Entscheidungen treffen

Hier triffst du die Entscheidungen über die Wohnung und über einzelne Bewerber. Vor jedem Klick zeigt Locari die Folgen mit Namen und Zahlen. Jede Aktion geht in der App, per WhatsApp und über MCP gleich.

Häufige Aufgaben

• Wohnung für jemanden reservieren
• Wohnung zusagen
• Einem anderen zusagen oder die Reservierung wechseln
• Reservierung aufheben oder Zusage zurücknehmen
• Einen Bewerber absagen
• Eine Absage zurücknehmen
• Eine Bewerbung exportieren

Drei Stufen darfst du nicht verwechseln. Unterlagen passen sagt etwas über die Person (ihre Nachweise reichen). Reserviert und Zugesagt sagen etwas über die Wohnung. Reservieren kannst du jede Person, die noch im Rennen ist, zusagen erst, wenn ihre Unterlagen passen.

So gehst du vor

Wohnung für jemanden reservieren

Das geht, wenn die Besichtigungen laufen oder pausiert sind. Die Wohnung ist dann für die Person zurückgehalten, noch ohne Zusage. Es geht auch „noch ohne Person", z. B. wenn du jemanden außerhalb von Locari im Blick hast.

1. Am Bewerberprofil auf Wohnung reservieren tippen. Per WhatsApp z. B. „Reservier die Wohnung für Frau Berger".
2. Wähle, ob gebuchte Termine der anderen bleiben oder entfallen. Gibt es keine, entfällt die Frage.
3. Die Person bekommt „Ich habe die Wohnung für Sie reserviert. Verbindlich ist das noch nicht; ich melde mich, sobald ich entschieden habe." Die Vermietung zeigt den Stand Reserviert, ihre Karte „Reserviert für Frau Berger seit …".

Bei entfallen bekommen die anderen eine Terminabsage mit dem Satz „Die Wohnung ist derzeit reserviert. Sollte sich daran etwas ändern, melde ich mich." Wartende bekommen keine Nachricht, nur wer schreibt, hört den Satz einmal. Die Vorauswahl neuer Bewerber ruht. Die Inserate bleiben online mit einem „Reserviert"-Banner auf dem Titelbild, auf allen Portalen gleich. Locari erinnert dich nach 2 und 5 Tagen: „Wie steht es mit Frau Berger?"

Wohnung zusagen

Voraussetzung: Die Person steht auf Unterlagen passen, von Locari erkannt oder von dir gesetzt. Fehlen noch Nachweise, nennt sie die Vorschau.

1. In der Karte Entscheidung am Bewerberprofil auf Wohnung zusagen tippen, oder im „…“-Menü ihrer Karte in der Kanban-Ansicht. Ist die Wohnung für sie reserviert, steht auch Frau Berger zusagen im Kopf der Vermietung.
2. Wähle, ob gebuchte Termine der anderen bleiben oder entfallen, und beschreibe kurz, wie es weitergeht (Pflichtfeld), z. B. „Ich rufe Sie an, um einen Termin zur Vertragsunterschrift zu vereinbaren."
3. Die Person bekommt „Ich würde Ihnen die Wohnung gerne vermieten." mit deiner Beschreibung und „Verbindlich ist die Vermietung erst mit dem unterschriebenen Mietvertrag." Die Vermietung zeigt den Stand Vergeben, ihre Karte „Zugesagt an Frau Berger seit …".

Beispiel: Frau Berger hat 2.800 € Einkommen bei 850 € Miete (30 % Belastung), alle Nachweise liegen vor. Du sagst zu. Danach antwortet Locari ihr nicht mehr selbst. Jede Nachricht von ihr kommt als Meldung zu dir, ein gebuchter Termin bleibt. Anfragen nach DSGVO laufen wie immer.

Im Profil bietet Locari dir Bewerbung exportieren an. Für die anderen gilt wie beim Reservieren: nur wessen Termin entfällt oder wer schreibt, hört den Reservierungssatz, höchstens einmal. Die Inserate bleiben mit Banner online. Locari erinnert dich nach 2 und 5 Tagen: „Ist alles mit Frau Berger geregelt? Dann schließ die Vermietung ab."

Einem anderen zusagen oder die Reservierung wechseln

Die reservierte oder zugesagte Person springt ab, oder du entscheidest dich für jemand anderen.

1. Einem anderen zusagen: Am Profil der neuen Person auf Wohnung zusagen tippen. Locari fragt „Es ist schon jemand zugesagt. Einem anderen zusagen?". Bei der Zusage ist ein Grund Pflicht.
2. Reservierung wechseln: Am Profil der neuen Person auf Wohnung reservieren tippen. Bei einer Reservierung ohne Person trägst du so die Person nach.
3. Die bisherige Person bekommt bei einer Reservierung „Die Reservierung für die Wohnung besteht leider nicht mehr.", bei einer Zusage „Ich kann Ihnen die Wohnung leider doch nicht vermieten." mit deinem Grund. Die neue Person bekommt dieselbe Stufe.

Alle anderen hören nichts Neues, das Banner bleibt. Die Neue braucht für die Zusage passende Unterlagen.

Reservierung aufheben oder Zusage zurücknehmen

1. Im „…“-Menü im Kopf der Vermietung Reservierung aufheben bzw. Zusage zurücknehmen wählen. Per WhatsApp z. B. „Das mit Frau Berger wird nichts".
2. Schritt 1: Die Person bekommt Bescheid, nach einer Zusage mit deinem Grund. Nach einer Zusage steht sie wieder auf Unterlagen passen und ist wieder auswählbar, nach einer Reservierung dort, wo sie vorher stand. Das Banner verschwindet auf allen Portalen. Sonst passiert nichts: Die Besichtigungen bleiben pausiert, niemand bekommt eine Nachricht.
3. Schritt 2: Locari fragt „Wie geht es mit der Wohnung weiter?" ohne Vorauswahl: Andere Person wählen, Weiter besichtigen (wie Aktivieren, Wartende bekommen Termine) oder Später entscheiden (alles bleibt pausiert, Erinnerung nach 1, 3 und 7 Tagen).

Zieht die reservierte oder zugesagte Person zurück oder lässt ihre Daten löschen, stellt Locari dieselbe Frage. Bis du entscheidest, gilt die Wohnung als reserviert ohne Person: Das Banner bleibt, niemand wird eingeladen. Automatisch wird nie weiter besichtigt.

Einen Bewerber absagen

Das geht, wenn die Person im Rennen und weder reserviert noch zugesagt ist. Bei der reservierten oder zugesagten Person hebst du zuerst die Reservierung auf bzw. nimmst die Zusage zurück.

1. In der Karte Entscheidung am Bewerberprofil auf Absagen tippen, im „…“-Menü ihrer Karte in der Kanban-Ansicht, für mehrere nach Auswahl in der Bewerberliste (N absagen) oder per WhatsApp „Erna passt nicht, bitte absagen".
2. Wähle Mit Benachrichtigung (Absage per Mail; ein Grund steht nur drin, wenn du ihn ausdrücklich mitgibst, interne Notizen nie) oder Ohne Benachrichtigung (keine Absage, bei einem Termin nur „Ihr Besichtigungstermin am … um … Uhr entfällt." mit Kalender-Absage).
3. Hat die Person noch einen Termin, entfällt er. Anders als bei einer Terminabsage wird ihr Platz frei, und Wartende rücken nach, solange die Besichtigungen laufen und bis zum Beginn mindestens 4 Stunden bleiben.

Die Person bleibt in der Bewerberliste als abgesagt (Status Abgelehnt). Ihre Daten werden nicht sofort gelöscht, sondern mit der ganzen Vermietung nach deiner Wahl beim Abschließen.

Eine Absage zurücknehmen

1. In der Karte Entscheidung am Profil der abgesagten Person auf Reaktivieren tippen, im „…“-Menü ihrer Karte, für mehrere in der Bewerberliste (N reaktivieren), oder per WhatsApp „Nimm die Absage für Erna zurück".
2. Die Bewerbung kehrt in die Phase vor der Absage zurück. Ein Termin, der mit der Absage entfallen ist, kommt nicht zurück.
3. In der Besichtigungsphase bekommt sie eine Einladung, wenn die Besichtigungen laufen und freie Termine da sind. Sonst wartet sie, und bei dir liegt eine Terminanfrage. Dass die Absage zurückgenommen ist, teilt Locari ihr nicht eigens mit.

Wer selbst zurückgezogen hat, muss nicht reaktiviert werden: Meldet er sich wieder, läuft seine Bewerbung weiter.

Eine Bewerbung exportieren

Nach einer Zusage tippst du im Profil auf Bewerbung exportieren. Du bekommst ein ZIP mit allen Dokumenten und dem kompletten Datensatz als PDF für deine Unterlagen. Das geht nur in der App.

Ansichten und Felder

Stand der Wohnung und der Person

• Besichtigungen laufen und Besichtigungen pausiert
• Reserviert (Karte „Reserviert für Frau Berger seit …") und Vergeben (Karte „Zugesagt an Frau Berger seit …")
• Abgeschlossen · bis [Datum] reaktivierbar und Abgeschlossen
• Unterlagen passen und Unterlagen passen · 2 Nachweise fehlen
• Phasen: Vorauswahl, Besichtigung, Dok.-Prüfung, Genehmigt, Abgelehnt

Karte Entscheidung am Bewerberprofil

• Knöpfe je nach Stand: Zur Besichtigung einladen, Termin anbieten, Unterlagen anfordern, Als passend markieren, Wohnung reservieren, Wohnung zusagen, Absagen, Reaktivieren
• Der Abgleich zeigt „9 von 10 erfüllt", ohne Gewichtung, Punkte oder Rangfolge. Details unter Kriterien-Prüfung.

Audit und Verlauf

Jede Reservierung, Zusage, Rücknahme, Absage und Reaktivierung steht im Tab Verlauf der Person mit Akteur (Teammitglied oder Locari KI), Zeitstempel und Grund. Ablehnungsgründe sind nur intern sichtbar.

Aufbewahrung: Der Verlauf bleibt bis zur Löschung der Bewerberdaten erhalten (90 Tage nach dem Ende des Nachlaufs oder sofort, deine Wahl beim Abschließen).

Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl

• Entscheiden: Teammitglieder, die die Vermietung bearbeiten dürfen. Wer nur lesen darf, kann nichts ändern.
• Freigabe: Was einem Bewerber schreibt oder etwas löscht, geschieht erst nach deinem Tipp auf den Knopf, auch über MCP.
• Mehrere Bewerber: In der Bewerberliste wählst du mehrere und kannst einladen (nur in der Vorauswahl), absagen oder reaktivieren — filtern nach Phase und Stand, sortieren nach Datum. Locari arbeitet einen nach dem anderen ab und zeigt z. B. „6 von 7 erledigt".
• Nur einzeln: Unterlagen anfordern, Als passend markieren, Reservieren, Zusagen und freie Nachrichten.

Verwandte Seiten

• Bewerberliste und Filter
• Unterlagen anfordern und prüfen
• Vermietung abschließen
• Besichtigungen pausieren
• Termine absagen, verschieben, anbieten