In dieser Sektion steuerst du die gesamte Besichtigungsphase für ein Inserat. Du legst Zeitslots an, siehst auf einen Blick wer gebucht hat und wer noch eingeladen werden muss, verschiebst oder stornierst Termine und beendest die Runde mit einem Klick — ohne manuelle E-Mails.
Was Locari hier automatisch tut: Qualifizierte Bewerber einladen, sobald Slots vorhanden sind; Buchungsbestätigungen und 24-Stunden-Erinnerungen versenden; Absagen entgegennehmen und Alternativen anbieten; Bewerber ohne aktive Buchung automatisch erneut einladen, wenn neue Slots entstehen. Was du entscheidest: Welche Slots angelegt werden, wann die Phase pausiert oder beendet wird, ob einzelne Bewerber explizit ausgeschlossen oder priorisiert werden.
Häufige Aufgaben
- Wie die automatische Einladung funktioniert
- Besichtigungsphase starten oder reaktivieren
- Treffpunkt und Ansprechpartner hinterlegen
- Slots anlegen und verwalten
- Phase pausieren oder beenden
- Buchungen und Slots im Überblick
Besichtigungstermine werden im Rahmen eines Inserats verwaltet. Die allgemeine Terminplanung pro Inserat findest du auch unter Termine im Inserat.
Wie die automatische Einladung funktioniert
Du musst Bewerber nicht einzeln einladen — das übernimmt Locari. Der gesamte Ablauf hängt an einem Auslöser: sobald ein Bewerber in der Besichtigungsphase ist und freie Slots existieren, geht die Einladung automatisch raus.
Wer wird automatisch eingeladen? Nur Bewerber, die nach der Vorauswahl in der Besichtigungsphase angekommen sind. Bewerber, die noch in Prüfung oder Vorauswahl stehen, bekommen keine Termin-Einladung — erst die Qualifikation schaltet sie frei.
Wann genau löst Locari die Einladung aus?
- Wenn du neue Slots anlegst (manuell oder über die KI) — alle wartenden Bewerber ohne Termin werden sofort eingeladen.
- Wenn ein Bewerber die Besichtigungsphase erreicht und bereits freie Slots vorhanden sind.
- Wenn du die Phase reaktivierst — pausierte Bewerber kommen zurück in die Terminplanung und werden erneut angeschrieben.
Wen lässt Locari bewusst aus (kein Doppel-Versand):
- Bewerber mit einer aktiven Buchung auf diesem Inserat.
- Bewerber mit einem noch offenen Einladungs-Angebot auf einem gültigen, zukünftigen Slot (z. B. vor 2 Stunden eingeladen, noch keine Antwort). Erst wenn ihr Angebot beantwortet, abgelaufen oder der Slot gelöscht wurde, lädt Locari sie erneut ein.
Welche Slots kommen in die Einladung? Locari berücksichtigt nur Slots, die mindestens 4 Stunden in der Zukunft liegen und noch freie Plätze haben. Die erste Einladung schlägt den nächstmöglichen Termin vor. Fragt ein Bewerber nach Alternativen, bietet Locari mehrere zur Auswahl an.
Was, wenn keine passenden Slots da sind? Statt einer leeren Einladung benachrichtigt Locari dein Team mit der Bitte, weitere Termine anzulegen. Der Bewerber bleibt in der Terminplanung und wird automatisch eingeladen, sobald neue Slots existieren.
Was Locari tut: Die richtigen Bewerber zum richtigen Zeitpunkt einladen, Doppel-Einladungen vermeiden, nur reale freie Slots mit genug Vorlauf vorschlagen und dein Team anstoßen, wenn die Termine knapp werden. Was du entscheidest: Welche Bewerber die Besichtigungsphase erreichen (über die Vorauswahl) und welche und wie viele Slots du anlegst.
So gehst du vor
Besichtigungsphase starten oder reaktivieren
- Im Inserat zum Tab Besichtigungen navigieren.
- Wenn die Phase pausiert ist, erscheint ein gelbes Banner — Reaktivieren klicken.
- Locari setzt alle pausierten Bewerber auf Terminplanung zurück und verschickt automatisch Einladungen.
Beispiel: Familie Müller hat den Status Pausiert. Nach dem Reaktivieren erhält sie innerhalb weniger Minuten eine neue Einladungs-E-Mail mit den aktuell verfügbaren Slots.
Was Locari prüft: Ob ein Bewerber bereits eine aktive Buchung hat oder ein noch gültiges Angebot aussteht — nur Bewerber ohne beides erhalten eine erneute Einladung. Was du entscheidest: Wann du reaktivierst und ob du im Anschluss neue Slots hinzufügen möchtest.
Treffpunkt und Ansprechpartner hinterlegen
- Bereich Besichtigungsdetails auf der Seite aufklappen.
- Treffpunkt, Ansprechpartner und Hinweise eintragen, speichern.
- Optional: Locari per Dialog beauftragen, alle Bewerber mit bestätigtem Termin über die Änderung zu informieren.
Beispiel: Treffpunkt „Hauseingang Musterstraße 12, Klingelschild Müller", Ansprechpartner „Thomas Meier, 0170 / 123 456 78".
Besichtigungsphase pausieren oder beenden
Pausieren (temporär — Einladungen werden gestoppt):
- Schaltfläche Pausieren oben rechts klicken.
- Bewerber mit aktiver Buchung erhalten eine Stornierungsmail mit ICS-Absage; ihr Status wechselt auf Pausiert.
- Bewerber ohne Buchung werden ebenfalls auf Pausiert gesetzt — ohne Benachrichtigung.
- Reaktivieren stellt alle Pausierten auf Terminplanung zurück.
Besichtigungsphase beenden (alle Slots löschen, Bewerber zurücksetzen):
- Im Tab Besichtigungen auf Besichtigungsphase beenden klicken.
- Optionalen Grund eintragen — er erscheint in der Stornierungsmail an die Bewerber.
- Locari storniert alle aktiven Buchungen, löscht zukünftige Slots (soft) und setzt Bewerber auf Slots angefragt.
- Sobald neue Slots angelegt werden, startet die Einladungsrunde automatisch erneut.
Die Schaltfläche erscheint nur, wenn es noch bestätigte Buchungen oder bevorstehende Slots gibt.
Bewerber absagen und abschließen
Wenn du dich für einen Bewerber entschieden hast, triffst du die Auswahl nicht hier, sondern auf der Bewerberliste:
- Den gewählten Bewerber auf der Bewerberliste genehmigen.
- Die übrigen Bewerber dort einzeln absagen — Locari verschickt die Absagemails.
- Mit Besichtigungsphase beenden (siehe oben) räumst du anschließend offene Buchungen und Slots auf.
Mehr dazu unter Entscheidungen treffen.
Ansichten und Felder
Phasenstatus-Banner
Oben auf der Seite — sichtbar nur wenn die Phase pausiert ist:
- Symbol und Hinweistext: „Besichtigungsphase pausiert"
- Erklärung, was mit Bewerbern in dieser Phase passiert
- Schaltflächen Reaktivieren und (wenn aktiv) Pausieren
Ist die Phase aktiv, erscheint nur die kompakte Pausieren-Schaltfläche rechts oben.
Besichtigungsdetails
Konfigurierbar pro Inserat — wird in Einladungs- und Bestätigungs-E-Mails an Bewerber eingefügt:
- Treffpunkt (z. B. „Eingang Hinterhof")
- Ansprechpartner (Name, Telefon)
- Hinweise (z. B. Parkhinweise, Klingelschild)
Inline-Statistik in der Tab-Leiste
Rechts in der Tab-Leiste siehst du den aktuellen Stand auf einen Blick — ohne Tab-Wechsel: „X Termine · Y Buchungen · Z verfügbar" (bevorstehende Slots, bestätigte Buchungen und noch buchbare Slots). Zusätzlich tragen die beiden Tabs jeweils eine Zähl-Badge.
Tab: Besichtigungen
Alle Bewerber mit einer aktuellen oder vergangenen Buchung:
- Name, E-Mail und Telefon des Bewerbers
- Gebuchter Slot: Datum, Uhrzeit, Dauer
- Buchungsstatus: Gebucht / Ausstehend (Bestätigung ausstehend) / Umbuchung angefragt / Storniert / Abgeschlossen
- Kalender-Icon bei gebuchten Terminen: Soft-Verschiebung auslösen
- Checkboxen für Mehrfach-Aktionen (Umbuchung mehrerer Termine auf einmal)
- Oben rechts im Tab: Schaltfläche Besichtigungsphase beenden (nur bei aktiven Buchungen oder bevorstehenden Slots)
Was Locari beim Buchen tut: Wählt der Bewerber einen Slot, bestätigt Locari die Buchung automatisch per E-Mail samt Kalender-Eintrag (ICS) und versendet vor dem Termin Erinnerungen (24 Stunden, 4 Stunden und 30 Minuten vorher). Ein Slot lässt sich nur buchen, wenn er noch frei ist und mindestens 2 Stunden in der Zukunft liegt. Was du entscheidest: Wie viele Plätze ein Slot hat (Einzel- oder Gruppen-Besichtigung) und ob du einen bestätigten Termin nachträglich verschiebst oder absagst.
Tab: Termine
Alle angelegten Zeitfenster, nach Datum gruppiert (Filter: Bevorstehend / Heute / Vergangen / Alle):
- Uhrzeit, Dauer, Typ (Einzeltermin oder Gruppe)
- Kapazität: gebuchte / maximale Plätze
- Slot-Status: Verfügbar / Ausgebucht / Vergangen / Abgesagt
- Drei-Punkte-Menü pro Slot: Termin löschen (ohne Buchungen) bzw. Termin absagen (mit Buchungen)
- Schaltfläche Termine hinzufügen: öffnet den Slot-Generator
Detaillierte Anleitung zur Slot-Verwaltung: Besichtigungs-Slots
Audit und Verlauf
Alle terminbezogenen Ereignisse werden im Tab Verlauf auf der Bewerber-Detailseite dokumentiert: wer eine Einladung versandt hat, wann der Bewerber gebucht hat, wer storniert hat und warum. Jeder Eintrag zeigt Akteur (Teammitglied namentlich oder „Locari KI"), Zeitstempel und Statuswechsel.
Aufbewahrung: Buchungs- und Stornierungshistorie bleibt bis zur Entscheidung im Auswahlverfahren erhalten und wird anschließend gemäß DSGVO-Frist (typischerweise 6 Monate nach Abschluss) gelöscht.
Das Beenden der Besichtigungsphase storniert aktive Buchungen und sendet ICS-Absagen — dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
Mehrere Termine auf einmal bearbeiten
Im Tab Besichtigungen (für Buchungen) und im Tab Termine (für Slots) kannst du über Checkboxen mehrere Einträge auswählen. Eine Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand bündelt dann die passende Mehrfach-Aktion — etwa mehrere Buchungen gemeinsam umbuchen oder mehrere freie Slots gemeinsam löschen.
Eine Übersicht aller Bewerber mit ihrem Terminstatus findest du auf der Bewerberliste.
💬 Auch per WhatsApp: Nach einer Besichtigung fragt Locari von sich aus nach deinem Eindruck — „Besichtigung beendet: Familie Müller. Wie war dein Eindruck?". Du diktierst die Notiz einfach als Sprachnachricht, und sie landet am richtigen Fall. → Locari per WhatsApp