Auf der Bewerberliste siehst du jeden Bewerber, der sich auf deine Inserate gemeldet hat — quer über alle Wohnungen und Vermietungsfälle. Locari qualifiziert die Bewerber automatisch, hält die Kommunikation am Laufen und zeigt dir, wer wirklich in Frage kommt. Die Entscheidung liegt bei dir.
Was Locari hier automatisch tut: Bewerbungen entgegennehmen, Kontakt aufnehmen, Rückfragen stellen, Phasen aktualisieren und Bewerber gegen deine Kriterien vorqualifizieren. Was du entscheidest: Wen du zur Besichtigung einlädst, wem du zusagst — und wem du absagst.
Häufige Aufgaben
- Bewerberliste nach Inserat filtern
- Bewerber in eine andere Phase verschieben
- Nur ungelesene Nachrichten anzeigen
- Bewerber suchen und nach Name sortieren
- Bewerber löschen
- Einzelne Bewerbung prüfen
Bewerber-Pipeline und Ansichten
Die Bewerberliste ist in zwei Ansichten verfügbar: Kanban (Standard, Spalten nach Phase) und Tabelle (kompakte Listenansicht). Du wechselst oben rechts zwischen den Ansichten — deine Auswahl wird gespeichert.
Die 5 Phasen eines Bewerbers
Jeder Bewerber durchläuft bis zu fünf Phasen. Locari schaltet Phasen automatisch weiter; du kannst sie auch manuell ändern.
| Phase | Bedeutung |
|---|---|
| Vorauswahl | Bewerbung eingegangen, Locari sammelt Grunddaten |
| Besichtigung | Bewerber für Besichtigung vorgesehen oder eingeladen |
| Dokumentenprüfung | Unterlagen angefordert oder in Prüfung |
| Genehmigt | Bewerber ausgewählt — Vermietung läuft an |
| Abgelehnt | Bewerbung nicht weiterverfolgt |
Was die KI steuert: Locari verschiebt Bewerber automatisch von „Vorauswahl" zur „Dokumentenprüfung", sobald alle Grunddaten gesammelt sind, und markiert Bewerber zur manuellen Prüfung, wenn Angaben widersprüchlich oder Unterlagen unvollständig sind. Was du tust: Bewerber, die zur manuellen Prüfung markiert sind, erscheinen ganz oben in der Liste mit einem Warnsymbol — du entscheidest, ob die Bewerbung weiterläuft.
Phase manuell ändern
- Bewerber in der Tabelle oder Kanban-Karte öffnen — alternativ direkt in der Zeile auf die Phase-Badge klicken.
- Neue Phase aus dem Dropdown wählen.
- Beispiel: Familie Müller ist nach der Besichtigung direkt zu „Genehmigt" verschoben worden — Locari sendet die Zusage-Benachrichtigung automatisch.
Nur erlaubte Übergänge stehen zur Auswahl (z. B. lässt sich ein genehmigter Bewerber nicht in eine frühere Phase zurücksetzen — die Zusage wird stattdessen über eine Ablehnung widerrufen).
Felder in der Tabellenansicht
Jede Zeile zeigt diese Spalten:
- Name und E-Mail — Bewerber-Name mit Ungelesen-Indikator (blauer Punkt); Warnsymbol bei manueller Prüfung
- Inserat — Titel und Adresse des zugehörigen Vermietungsfalls
- Phase — aktuelle Phase als farbiger Badge (z. B. Vorauswahl, Dokumentenprüfung)
- Status — Feinzustand innerhalb der Phase (z. B. Informationen angefordert, Termin geplant)
Auf Mobilgeräten erscheinen Name und Phase als Karten; Inserat und Status werden ausgeblendet.
Filter und Sortierung
Verfügbare Filter
- Inserat — Bewerber auf ein einzelnes Inserat eingrenzen; Zähler zeigt, wie viele Bewerber pro Inserat vorhanden sind.
- Phase — eine oder mehrere Phasen gleichzeitig auswählen.
- Zeitraum — heute, diese Woche, dieser Monat oder benutzerdefinierter Datumsbereich.
- Ungelesene Nachrichten — nur Bewerber mit neuen, ungelesenen Nachrichten anzeigen.
- Manuelle Prüfung — nur Bewerber anzeigen, bei denen Locari deine Entscheidung benötigt.
- Suche — Freitext-Suche nach Name oder E-Mail-Adresse.
Sortieroptionen
- Zuletzt aktualisiert (neueste/älteste)
- Bewerbungsdatum (neueste/älteste)
- Name (A–Z, Z–A)
Die zuletzt verwendeten Filter und die Sortierung werden lokal gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt.
Typisches Szenario: Du vermietest drei Wohnungen gleichzeitig. Filter auf Inserat „Musterstraße 12" → 8 Bewerber sichtbar → nach Phase Besichtigung filtern → 3 Kandidaten für die Besichtigung, darunter Herr Weber mit Einkommen 3.200 € bei 900 € Kaltmiete (Belastung 28 %).
Bewerber-Statuswerte
Neben der Phase trägt jeder Bewerber einen Status, der den Feinzustand innerhalb der aktuellen Phase beschreibt. Welche Status verfügbar sind, hängt von der Phase ab — typische Beispiele:
- Informationen angefordert — Locari hat eine Rückfrage an den Bewerber gesendet (Phase Vorauswahl).
- Termin geplant / Besichtigung durchgeführt — Stand innerhalb der Besichtigungsphase.
- In Prüfung — Unterlagen werden ausgewertet (Phase Dokumentenprüfung).
- Qualifiziert — alle Kriterien erfüllt, Zusage möglich.
- Manuelle Prüfung erforderlich — Locari benötigt deine Entscheidung.
- Zurückgezogen — Bewerber hat sich selbst zurückgezogen.
Abgelehnte und abgeschlossene Bewerber
Abgelehnte oder zurückgezogene Bewerber bleiben in der Liste sichtbar — wähle die Phase Abgelehnt im Filter, um sie gezielt anzuzeigen. So lässt sich nachvollziehen, wann welche Bewerbung wie beendet wurde — relevant für Auskunftspflichten nach dem AGG.
Aufbewahrung: Bewerber-Datensätze bleiben bis zu 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten und werden anschließend gemäß DSGVO automatisch gelöscht.
Hinweis: Lösche keinen Bewerber manuell während eines laufenden Auswahlverfahrens — der Datensatz und die Kommunikationshistorie gehen unwiderruflich verloren.
Weitere Aktionen
- Einzelnen Bewerber öffnen: Klick auf die Zeile oder Karte öffnet die Bewerber-Details — Haushalt, Anforderungsabgleich, Dokumente, E-Mails, Notizen, Verlauf.
- Bearbeiten und Löschen findest du im Drei-Punkte-Menü jeder Zeile. Das Löschen ist unwiderruflich und entfernt den Datensatz samt Kommunikationshistorie.
💬 Auch per WhatsApp: Schreib oder sag Locari einfach „Sag Familie Müller zu" oder „Bitte allen anderen für die Musterstraße absagen" — die Zu- und Absagen samt Benachrichtigungen laufen wie in der App. → Locari per WhatsApp
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- Dokumentenprüfung — Unterlagen anfordern und auswerten lassen
- Entscheidungen treffen — Zusagen, Absagen, Benachrichtigungen
- Auswahlkriterien definieren — Kriterien festlegen, nach denen Locari vorqualifiziert