In dieser Sektion steuerst du die gesamte Besichtigungsphase für ein Inserat. Du legst Zeitslots an, siehst auf einen Blick wer gebucht hat und wer noch eingeladen werden muss, verschiebst oder stornierst Termine und beendest die Runde mit einem Klick — ohne manuelle E-Mails.
Was Locari hier automatisch tut: Qualifizierte Bewerber einladen, sobald Slots vorhanden sind; Buchungsbestätigungen und 24-Stunden-Erinnerungen versenden; Absagen entgegennehmen und Alternativen anbieten; Bewerber ohne aktive Buchung automatisch erneut einladen, wenn neue Slots entstehen. Was du entscheidest: Welche Slots angelegt werden, wann die Phase pausiert oder beendet wird, ob einzelne Bewerber explizit ausgeschlossen oder priorisiert werden.
Häufige Aufgaben
- Wie die automatische Einladung funktioniert
- Besichtigungsphase starten oder reaktivieren
- Treffpunkt und Ansprechpartner hinterlegen
- Slots anlegen und verwalten
- Phase pausieren oder beenden
- Endentscheidung treffen und alle Bewerber absagen
- Buchungen und Slots im Überblick
Besichtigungstermine werden im Rahmen eines Inserats verwaltet. Die allgemeine Terminplanung pro Inserat findest du auch unter Termine im Inserat.
Wie die automatische Einladung funktioniert
Du musst Bewerber nicht einzeln einladen — das übernimmt Locari. Der gesamte Ablauf hängt an einem Auslöser: sobald ein Bewerber in der Besichtigungsphase ist und freie Slots existieren, geht die Einladung automatisch raus.
Wer wird automatisch eingeladen? Nur Bewerber, die nach der Vorauswahl in der Besichtigungsphase angekommen sind. Bewerber, die noch in Prüfung oder Vorauswahl stehen, bekommen keine Termin-Einladung — erst die Qualifikation schaltet sie frei.
Wann genau löst Locari die Einladung aus?
- Wenn du neue Slots anlegst (manuell oder über die KI) — alle wartenden Bewerber ohne Termin werden sofort eingeladen.
- Wenn ein Bewerber die Besichtigungsphase erreicht und bereits freie Slots vorhanden sind.
- Wenn du die Phase reaktivierst — pausierte Bewerber kommen zurück in die Terminplanung und werden erneut angeschrieben.
Wen lässt Locari bewusst aus (kein Doppel-Versand):
- Bewerber mit einer aktiven Buchung auf diesem Inserat.
- Bewerber mit einem noch offenen Einladungs-Angebot auf einem gültigen, zukünftigen Slot (z. B. vor 2 Stunden eingeladen, noch keine Antwort). Erst wenn ihr Angebot beantwortet, abgelaufen oder der Slot gelöscht wurde, lädt Locari sie erneut ein.
Welche Slots kommen in die Einladung? Locari berücksichtigt nur Slots, die mindestens 4 Stunden in der Zukunft liegen und noch freie Plätze haben. Die erste Einladung schlägt den nächstmöglichen Termin vor. Fragt ein Bewerber nach Alternativen, bietet Locari mehrere zur Auswahl an.
Was, wenn keine passenden Slots da sind? Statt einer leeren Einladung benachrichtigt Locari dein Team mit der Bitte, weitere Termine anzulegen. Der Bewerber bleibt in der Terminplanung und wird automatisch eingeladen, sobald neue Slots existieren.
Was Locari tut: Die richtigen Bewerber zum richtigen Zeitpunkt einladen, Doppel-Einladungen vermeiden, nur reale freie Slots mit genug Vorlauf vorschlagen und dein Team anstoßen, wenn die Termine knapp werden. Was du entscheidest: Welche Bewerber die Besichtigungsphase erreichen (über die Vorauswahl) und welche und wie viele Slots du anlegst.
So gehst du vor
Besichtigungsphase starten oder reaktivieren
- Im Inserat zum Tab Besichtigungen navigieren.
- Wenn die Phase pausiert ist, erscheint ein gelbes Banner — Reaktivieren klicken.
- Locari setzt alle pausierten Bewerber auf Terminplanung zurück und verschickt automatisch Einladungen.
Beispiel: Familie Müller hat den Status Pausiert. Nach dem Reaktivieren erhält sie innerhalb weniger Minuten eine neue Einladungs-E-Mail mit den aktuell verfügbaren Slots.
Was Locari prüft: Ob ein Bewerber bereits eine aktive Buchung hat oder ein noch gültiges Angebot aussteht — nur Bewerber ohne beides erhalten eine erneute Einladung. Was du entscheidest: Wann du reaktivierst und ob du im Anschluss neue Slots hinzufügen möchtest.
Treffpunkt und Ansprechpartner hinterlegen
- Bereich Besichtigungsdetails auf der Seite aufklappen.
- Treffpunkt, Ansprechpartner und Hinweise eintragen, speichern.
- Optional: Locari per Dialog beauftragen, alle Bewerber mit bestätigtem Termin über die Änderung zu informieren.
Beispiel: Treffpunkt „Hauseingang Musterstraße 12, Klingelschild Müller", Ansprechpartner „Thomas Meier, 0170 / 123 456 78".
Besichtigungsphase pausieren oder beenden
Pausieren (temporär — Einladungen werden gestoppt):
- Schaltfläche Pausieren oben rechts klicken.
- Bewerber mit aktiver Buchung erhalten eine Stornierungsmail mit ICS-Absage; ihr Status wechselt auf Pausiert.
- Bewerber ohne Buchung werden ebenfalls auf Pausiert gesetzt — ohne Benachrichtigung.
- Reaktivieren stellt alle Pausierten auf Terminplanung zurück.
Besichtigungsrunde beenden (alle Slots löschen, Bewerber zurücksetzen):
- Im Tab Buchungen → Besichtigungsrunde beenden klicken.
- Optionalen Grund eintragen — er erscheint in der Stornierungsmail.
- Locari storniert alle aktiven Buchungen, löscht zukünftige Slots (soft) und setzt Bewerber auf Slots angefragt.
- Sobald neue Slots angelegt werden, startet die Einladungsrunde automatisch erneut.
Endentscheidung und Abschluss
Wenn du dich für einen Bewerber entschieden hast:
- Bewerber auf der Bewerberliste genehmigen (Status Genehmigt).
- Im Tab Buchungen → Endentscheidung → alle übrigen Bewerber ablehnen.
- Locari storniert offene Buchungen, löscht verbleibende Slots und schickt Absagemails an alle nicht genehmigten Bewerber.
Die Endentscheidung setzt mindestens einen genehmigten Bewerber voraus. Ohne Genehmigung blockiert Locari den Vorgang.
Ansichten und Felder
Phasenstatus-Banner
Oben auf der Seite — sichtbar nur wenn die Phase pausiert ist:
- Symbol und Hinweistext: „Besichtigungsphase pausiert"
- Erklärung, was mit Bewerbern in dieser Phase passiert
- Schaltflächen Reaktivieren und (wenn aktiv) Pausieren
Ist die Phase aktiv, erscheint nur die kompakte Pausieren-Schaltfläche rechts oben.
Besichtigungsdetails
Konfigurierbar pro Inserat — wird in Einladungs- und Bestätigungs-E-Mails an Bewerber eingefügt:
- Treffpunkt (z. B. „Eingang Hinterhof")
- Ansprechpartner (Name, Telefon)
- Hinweise (z. B. Parkhinweise, Klingelschild)
Statistik-Kacheln
Oben auf der Seite — Überblick ohne Tab-Wechsel:
- Slots gesamt / davon bevorstehend / vergangen
- Buchungen gesamt / bestätigt / Bestätigung ausstehend / storniert
- Verfügbare Slots / ausgebuchte Slots
Tab: Buchungen
Alle Bewerber mit einer aktuellen oder vergangenen Buchung:
- Name, E-Mail und Telefon des Bewerbers
- Gebuchter Slot: Datum, Uhrzeit, Dauer
- Buchungsstatus (gebucht / Bestätigung ausstehend / storniert)
- Kalender-Icon: Soft-Verschiebung auslösen
- Checkboxen für Bulk-Aktionen
Was Locari beim Buchen tut: Wählt der Bewerber einen Slot, bestätigt Locari die Buchung automatisch per E-Mail samt Kalender-Eintrag (ICS) und versendet vor dem Termin Erinnerungen (24 Stunden, 4 Stunden und 30 Minuten vorher). Ein Slot lässt sich nur buchen, wenn er noch frei ist und mindestens 2 Stunden in der Zukunft liegt. Was du entscheidest: Wie viele Plätze ein Slot hat (Einzel- oder Gruppen-Besichtigung) und ob du einen bestätigten Termin nachträglich verschiebst oder absagst.
Tab: Slots
Alle angelegten Zeitfenster:
- Datum, Uhrzeit, Dauer
- Kapazität: gebuchte / maximale Plätze
- Slot-Status: verfügbar / ausgebucht / vergangen / gelöscht
- Button Termine hinzufügen: öffnet den Slot-Generator
Detaillierte Anleitung zur Slot-Verwaltung: Besichtigungs-Slots
Audit und Verlauf
Alle terminbezogenen Ereignisse werden im Tab Verlauf auf der Bewerber-Detailseite dokumentiert: wer eine Einladung versandt hat, wann der Bewerber gebucht hat, wer storniert hat und warum. Jeder Eintrag zeigt Akteur (Teammitglied namentlich oder „Locari KI"), Zeitstempel und Statuswechsel.
Aufbewahrung: Buchungs- und Stornierungshistorie bleibt bis zur Entscheidung im Auswahlverfahren erhalten und wird anschließend gemäß DSGVO-Frist (typischerweise 6 Monate nach Abschluss) gelöscht.
Das Beenden der Besichtigungsrunde und die Endentscheidung stornieren aktive Buchungen und senden ICS-Absagen — diese Schritte können nicht rückgängig gemacht werden.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
- Slots anlegen und löschen: alle Mitglieder.
- Buchungen stornieren und verschieben: alle Mitglieder.
- Phase pausieren / reaktivieren / beenden: alle Mitglieder — die Aktion betrifft alle Bewerber und ist teilweise nicht umkehrbar.
- Endentscheidung (Bulk-Absage): alle Mitglieder — setzt mindestens einen genehmigten Bewerber voraus; die Absagen sind unwiderruflich.
- Mehrere Buchungen gleichzeitig: Checkboxen im Tab Buchungen aktivieren, Aktionsleiste am unteren Rand nutzen.
- Bewerberübersicht mit Terminstatus: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.