Collaboration d'équipe dans l'espace de travail
Gérer notes, tâches et rappels avec votre équipe — avec une attribution claire et un filtre pour vos propres entrées.
Dans l'espace de travail, tous les membres de l'équipe travaillent sur les mêmes données. Chacun voit toutes les notes, tâches et rappels du compte — et peut réduire la vue à ses propres entrées assignées grâce au filtre. La responsabilité de chacun reste ainsi clairement visible.
Ce que Locari fait automatiquement : Créer des tâches à partir des dossiers de candidature (par ex. documents manquants, questions de clarification ouvertes), déclencher des rappels selon le calendrier et notifier le membre responsable de l'équipe. Ce que vous décidez : L'attribution des tâches et rappels, la priorisation, les changements de statut et la clôture des éléments.
Tâches fréquentes
- Assigner une note à un membre de l'équipe
- Transférer une tâche au sein de l'équipe
- Définir un rappel pour la collaboratrice Schreiber
- Afficher uniquement mes entrées
- Filtrer les tâches par statut
- Reconnaître les tâches créées automatiquement
Marche à suivre
Assigner une note à un membre de l'équipe
- Onglet Notes → cliquer sur + Note.
- Saisir un titre et un texte.
- Sous Assigné à, choisir le membre souhaité.
- Enregistrer — le membre voit la note en tête de la vue filtrée.
Exemple : La propriétaire Müller assigne à l'assistante Schreiber : « Merci de demander la pièce d'identité à la famille Weber. »
Transférer une tâche au sein de l'équipe
- Onglet Tâches → ouvrir une tâche existante.
- Modifier Assigné à — sélectionner le nouveau membre.
- Ajuster la priorité si nécessaire (par ex. passer à Haute).
- Enregistrer — le nouveau membre voit la tâche immédiatement.
Exemple : La tâche « Demander le SCHUFA » passe de Müller à Schreiber, priorité Urgente.
Définir un rappel pour un membre de l'équipe
- Onglet Rappels → cliquer sur + Rappel.
- Saisir un titre (par ex. « Faire signer le bail »).
- Entrer la date et l'heure ou définir une règle de récurrence.
- Sous Assigné à, sélectionner la collaboratrice Schreiber.
- Choisir le canal E-mail pour que Schreiber reçoive un e-mail.
- Enregistrer.
Exemple : « Bail famille Weber — 20 mai 2026, 14 h 00 — e-mail à Schreiber. »
Afficher uniquement mes entrées
Dans les onglets Notes et Rappels, un bouton Assigné à moi apparaît en haut à gauche. Activez-le — la vue n'affiche que les entrées pour lesquelles vous êtes désigné comme responsable.
Filtrer les tâches par statut
- Ouvrir l'onglet Tâches.
- Utiliser la barre de filtre en haut :
- Statut : Ouvert, En cours, En attente, Terminé, Annulé
- Priorité : Faible, Normale, Haute, Urgente
- Type : Question de clarification, Suivi, Demande de document, etc.
- Les filtres peuvent être combinés — par ex. toutes les tâches ouvertes avec priorité Urgente.
Exemple : Filtre « Statut : Ouvert + Priorité : Urgente » affiche 3 tâches, dont « SCHUFA Weber ».
Tâches créées automatiquement
Locari crée des tâches de façon autonome lorsqu'une action est requise dans le processus de candidature.
Ce que l'IA crée automatiquement :
- Tâche « Question de clarification » quand un candidat fait une déclaration peu claire
- Tâche « Demande de document » quand un document est manquant ou expiré
- Tâche « Suivi » quand un candidat n'a pas répondu depuis plus de 48 heures
Ce que vous décidez : Si vous confirmez la tâche, si vous l'assignez à quelqu'un ou si vous la clôturez.
Les tâches créées automatiquement sont marquées dans la liste avec le logo Locari.
Vues et champs
Tâches — champs détaillés
- Titre et description — max. 255 et 10 000 caractères respectivement
- Statut — Ouvert · En cours · En attente · Terminé · Annulé
- Priorité — Faible · Normale · Haute · Urgente
- Type — Question de clarification · Suivi · Demande de document · Préparation visite · Demande d'approbation · Général
- Assigné à — membre de l'équipe (nom et avatar)
- Créé par — membre de l'équipe ou « IA Locari »
- Objet lié — annonce, dossier de candidature, bien immobilier, unité locative
- Échéance — date et heure
- Créé le — horodatage
Statistiques des tâches
En haut de l'onglet apparaissent des indicateurs pour le compte actuel (fenêtre de 30 jours) :
- Total · Ouvert · En cours · En attente · Terminé · Urgent · En retard
Rappels — champs détaillés
- Titre et description
- Type — Unique (avec date/heure) ou Récurrent (avec règle de récurrence)
- Prochain déclenchement — calculé à partir de la règle ou de la date
- Statut — Actif · Pausé · Terminé · Annulé
- Canal — Chat (notification dans l'application) ou E-mail
- Assigné à — membre de l'équipe ou équipe
- Fuseau horaire — par défaut : Europe/Berlin
Audit et historique
Chaque changement de statut, attribution et suppression de tâches et rappels est enregistré. Visible par entrée : acteur (membre de l'équipe nommément ou « IA Locari »), horodatage et action effectuée.
Conservation : Les tâches terminées et annulées restent consultables dans le système et ne sont pas supprimées automatiquement.
Remarque : Les notes et tâches supprimées sont retirées définitivement. Clôturez ou annulez les entrées à la place si vous souhaitez conserver l'historique.
Permissions et multi-sélection
- Visible par : tous les membres de l'équipe du compte propriétaire.
- Créer des notes : tous les membres — chaque membre ne peut modifier ou supprimer que ses propres notes.
- Créer et modifier des tâches et rappels : tous les membres.
- Supprimer des tâches et rappels : les administrateurs uniquement — l'action est irréversible.
- Plusieurs tâches à la fois : vue tableau dans l'onglet Tâches — filtre par statut, priorité et type, tri par échéance, responsable et score.
Pour un aperçu de tous les membres de l'équipe et leurs rôles, accédez aux Paramètres d'équipe — invitation de membres, modification de rôles, suppression de membres.