Termine absagen, verschieben, anbieten

Hier regelst du einzelne Besichtigungstermine: absagen, verschieben, anbieten. Es geht nur um den Termin. Die Bewerbung bleibt bestehen, außer du sagst dem Bewerber ausdrücklich ab (siehe Entscheidungen treffen).

Häufige Aufgaben

• Einen Termin absagen
• Alle Termine zu einer Uhrzeit oder an einem Tag absagen
• Einen Termin verschieben
• Einer Person einen Termin anbieten
• Neue freie Termine anlegen und Wartende einladen
• Verstehen, wer nachrückt

So gehst du vor

Einen Termin absagen

1. Im Reiter Besichtigungen der Vermietung im Menü Aktionen zu dieser Besichtigung am Termin Besichtigung absagen (der ganze Termin) oder Nur diese Buchung absagen wählen. Per WhatsApp sagst du z. B. „Sag Ernas Termin morgen ab".
2. Locari zeigt eine Karte mit dem Satz „Nur der Termin entfällt, die Bewerbung bleibt bestehen" und den Knöpfen Termin absagen und Abbrechen. Du gibst den Grund an oder tippst einen Vorschlag, z. B. „Ich bin verhindert".
3. Mit Termin absagen geht die E-Mail mit dem Grund und eine Kalender-Absage an die Person. Auch du und dein Team bekommen die Kalender-Absage.

Gibt es noch freie Termine (mit freiem Platz, frühestens in 4 Stunden, nie die abgesagten), stehen sie in derselben E-Mail, und die Person bucht einen per Antwort. Gibt es keine, wartet sie, und Locari fragt dich nach neuen Terminen (Terminanfrage).

Beispiel: Du sagst „Sag Ernas Termin morgen ab". Nur Ernas Termin am Donnerstag um 17 Uhr entfällt. Erna bleibt im Rennen. Bei einem Gruppentermin bleibt der Termin für die anderen bestehen.

Ist unklar, was du meinst („Sag Erna ab"), fragt Locari mit Knöpfen nach: Besichtigung absagen (nur der Termin) oder Endgültig absagen (Erna ist aus der Auswahl raus, ihr Platz wird frei und Wartende rücken nach).

Alle Termine zu einer Uhrzeit oder an einem Tag absagen

Was entfällt, hängt davon ab, wie du es sagst. Ausgeführt wird erst nach deinem Tipp auf Termin absagen.

1. Ein ganzer Tag („Sag morgen alle Termine ab"): Alle gebuchten und alle freien Termine dieses Tages entfallen, damit niemand mehr an diesem Tag bucht.
2. Eine Uhrzeit oder ein Zeitraum: „um 17 Uhr" trifft nur Termine mit Beginn 17 Uhr, „ab 17 Uhr" alles ab 17 Uhr, „bis 17 Uhr" alles, was vor 17 Uhr beginnt. Gebuchte und freie Termine fallen weg, der Rest des Tages bleibt.
3. Nicht eindeutig („Sag den Termin morgen ab" bei mehreren): Locari fragt mit Knöpfen, die zeigen, was passiert, z. B. „Nur 17 Uhr (1 Person)" oder „Alle Termine morgen (17–19 Uhr, 6 Personen, dazu 2 freie Termine)".

Liegt ein Termin genau auf der Grenze, z. B. „bis 17 Uhr" und ein Termin von 16:45 bis 17:15 Uhr, fragt Locari bei genau diesem Termin nach. Vor dem Klick siehst du, welche gebuchten und freien Termine gelöscht werden und wer betroffen ist.

„Sag alle Besichtigungen ab" ist keine Terminabsage. Locari fragt nach dem Grund und legt dir höchstens drei Knöpfe vor, die zum Stand der Vermietung passen, z. B. bei einer Reservierung für Frau Berger: Termine der anderen absagen, Wohnung zusagen oder Vermietung abschließen.

Einen Termin verschieben

1. Im Menü Aktionen zu dieser Besichtigung am Termin Alternativtermin vorschlagen (unverbindlich) oder Termin verschieben (verbindlich) wählen. Für mehrere Termine nutzt du nach Auswahl Umbuchen. Per WhatsApp: „Frag Erna, ob ihr auch Samstag 11 Uhr passt".
2. Den Grund angeben (Pflicht). Die neue Zeit nennst du selbst oder wählst sie unter Alternative Termine auswählen. Ohne Angabe nimmt Locari bis zu 3 passende freie Termine. Gibt es zu deiner Zeit keinen, legt Locari einen Einzeltermin an, den es nur für die Person freihält, solange ihr Angebot offen ist.
3. Locari legt dir die Wahl per Knopf vor, ohne Vorauswahl.

Alternativtermin vorschlagen (unverbindlich): Erna bekommt Samstag 11 Uhr angeboten, ihr Sonntagstermin bleibt. Nimmt sie an, wird umgebucht, und beide Seiten bekommen einen aktualisierten Kalendereintrag. Lehnt sie ab oder schweigt sie, bleibt es bei Sonntag.

Termin verschieben (verbindlich): Der Sonntagstermin entfällt sofort mit Kalender-Absage an beide Seiten, Erna bekommt Samstag 11 Uhr angeboten. Kann sie nicht, bekommt sie deine anderen freien Termine. Gibt es keine, fragt Locari dich nach neuen Terminen.

Locari bucht niemanden ohne seine Zusage ein. Auf den frei gewordenen Platz rückt niemand nach, denn du hast verschoben, um zu dieser Zeit nicht mehr hinzumüssen.

Änderst du Datum oder Uhrzeit eines Termins, auf den schon jemand gebucht hat, ist das für jeden Gebuchten ein Verschieben. Bei Dauer, Treffpunkt oder Hinweisen bekommen die Gebuchten eine E-Mail mit der Änderung und einen aktualisierten Kalendereintrag.

Einer Person einen Termin anbieten

1. Am Bewerberprofil in der Karte Entscheidung auf Termin anbieten tippen, am Telefon im Menü daneben. Per WhatsApp: „Biete Erna Donnerstag 18 oder 19 Uhr an".
2. Eine bis drei Zeiten nennen. Ein Grund ist nicht nötig.
3. Die Person bekommt die Einladung. Gibt es zu einer Zeit keinen freien Termin, legt Locari einen Einzeltermin an, den es nur für sie freihält. Bucht sie, bekommst du die Buchung wie jede andere.

Das geht, wenn die Person im Rennen ist und keinen gebuchten Termin hat. In der Vorauswahl heißt der Knopf Zur Besichtigung einladen. Hat sie schon einen Termin, wird daraus „Termin verschieben".

Neue freie Termine anlegen und Wartende einladen

1. Beim Anlegen freier Termine, während die Besichtigungen laufen, fragt Locari „Wen lade ich ein?": Alle Wartenden, Eine Auswahl, Die ersten … oder Niemand.
2. Bei Niemand lädt Locari keinen ein. Die Wartenden bleiben ohne nächsten Schritt, und Locari erinnert dich nach 1, 3 und 7 Tagen.
3. In der Pause oder während einer Reservierung werden neue Termine gespeichert und laden niemanden ein, bis die Besichtigungen wieder laufen.

Wer nachrückt

Sagst du einen Termin ab oder verschiebst ihn, rückt nie jemand nach. Wartende rücken nur nach, wenn ein Bewerber selbst absagt, zurückzieht, von sich aus umbucht oder du einem Bewerber endgültig absagst. Voraussetzung: Die Besichtigungen laufen, und bis zum Beginn bleiben mindestens 4 Stunden. Die Reihenfolge richtet sich nach der Wartezeit.

Ansichten und Felder

Menü Aktionen zu dieser Besichtigung

• Besichtigung absagen: der ganze Termin, alle Buchungen darauf
• Nur diese Buchung absagen: eine Person, die übrigen freien Termine bleiben
• Alternativtermin vorschlagen (unverbindlich) und Termin verschieben (verbindlich)
• Rückmeldung erfassen nach dem Termin

Karte vor dem Absagen

• Satz „Nur der Termin entfällt, die Bewerbung bleibt bestehen"
• Name, Tag und Uhrzeit je betroffener Person
• gebuchte und freie Termine, die gelöscht werden
• Knöpfe Termin absagen und Abbrechen

Audit und Verlauf

Absage, Grund, Verschiebung und Angebot stehen im Verlauf der Person mit Akteur und Zeitstempel. Der Grund steht auch in der Mail an die Person.

Aufbewahrung: Der Verlauf bleibt bis zum Löschen der Bewerberdaten erhalten (nach 90 Tagen oder sofort, deine Wahl beim Abschließen).

Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl

• Absagen, verschieben, anbieten: Teammitglieder, die die Vermietung bearbeiten dürfen. Wer nur lesen darf, kann nichts ändern.
• Freigabe: Immer erst nach deinem Tipp, in der App, per WhatsApp und über MCP gleich.
• In der Pause und bei Reservierung: Niemand bekommt neue Termine angeboten, außer die reservierte Person. Gebuchte Termine kannst du weiter verschieben. Locari antwortet z. B. „In der Pause lade ich niemanden ein. Erst Besichtigungen aktivieren."
• Mehrere auf einmal: Im Reiter Besichtigungen nach Auswahl Besichtigungen absagen oder Umbuchen. Bewerber absagen, einladen oder reaktivieren geht in der Bewerberliste — filtern nach Phase und Stand, N absagen, N reaktivieren.

Verwandte Seiten

• Besichtigungsablauf
• Besichtigungen pausieren
• Entscheidungen treffen
• Freie Termine anlegen