Auf dieser Seite legst du fest, welche Anforderungen Bewerber in welcher Phase deiner Vermietung erfüllen müssen. Locari prüft eingehende Bewerbungen automatisch gegen deine aktiven Kriterien und meldet sich nur bei Grenzfällen.
Was Locari automatisch tut: Bewerberdaten und Dokumente gegen deine aktiven Kriterien prüfen, den Erfüllungsstand berechnen, bei Grenzfällen eine Rückfrage starten, Bewerber mit nicht erfüllter Anforderung zur manuellen Prüfung markieren. Was du entscheidest: Welche Kriterien du aktivierst, welche Schwelle und Toleranz gelten, und ob ein Grenzfall akzeptiert oder abgelehnt wird.
Häufige Aufgaben
- Kriterium hinzufügen oder bearbeiten
- Phase festlegen: Vorauswahl oder Dokumentenprüfung
- Einkommens-Vielfaches und Toleranz einstellen
- Reaktion bei Nicht-Erfüllung konfigurieren
- Vollständigen Kriterienkatalog einsehen
- Kriterienänderungen nachvollziehen
Für die Gesamtübersicht der Bewerbungen wechselst du zur Bewerberliste.
So gehst du vor
Kriterien einrichten
- Öffne die Vermietung → Reiter Anforderungsprofil.
- Klicke Anforderung hinzufügen und wähle einen Eintrag aus dem Katalog. Eine bestehende Zeile änderst du über „…“ → Bearbeiten.
- Konfiguriere Phase, Pflicht-Flag und ggf. Wert — z. B.:
- Kriterium: Einkommen (inkl. Leistungen) ab 3× Kaltmiete
- Phase: Vorauswahl
- Pflicht: Ja — bei Nicht-Erfüllung: Bürgschaft anfordern
- Speichern — das Kriterium ist ab sofort für neue Bewerbungen aktiv. Hängen schon Bewerbungen daran, fragt Locari „Jetzt erneut prüfen?“. Dabei wird niemand zugesagt und niemand abgelehnt.
Beispiel für Familie Bauer: Kaltmiete 1.200 €, Einkommens-Kriterium 3× = 3.600 € netto. Familie Bauer gibt 3.800 € an — Kriterium erfüllt .
Phasen verstehen
Locari ordnet jedes Kriterium einer von zwei Prüfphasen zu:
| Phase | Wann | Typische Kriterien |
|---|---|---|
| Vorauswahl | Sofort bei Bewerbungseingang, vor einer Besichtigungseinladung | Name, Einkommen, Beschäftigung, Haustiere, Raucherstatus |
| Dokumentenprüfung | Nachdem Bewerber Unterlagen eingereicht hat | Einkommensnachweise, Personalausweis, Bonitätsnachweis, Mieterselbstauskunft |
Was die KI dabei tut: In der Vorauswahl wertet Locari die Selbstangaben des Bewerbers aus. In der Dokumentenprüfung liest die KI die eingereichten Dateien, extrahiert Werte (Einkommen, Beschäftigungsdauer) und vergleicht sie mit den Selbstangaben. Was du tust: Du legst fest, welches Kriterium in welcher Phase gilt. Bei Widersprüchen zwischen Angaben und Dokumenten markiert Locari den Bewerber zur manuellen Prüfung.
Einkommen und Einkommensnachweis
Einkommens-Vielfaches konfigurieren:
- Kriterium Einkommen (inkl. Leistungen) wählen (1,5×, 2× oder 3× Kaltmiete). Zum Einkommen zählen Lohn, Rente, Grundsicherungsgeld (früher Bürgergeld), Arbeitslosengeld, BAföG, Elterngeld, Wohngeld, Kindergeld, Unterhalt und andere laufende Leistungen, jeweils mit dem ausgezahlten Betrag.
- Toleranz festlegen — Standard: ±10 %. Beispiel: bei 3.600 € Anforderung und 10 % Toleranz reichen 3.240 € aus.
- Reaktion bei Nicht-Erfüllung wählen: Manuelle Prüfung oder Bürgschaft anfordern.
Einkommensnachweis-Kriterium:
- Kriterium Einkommensnachweis aktivieren. Akzeptiert werden Gehaltsabrechnungen, Leistungs- und Rentenbescheide und Kontoauszüge mit Einkommenseingang (andere Buchungen dürfen geschwärzt sein).
- Anzahl der nachzuweisenden Monate festlegen (Standard: 3). Ein Dokument kann mehrere Monate abdecken; ein gültiger Leistungs- oder Rentenbescheid deckt alle Monate ab.
- Gilt für die festgelegten Rollen im Haushalt (Hauptmieter, Partner, Bürge).
- Selbständige und Freiberufler erfüllen den Nachweis mit dem jüngsten Steuerbescheid oder der jüngsten BWA, auch wenn alle älter als die Monatsgrenze sind. Reicht die belegte Summe nicht, entscheidest du in der manuellen Prüfung.
- Kindergeld, Kinderzuschlag, Kindesunterhalt und Wohngeld zählen in der Dokumentenprüfung nur mit Bescheid zum Betrag; den Einkommensnachweis ersetzen sie nicht. Die Kosten der Unterkunft (Mietübernahme durch das Amt) zählen nicht als Einkommen. Ohne Beleg steht an der Zeile „Zusatzeinkommen angegeben, nicht belegt, zählt nicht“.
Reaktion bei Nicht-Erfüllung
Für Einkommens-Kriterien kannst du wählen, was passiert, wenn ein Bewerber die Anforderung nicht erfüllt:
- Manuelle Prüfung — Bewerber wird zur manuellen Prüfung markiert, du entscheidest.
- Bürgschaft anfordern — Locari fordert automatisch einen Bürgen an. Sobald ein Bürge mit ausreichendem Einkommen bestätigt, wird das Kriterium als erfüllt gewertet.
Locari lehnt nie eigenständig ab. Eine nicht erfüllte Anforderung führt immer zur manuellen Prüfung durch dich (DSGVO Art. 22) — die finale Entscheidung triffst du.
Kriterienkatalog
Persönliche Angaben
| Kriterium | Phase | Konfigurierbar |
|---|---|---|
| Vorname angegeben | Vorauswahl | Pflicht (Standard aktiv) |
| Nachname angegeben | Vorauswahl | Pflicht (Standard aktiv) |
| Gültige Telefonnummer | Vorauswahl | Pflicht/Optional |
Einkommen
| Kriterium | Phase | Konfigurierbar |
|---|---|---|
| Einkommen (inkl. Leistungen) ≥ 1,5× Kaltmiete | Vorauswahl | Toleranz, Reaktion bei Nicht-Erfüllung |
| Einkommen (inkl. Leistungen) ≥ 2× Kaltmiete | Vorauswahl | Toleranz, Reaktion bei Nicht-Erfüllung |
| Einkommen (inkl. Leistungen) ≥ 3× Kaltmiete | Vorauswahl | Toleranz, Reaktion bei Nicht-Erfüllung |
| Einkommensnachweis | Dokumentenprüfung | Anzahl Monate (Standard 3) |
Nur eines der drei Einkommens-Vielfaches-Kriterien kann gleichzeitig aktiv sein.
Beschäftigung
| Kriterium | Phase | Konfigurierbar |
|---|---|---|
| Hat Beschäftigung | Vorauswahl | Pflicht/Optional |
| Keine Probezeit | Vorauswahl | Pflicht/Optional |
Dokumente
| Kriterium | Phase | Konfigurierbar |
|---|---|---|
| Ausweisdokument erforderlich | Dokumentenprüfung | Pflicht/Optional — gilt für die festgelegten Rollen |
| Bonitätsnachweis erforderlich | Dokumentenprüfung | Pflicht/Optional |
| Mieterselbstauskunft erforderlich | Dokumentenprüfung | Vorlage hochladbar |
| Unterschriebene Bürgschaftserklärung | Dokumentenprüfung | Nur wenn Bürge vorhanden |
Rechtlicher Hinweis (DSK 2024): Der Bonitätsnachweis und das Ausweisdokument dürfen nach den Empfehlungen der Datenschutzkonferenz erst in einer fortgeschrittenen Auswahlphase abgefragt werden — wenn die Auswahl auf wenige ernsthafte Kandidaten eingegrenzt ist. Locari ordnet diese Kriterien deshalb fest der Phase Dokumentenprüfung zu.
Sonstiges
| Kriterium | Phase | Konfigurierbar |
|---|---|---|
| Keine Haustiere | Vorauswahl | Pflicht/Optional |
| Nichtraucher | Vorauswahl | Pflicht/Optional — erfordert Einwilligung |
| Haushaltsgröße | Vorauswahl | Wert, Pflicht/Optional |
| Haushaltstyp | Vorauswahl | Wert, Pflicht/Optional |
Wie der Erfüllungsstand berechnet wird: Locari prüft jedes aktive Kriterium per festem Vergleich gegen die Schwelle, die du gesetzt hast, und setzt den Status auf erfüllt, nicht erfüllt oder ausstehend. Der Stand erscheint als Prozentwert auf der Bewerber-Detailseite: erfüllte Kriterien ÷ Gesamtzahl × 100. Es gibt kein gewichtetes Punkte-Ranking — gleiche Daten ergeben immer dasselbe Ergebnis. Bei unklarer Erfüllung — z. B. Einkommensangabe ohne Beleg — bleibt das Kriterium auf ausstehend. Sobald das Dokument vorliegt, aktualisiert Locari den Stand automatisch. Was du tust: Du legst fest, ob ein Kriterium Pflicht oder optional ist, und entscheidest bei jedem Grenzfall, ob die Abweichung akzeptabel ist.
Audit und Verlauf
Der Tab Verlauf dokumentiert jede Kriterienänderung: Wer hat wann welches Kriterium hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt — mit Zeitstempel und Name des Teammitglieds.
Wichtig: Änderungen an Kriterien wirken sich nur auf neu eingehende Bewerbungen aus. Bereits bewertete Bewerbungen werden nicht automatisch neu berechnet. Klicke auf der Bewerber-Detailseite auf Erneut verarbeiten, um eine einzelne Bewerbung mit den aktuellen Kriterien neu auszuwerten.
Aufbewahrung: Kriterienänderungen bleiben dauerhaft im Verlauf sichtbar und können nicht gelöscht werden — sie dienen als Nachweis bei Diskriminierungsvorwürfen.