Auf dieser Seite triffst du die finale Entscheidung für jeden Bewerber. Locari wertet die Kriterienerfüllung aus, gibt eine Empfehlung und verfasst Zusage- oder Absage-E-Mails — bis du auf Senden klickst, wird nichts versendet.
Was Locari automatisch tut: Kriterienerfüllung berechnen, Empfehlung erstellen (Zusage / Ablehnung / Vorbehalt), Zusage- und Absage-E-Mails vorformulieren, nach deiner Zusage anbieten, allen verbleibenden Bewerbern eine Absage zu senden. Was du entscheidest: Jede Zusage, jede Absage, die Absage-Begründung und ob du eine Reaktivierung vornehmen möchtest.
Häufige Aufgaben
- Bewerber zusagen und benachrichtigen
- Einzelnen Bewerber ablehnen
- Mehrere Bewerber nacheinander ablehnen
- Bewerber als zurückgezogen markieren
- Abgelehnte Entscheidung zurücknehmen
- Entscheidungs-Verlauf nachvollziehen
Für eine Gesamtübersicht aller Phasen wechselst du zur Bewerberliste — Filter nach Inserat, Phase und Zeitraum, Sortierung nach Name, Bewerbungs- oder Aktualisierungsdatum.
So gehst du vor
Bewerber zusagen
Wechsle ins Profil des Bewerbers, wenn der Status Qualifiziert oder Vorqualifiziert lautet.
- Tab Übersicht öffnen — KI-Empfehlung und Erfüllungs-Score prüfen.
- Beispiel: Familie Müller, alle 8 Kriterien erfüllt (100 %), Einkommen 3.200 € bei 900 € Kaltmiete (Belastung 28 %), Bonität positiv, unbefristet angestellt.
- Zusage bestätigen klicken — ein Dialog öffnet sich mit dem vorformulierten Zusage-Text.
- Optional: Eigenen Hinweis ergänzen (z. B. „Schlüsselübergabe am 1. des Monats").
- Absenden klicken — Locari versendet die Zusage und verschiebt den Bewerber in Phase Genehmigt.
Was die KI nach der Zusage tut: Sie schlägt vor, allen verbleibenden Bewerbern eine freundliche Absage zu senden. Du kannst das annehmen oder für jeden Bewerber einzeln entscheiden. Was du entscheidest: Ob die Sammelabsage ausgelöst wird und ob du den Absage-Text anpassen möchtest.
Einzelnen Bewerber ablehnen
- Bewerber-Profil öffnen.
- Im Aktionen-Bereich das Dropdown ··· öffnen → Absagen wählen.
- Optional: Internen Ablehnungsgrund eintragen (z. B. „Einkommensverhältnis zu knapp").
- Dialog bestätigen — Locari versendet eine personalisierte Absage-E-Mail.
Der Ablehnungsgrund wird nicht an den Bewerber weitergegeben, aber intern im Verlauf gespeichert.
Mehrere Bewerber ablehnen
Eine Sammel-Absage-Funktion gibt es nicht — du lehnst Bewerber einzeln ab. Aus der Kanban-Ansicht oder der Bewerberliste:
- Bewerber in der Liste anzeigen — z. B. alle in Phase Vorauswahl.
- Bewerber nacheinander über das Aktions-Menü ablehnen — Locari sendet jeweils eine personalisierte Absage in deinem Namen.
Die einzige Ausnahme ist die Absage nach einer Zusage: Sobald du einen Bewerber zusagst, schlägt Locari vor, allen verbleibenden Bewerbern eine freundliche Absage zu senden — diesen Vorschlag bestätigst du aktiv.
Bewerber als zurückgezogen markieren
Wenn ein Bewerber selbst abspringt:
- Bewerber-Profil öffnen.
- Dropdown ··· → Als zurückgezogen markieren.
- Locari ändert den Status auf Zurückgezogen — keine E-Mail wird versendet.
Entscheidung zurücknehmen
Falls eine Ablehnung oder ein Rückzug rückgängig gemacht werden soll:
- Bewerber-Profil des abgelehnten oder zurückgezogenen Bewerbers öffnen.
- Reaktivieren klicken und bestätigen.
- Locari stellt automatisch die letzte aktive Phase wieder her, in der der Bewerber vor der Ablehnung war, und nimmt die Kommunikation wieder auf. Du musst keine Zielphase auswählen.
Ansichten und Felder
Entscheidungs-Phasen im Überblick
Jeder Bewerber durchläuft fünf Phasen — die letzten beiden sind Terminal-Phasen (keine weiteren Schritte außer Reaktivierung):
- Vorauswahl — Bewerbung eingegangen, KI-Auswertung läuft
- Besichtigung — Termin eingeladen, stattgefunden oder abgesagt
- Dokumentenprüfung — Unterlagen prüfen, KI-Auswertung abgeschlossen
- Genehmigt — Zusage erteilt, Mietvertrag in Vorbereitung
- Abgelehnt — Absage erteilt oder Bewerber zurückgezogen
Erfüllungs-Score und KI-Empfehlung
Der Score ist ein einfacher Prozentwert: erfüllte Kriterien ÷ Gesamtzahl der Kriterien × 100. Keine Gewichtung, keine Punkte — gleiche Daten ergeben immer denselben Wert. Details siehe Kriterien-Prüfung.
- Alle Kriterien erfüllt (100 %) — Zusage empfohlen
- Die meisten Kriterien erfüllt — gute Eignung, Empfehlung zur Zusage
- Einzelne Kriterien offen oder im Grenzfall — manuelle Prüfung ratsam
- Pflichtkriterium nicht erfüllt — Locari markiert den Bewerber zur manuellen Prüfung und sendet keine automatische Empfehlung
Was die KI bewertet: Jedes von dir definierte Kriterium (z. B. Einkommen ≥ Vielfaches der Kaltmiete, Bonität, Beschäftigung, Haushaltsgröße) wird regelbasiert geprüft und als erfüllt / nicht erfüllt / ausstehend gesetzt. Der Score zählt nur, wie viele erfüllt sind. Was du tust: Bei nicht erfüllten Pflichtkriterien oder Grenzfällen entscheidest nur du — Locari lehnt nie eigenständig ab (DSGVO Art. 22).
Status-Badges
Die Badges zeigen den Feinzustand innerhalb einer Phase:
- Vorqualifiziert — KI hat eine Zusage vorbereitet, deine Freigabe steht aus
- Vorabsage — KI hat eine Ablehnung vorgeschlagen, deine Bestätigung steht aus
- Qualifiziert — Alle Kriterien erfüllt, Zusage möglich
- Manuelle Prüfung erforderlich — Locari benötigt deine Entscheidung, keine automatische Empfehlung
- Absage versendet — Absage wurde übermittelt
- Zurückgezogen — Bewerber hat selbst abgesagt
Audit und Verlauf
Der Tab Verlauf (Icon: Uhr) im Bewerber-Profil protokolliert jede Entscheidung lückenlos:
- Phasenwechsel mit Zeitstempel und Auslöser (Teammitglied namentlich oder „Locari KI")
- Ablehnungsgründe (nur intern sichtbar)
- Reaktivierungen mit Zielphase und Akteur
- KI-Empfehlungen und deren Zeitpunkt
Aufbewahrung: Der Verlauf bleibt bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten und wird anschließend gemäß DSGVO (typischerweise 6 Monate nach Ablehnung) automatisch gelöscht.
Hinweis: Beim manuellen Bewerber löschen wird der gesamte Verlauf sofort und unwiderruflich entfernt — auch für abgeschlossene Auswahlverfahren. Lege bei rechtlichem Bedarf eine Notiz an, bevor du löschst.
Gut zu wissen
- Zusagen, Ablehnungen und Reaktivierungen werden im Verlauf dem jeweiligen Teammitglied namentlich zugeschrieben.
- Die Absage nach einer Zusage wird von Locari vorgeschlagen und muss aktiv bestätigt werden, bevor E-Mails rausgehen.
- Absagen erfolgen einzeln pro Bewerber — es gibt keine Sammel-Absage-Funktion außer dem Vorschlag nach einer Zusage.
- Für die Gesamtübersicht über alle Bewerber wechselst du zur Bewerberliste — Filter nach Inserat, Phase und Zeitraum, Sortierung nach Name, Bewerbungs- oder Aktualisierungsdatum.