Unterlagen anfordern und prüfen

Hier forderst du Unterlagen von einer Person an, siehst alle eingereichten Dokumente mit KI-Prüfstatus und setzt mit Als passend markieren den Stand Unterlagen passen, sobald die Nachweise reichen.

Häufige Aufgaben

• Unterlagen anfordern
• Als passend markieren
• Dokument hochladen
• KI-Auswertung wiederholen
• Dokumententyp manuell korrigieren
• Dokument löschen
• Prüfstatus und Felder nachvollziehen
• Änderungshistorie einsehen

Für alle Bewerber auf einmal wechselst du zur Bewerberliste — Filter nach Inserat, Phase und Zeitraum, Sortierung nach Name, Bewerbungs- oder Aktualisierungsdatum.

So gehst du vor

Unterlagen anfordern

Das geht, wenn die Person im Rennen ist, ihre Unterlagen noch nicht angefordert sind und sie nicht in der Vorauswahl steht, auch in der Pause und während einer Reservierung.

1. In der Karte Entscheidung am Bewerberprofil auf Unterlagen anfordern tippen, im „…“-Menü ihrer Karte in der Kanban-Ansicht, oder nach der Besichtigung in der Frage „Wie soll es weitergehen?". Per WhatsApp z. B. „Erna soll ihre Unterlagen schicken".
2. Locari gleicht die Bewerbung mit deinem Anforderungsprofil ab und bittet die Person per E-Mail um genau die Nachweise, die noch fehlen. Sie schickt sie als Anhang einer Antwort-Mail. War sie schon bei der Besichtigung, bedankt sich Locari dabei.
3. Hat die Person noch einen gebuchten Termin, fragt Locari einmal: Termin bleibt (die Besichtigung findet statt, mit Erinnerungen und Briefing) oder Termin absagen (sie bekommt die Absage mit deinem Grund und dem Satz „Ihre Bewerbung bleibt bestehen.", aber keine neuen Terminangebote, niemand rückt nach).

Gefragt werden nur Nachweise, die dein Anforderungsprofil verlangt: Ausweis, Einkommensnachweise (gezählt werden die belegten Monate des Haushalts, nicht die Dateien), Selbstauskunft, Schufa-Auskunft, Wohnberechtigungsschein, Bürgschaftserklärung. Fehlende Nachweise stehen sichtbar dabei, z. B. „Unterlagen angefordert · 2 Nachweise fehlen".

Beispiel: Erna war am Donnerstag bei der Besichtigung. Du tippst Unterlagen anfordern. Locari bedankt sich und bittet um Einkommensnachweis und Schufa. Nach 48 Stunden ohne Antwort erinnert Locari sie einmal, nur zwischen 8 und 20 Uhr. Danach erinnert Locari dich nach 1, 3 und 7 Tagen.

Als passend markieren

Locari setzt Unterlagen passen von selbst, sobald alle Nachweise erfüllt sind, und benachrichtigt dich in der App, per E-Mail und per WhatsApp, bei einer Schufa-Auskunft mit Einträgen „unter Vorbehalt". Der Bewerber erfährt davon nichts. Reichen dir die Unterlagen früher:

1. In der Karte Entscheidung auf Als passend markieren tippen, oder im „…“-Menü ihrer Karte. Per WhatsApp z. B. „Ernas Unterlagen passen so".
2. Locari zeigt vorher, was noch fehlt, z. B. „2 Nachweise fehlen noch: Einkommensnachweis, Schufa. Trotzdem als ‚Unterlagen passen‘ markieren?"
3. Danach steht dort Unterlagen passen · 2 Nachweise fehlen, und du kannst der Person die Wohnung zusagen. Hat sie noch einen Termin und hast du die Frage beim Anfordern nicht beantwortet, fragt Locari einmal Termin bleibt oder Termin absagen. Die Person erfährt nichts.

Unterlagen passen sagt nur, dass die Nachweise reichen; es reserviert und verspricht nichts (siehe Entscheidungen treffen).

Dokument hochladen

1. Tab Dokumente im Bewerberprofil öffnen → Hochladen klicken.
2. Datei per Drag & Drop ablegen oder über den Datei-Browser auswählen.
3. Locari klassifiziert das Dokument automatisch und startet die Auswertung.

Beispiel: Bewerber Müller schickt seine Gehaltsabrechnung als E-Mail-Anhang — Locari erkennt den Anhang und legt das Dokument automatisch an, ohne dass du eingreifen musst.

KI-Auswertung wiederholen

1. Dokument mit Status Fehler öffnen.
2. Erneut verarbeiten (Pfeil-Symbol) klicken.
3. Locari setzt den Status auf „In Bearbeitung" und führt Klassifikation und Prüfung neu durch.

Dokumententyp manuell korrigieren

1. Dokument mit Status Fehler anklicken.
2. Dropdown Dokumententyp öffnen und korrekten Typ wählen.
3. Locari markiert das Dokument als „Manuell klassifiziert" und startet automatisch eine neue Auswertung.

Dokument löschen

1. Papierkorb-Symbol neben dem Dokument klicken.
2. Löschung im Bestätigungs-Dialog bestätigen.
3. Datei und Verlaufseintrag werden unwiderruflich entfernt.

Ansichten und Felder

Dokumentenliste

Dokumente sind nach Typ gruppiert. Oben stehen vier Kennzahlen: Gesamt, Geprüft, Per E-Mail, Gesamtgröße (z. B. 4,2 MB). Pro Dokument sichtbar:

• Dateiname, Dateigröße und Upload-Datum
• Quelle: manuell hochgeladen oder per E-Mail empfangen
• Prüfstatus (Badge, siehe unten)
• Schnellaktionen: Vorschau, Download, Erneut verarbeiten, Löschen

Dokumententypen

Die KI erkennt automatisch Identität (Personalausweis, Reisepass), Einkommen und Beschäftigung (Einkommensnachweis, Arbeitsvertrag, Kontoauszug, Steuererklärung / BWA), Bonität (SCHUFA-Auskunft (German credit report), Mietschuldenfreiheitsbescheinigung), Miethistorie (Referenzschreiben) und Sonstiges (Selbstauskunft, Bürgschaftsformular, Versicherungsnachweis).

Prüfstatus-Badges

Welche Dokumente Locari prüft

Locari unterscheidet zwischen dem Klassifizieren eines hochgeladenen Dokuments (welcher Typ ist das?) und dem Auswerten gegen deine Kriterien (erfüllt der Bewerber die Anforderung?). Drei Dokumenten-Kriterien lassen sich in den Auswahlkriterien aktivieren — die KI gleicht jedes hochgeladene Dokument automatisch dagegen ab:

Aktualität der Dokumente

• Einkommensnachweise: dürfen höchstens 4 Monate alt sein. Ältere Nachweise zählen nicht zur geforderten Monatsabdeckung — Locari meldet sie als veraltet.
• Bonitätsnachweis: sollte nicht älter als 3 Monate sein.

Kurze Beschäftigung und Selbstauskunft

• Kurze Beschäftigung: Arbeitet eine Person erst seit weniger Monaten, als das Einkommenskriterium verlangt, zählen die Abrechnungen seit dem Beginn. Den Beginn liest Locari aus dem Arbeitsvertrag oder der Bescheinigung des Arbeitgebers; ein Beginn in der Zukunft zählt nicht. Fehlen noch Monate, nennt die Nachforderung sie beim Namen.
• Selbstauskunft: Sie zählt für eine Person nur, wenn die Seite Angaben zu ihr enthält. Liegt nur eine Folgeseite ohne Angaben zur Person vor, gilt sie als fehlend, und die Nachforderung sagt, welche Seite fehlt.

Beispiel: Herr Weber hat laut Arbeitsvertrag am 1. August begonnen, verlangt sind 3 Monate Abrechnungen. Liegen August und September vor und erreichen sie die Einkommensschwelle, steht dort „2 von 2“ und das Kriterium gilt als erfüllt.

Bonität und Schufa-Einträge

Aus einem Bonitätsdokument liest Locari nur, ob die Auskunft Einträge enthält (zum Beispiel Mahnverfahren, Inkasso oder Insolvenz): keine, vorhanden oder unklar. Score, Beträge und der Inhalt einzelner Einträge werden nicht wiedergegeben.

• Keine Einträge: Die Anzeige lautet „SCHUFA vorhanden, keine Einträge“.
• Einträge vorhanden: Der Stand ist Unterlagen passen, aber unter Vorbehalt. Das Profil nennt den Grund („Schufa enthält Einträge, bitte selbst prüfen“), die Karte im Board zeigt „Schufa-Einträge vorhanden“, und du bekommst eine Benachrichtigung.
• Unklar: Das Profil zeigt „Bonitätsnachweis bitte selbst prüfen“.
• Mehrere Auskünfte: Zählt eine einzige mit Einträgen, gilt der Vorbehalt, auch wenn eine ältere Auskunft vorliegt oder sie von einem Bürgen stammt.

Audit und Verlauf

Der Tab Verlauf (im Bewerberprofil) dokumentiert jede Dokumenten-Aktivität chronologisch:

• Hochladen (Teammitglied namentlich oder „Per E-Mail eingegangen")
• KI-Klassifikation und Extraktion (Zeitstempel + Ergebnis)
• Manuelle Typ-Korrekturen (Akteur + alter/neuer Typ)
• Erneut verarbeiten (wer hat ausgelöst, wann)
• Löschen (Akteur + Zeitstempel)

Aufbewahrung: Dokumente und Verlauf bleiben bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten. Nach Ablehnung oder Rückzug werden sie gemäß DSGVO-Frist (90 Tage) gelöscht. Manuelles Löschen entfernt Datei und Verlaufseintrag sofort und unwiderruflich.

Gut zu wissen

• Hochladen, Typ korrigieren, erneut verarbeiten und Löschen stehen allen Teammitgliedern offen. Das Löschen entfernt Datei und Verlaufseintrag unwiderruflich.
• Schickt ein Bewerber Unterlagen nur als Link, etwa zu einem Cloud-Speicher, kann Locari ihn nicht öffnen. Locari antwortet, dass Links nicht geöffnet werden können, und bittet um die Datei als Anhang. Den Eingang bestätigt Locari in diesem Fall nicht. In der Unterlagenphase bittet auch die Erinnerung ausdrücklich um die offenen Unterlagen als Datei.
• Fragt ein Bewerber, ob seine Unterlagen angekommen sind, antwortet Locari aus dem Bestand, ohne Rückfrage an dich.

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• Bewerber-Details
• Bewerberliste und Filter
• Auswahlkriterien definieren
• Entscheidungen treffen
• Datenschutz und DSGVO