Diese Seite zeigt den ganzen Weg einer Besichtigung: Einladung, Buchung, Kalendereinträge, Erinnerungen, Briefing und die Frage danach. Das meiste passiert von selbst. Wo Locari dich fragt, steht es dabei.
Was Locari hier tut: Bewerber mit freien Terminen einladen, Buchungen bestätigen, Kalendereinträge und Erinnerungen verschicken, kurz vor dem Termin ein Briefing schreiben und nach der Besichtigung nachfragen. Was du entscheidest: Welche freien Termine es gibt, wie es nach der Besichtigung weitergeht und jede Zu- oder Absage.
Häufige Aufgaben
- Verstehen, wie ein Bewerber zu seinem Termin kommt
- Kalendereinträge und Erinnerungen prüfen
- Wissen, was ein Bewerber selbst auslösen kann
- Das Briefing vor dem Termin lesen
- Nach der Besichtigung antworten
- Einen Termin absagen, verschieben oder anbieten
So gehst du vor
Einladung und Buchung
- Locari schreibt dem Bewerber per E-Mail und bietet zuerst einen freien Termin an. Passt er nicht, schlägt Locari bis zu 3 andere vor, nach mehreren Runden bis zu 5.
- Angeboten werden nur freie Termine dieser Wohnung mit freiem Platz, die frühestens in 4 Stunden beginnen.
- Der Bewerber antwortet auf die E-Mail. Gebucht ist er, sobald seine Antwort eintrifft und der Termin dann noch frei ist, bis spätestens 2 Stunden vor Beginn. Wer zuerst antwortet, bekommt den Platz.
Das Angebot gilt ohne Frist, solange der Termin frei und noch mindestens 2 Stunden entfernt ist. An ein unbeantwortetes Angebot erinnert Locari nicht. Fällt der angebotene Termin weg, weil er belegt, gelöscht oder vorbei ist, bekommt der Bewerber andere freie Termine, die er noch nicht hatte. Gibt es keine, wartet er, und Locari fragt dich nach neuen Terminen (Terminanfrage).
Beispiel: Familie Müller bucht Samstag 11:00 Uhr. Sie bekommt die Buchungsbestätigung und gleich danach eine zweite E-Mail mit dem Kalendereintrag. Du siehst die Buchung in den Benachrichtigungen, per WhatsApp und per E-Mail mit Kalendereintrag.
Kalendereinträge und Erinnerungen
- Der Bewerber bekommt den Kalendereintrag als Datei im Anhang. Titel „Besichtigung: Wohnung", Ort mit Treffpunkt, Dauer und Hinweise stehen darin. Der Kalender erinnert 1 Tag, 2 Stunden und 30 Minuten vorher.
- Locari erinnert zusätzlich per E-Mail: 24 Stunden vorher mit der Bitte, mit „Ja, ich komme" oder „Doch nicht" zu antworten, 4 Stunden vorher und 30 Minuten vorher. Bucht jemand kürzer als 24 Stunden vorher, entfällt die erste E-Mail. Alle enthalten einen Link zum Absagen und lassen sich nicht abbestellen.
- Du und dein Team bekommt einen knappen Eintrag: Besichtigung, Adresse, Name des Bewerbers und ein Link zu seinem Profil. Den Eintrag bekommt, wer durchführt, und wer „Alle Termine im Team" eingestellt hat. Ist niemand zugeordnet, bekommen ihn alle.
Verschiebt sich ein Termin, ersetzt ein aktualisierter Eintrag den alten. Entfällt er, bekommen beide Seiten eine Kalender-Absage als Datei. Wer sie öffnet, kann den Termin aus dem Kalender entfernen. Verlässt jemand das Team, bekommt er für seine künftigen Termine eine Kalender-Absage.
Was ein Bewerber selbst auslösen kann
Sein Termin bleibt immer stehen, bis etwas Neues sicher gebucht ist oder er selbst absagt.
- Absagen per Link in der Erinnerung oder per E-Mail, auch kurzfristig und ohne deine Freigabe. Locari klärt, was er will: einen neuen Termin (er bekommt deine freien Termine), die Bewerbung behalten (der Termin entfällt, die Bewerbung bleibt) oder kein Interesse mehr (die Bewerbung endet, sein Platz wird frei und Wartende rücken nach, wenn bis zum Beginn noch mindestens 4 Stunden bleiben).
- Eine andere Zeit wünschen: Ist die Wunschzeit genau frei und sind es noch mindestens 2 Stunden, bucht Locari ihn selbst um. Sonst schlägt Locari bis zu 3 freie Termine vor. Kürzer als 2 Stunden bekommst du eine Karte mit den Knöpfen Ja und Nein.
- Sich verspäten: Bis 15 Minuten bekommst du nur einen Hinweis. Bei mehr (z. B. 30 Minuten) fragt dich eine Karte, ob er später am selben Tag kommen kann. Antwortest du nicht, verfällt die Karte zum gewünschten Beginn, und der gebuchte Termin bleibt.
- Die Bewerbung zurückziehen: Der Termin entfällt mit Kalender-Absage, er bekommt eine Bestätigung und danach keine Post mehr.
Beispiel: Erna schreibt um 15:00 Uhr, sie komme um 17:00 Uhr 30 Minuten später. Du bekommst eine Karte mit Name, alter und neuer Zeit und tippst Ja. Locari verlegt den Termin.
In der Pause oder während einer Reservierung bucht Locari niemanden neu ein, außer die reservierte Person. Wer einen neuen Termin will, bekommt eine Antwort mit dem Anlass und wartet, seine Bewerbung bleibt. Einen Wunsch nach einer anderen Zeit bekommst du als Karte.
Das Briefing vor dem Termin
- Etwa 30 Minuten vor Beginn schickt Locari das Briefing per WhatsApp, an dieselben Personen wie den Kalendereintrag.
- Es nennt Termin und Treffpunkt, ob die Person ihr Kommen bestätigt hat, den Haushalt, Beruf und Einkommen, den Abgleich mit deinem Anforderungsprofil (je Punkt erfüllt, nicht erfüllt oder fehlt), die Zahl der Unterlagen und Hinweise aus dem Schriftverkehr. Kontaktdaten stehen nicht darin.
- Hast du Locari in den letzten 24 Stunden nicht geschrieben, kommt zuerst nur eine Vorlage mit dem Knopf Kurzinfo zeigen. Ein Tipp, und das Briefing kommt.
Was Locari hier tut: Den Stand der Person gegen dein Anforderungsprofil abgleichen und die Fakten kurz fassen. Was du entscheidest: Alles danach. Das Briefing bewertet niemanden und gibt keine Rangfolge.
Nach der Besichtigung antworten
- Sobald der Termin vorbei ist, fragt Locari dich je Person per WhatsApp und in der App: „Wie war dein Eindruck? Wie soll es weitergehen?" Deinen Eindruck kannst du als Notiz dazuschreiben.
- Wähle Unterlagen anfordern (siehe Unterlagen anfordern), Absagen, Nicht erschienen oder Später entscheiden. Bei Nicht erschienen fragt Locari weiter: Absagen, Neuer Termin oder Nichts unternehmen.
- Antwortest du nicht, erinnert Locari dich einmal nach 2 Stunden. Danach bleibt die Frage in der App offen, und Locari erinnert nach 1, 3 und 7 Tagen.
Bei Gruppenterminen beantwortest du die Frage für bis zu 20 Personen auf einmal. Die Frage kommt nicht, wenn die Unterlagen schon vor dem Termin angefordert wurden. Der Bewerber wird nach dem Termin nicht nach seinem Interesse gefragt.
Angaben für die Einladung pflegen
- Im Reiter Besichtigungen der Vermietung in der Karte Angaben für die Einladung den Stift am Wert anklicken.
- Treffpunkt, Kontaktperson oder Anreisehinweise ändern und speichern.
- Auf die Frage „Bewerber informieren?" antwortest du mit Ja, informieren oder Nein, nicht informieren.
Beispiel: Treffpunkt „Hauseingang Musterstraße 12", Hinweis „Parkplatz im Hof".
Wer führt durch und Kalender abonnieren
- Beim Anlegen freier Termine wählst du im Feld Wer führt durch? eine Person aus dem Team. Später ordnest du im Tagesplan zu, bei mehreren Terminen mit Person zuordnen. Gebuchte Bewerber erfahren den Namen, aber keine Telefonnummer.
- Eigenen Kalender verbinden: Benutzereinstellungen → Kalender → Kalender verbinden. Auf dem iPhone steht „Kalender verbunden." erst, wenn dein Kalender die Adresse wirklich abgerufen hat. Der Kalender aktualisiert sich etwa alle 4 Stunden.
- Adresse neu erzeugen macht die alte Adresse ungültig, Abo beenden stoppt sie sofort.
Ansichten und Felder
Reiter Besichtigungen
- Alle Bewerber mit gebuchtem oder früherem Termin: Name, Datum, Uhrzeit, Dauer
- Buchungsstand: Gebucht, Ausstehend, Umbuchung angefragt, Storniert, Abgeschlossen
- Teilnahme: „hat bestätigt" oder „keine Antwort"; „hat abgesagt" siehst du in der App
- Menü Aktionen zu dieser Besichtigung am Termin (siehe Termine absagen, verschieben, anbieten)
- Knopf Besichtigungen pausieren bzw. Besichtigungen aktivieren (siehe Besichtigungen pausieren)
Reiter Termine
- Alle freien Termine nach Datum, Filter Bevorstehend, Heute, Vergangen, Alle
- Einzeltermin mit einem Platz, Gruppentermin mit bis zu 50 Plätzen, gebuchte und maximale Plätze
- Knopf Freie Termine anlegen (siehe Freie Termine anlegen)
- Ansichten Übersicht, Woche und Monat ab 768 px Breite
Audit und Verlauf
Jedes Ereignis steht im Verlauf der Person: Einladung, Buchung, Erinnerung, Absage, Umbuchung, mit Akteur (Teammitglied oder Locari KI) und Zeitstempel.
Aufbewahrung: Der Verlauf bleibt bis zur Entscheidung erhalten. Die Daten der übrigen Bewerber löscht Locari nach deiner Wahl beim Abschließen (siehe Vermietung abschließen).
Eine abgesagte Besichtigung lässt sich nicht zurückholen. Die Bewerbung bleibt bestehen, ein neuer Termin muss gebucht werden.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Ansehen und bearbeiten: Nur Mitglieder deines Teams mit Zugriff auf die Vermietung. Wer nur lesen darf, sieht die Karten ohne Stift.
- Freigeben: Was einem Bewerber schreibt oder etwas löscht, geschieht erst nach deinem Tipp auf den Knopf, in der App, per WhatsApp und über MCP gleich.
- Mehrere Termine auf einmal: Im Reiter Besichtigungen wählst du mehrere Termine und nutzt Umbuchen oder Person zuordnen. Für Bewerber nutze die Bewerberliste — einladen, absagen, filtern nach Phase und Stand.