décision finale → refuser tous les candidats restants.
3. Locari annule les réservations ouvertes, supprime les créneaux restants et envoie des e-mails de refus à tous les candidats non approuvés.

Vues et champs

Bannière de statut de phase

En haut de la page — visible uniquement lorsque la phase est en pause :

• Icône et texte : « Phase des visites en pause »
• Explication de ce qui se passe pour les candidats dans cette phase
• Boutons Réactiver et (lorsque actif) Mettre en pause

Lorsque la phase est active, seul le bouton compact Mettre en pause apparaît en haut à droite.

Détails des visites

Configurables par annonce — inclus dans les e-mails d'invitation et de confirmation :

• Point de rendez-vous (ex. : « Entrée arrière »)
• Contact (nom, téléphone)
• Instructions (ex. : conseils de stationnement, interphone)

Tuiles de statistiques

En haut de la page — aperçu sans changer d'onglet :

• Créneaux totaux / à venir / passés
• Réservations totales / confirmées / en attente de confirmation / annulées
• Créneaux disponibles / créneaux complets

Onglet : Réservations

Tous les candidats avec une réservation actuelle ou passée :

• Nom, e-mail et téléphone du candidat
• Créneau réservé : date, heure, durée
• Statut de réservation (réservé / en attente de confirmation / annulé)
• Icône calendrier : déclencher un report doux
• Cases à cocher pour les actions groupées

Onglet : Créneaux

Tous les créneaux créés :

• Date, heure, durée
• Capacité : réservations actuelles / maximum
• Statut du créneau : disponible / complet / passé / supprimé
• Bouton Ajouter des rendez-vous : ouvre le générateur de créneaux

Guide complet de gestion des créneaux : Créneaux de visite

Audit et historique

Tous les événements liés aux rendez-vous sont documentés dans l'onglet Historique de la page de détails du candidat : qui a envoyé une invitation, quand le candidat a réservé, qui a annulé et pourquoi. Chaque entrée indique l'acteur (membre de l'équipe par nom ou « IA Locari »), l'horodatage et le changement de statut.

Conservation : L'historique des réservations et annulations est conservé jusqu'à la fin du processus de sélection, puis supprimé conformément au délai RGPD (généralement 6 mois après clôture).

Permissions et multi-sélection

• Visible par : tous les membres de l'équipe du compte propriétaire.
• Créer et supprimer des créneaux : tous les membres.
• Annuler et reporter des réservations : tous les membres.
• Mettre en pause / réactiver / clôturer la phase : tous les membres — l'action concerne tous les candidats et est partiellement irréversible.
• Décision finale (refus en masse) : tous les membres — nécessite au moins un candidat approuvé ; les refus sont irréversibles.
• Plusieurs réservations à la fois : activer les cases à cocher dans l'onglet Réservations et utiliser la barre d'actions en bas.
• Aperçu des candidats filtré par statut de rendez-vous : Liste des candidats — refus en masse, filtre par phase et statut, tri par score.

Pages associées

• Créneaux de visite — créer et gérer
• Rendez-vous de l'annonce
• Liste des candidats et filtres
• Détails du candidat
• Prendre des décisions