Auf dieser Seite legst du die Zeitfenster für Wohnungsbesichtigungen fest und siehst auf einen Blick, wer bereits gebucht hat, wer noch eingeladen werden muss und welche Slots noch verfügbar sind. Locari übernimmt die Terminkoordination per E-Mail — du entscheidest, wann Slots online gehen und wann die Phase endet.
Was Locari hier automatisch tut: Passende Bewerber in der Besichtigungsphase kontaktieren, freie Slots vorschlagen, Buchungsbestätigungen versenden, 24-Stunden-Erinnerungen schicken, Absagen entgegennehmen und Alternativen anbieten. Was du entscheidest: Welche Slots angelegt werden, wann die Besichtigungsphase pausiert oder beendet wird, ob ein Bewerber trotz Absage erneut eingeladen wird.
Häufige Aufgaben
- Terminslots anlegen
- Bewerber zur Besichtigung einladen
- Termin verschieben oder absagen
- Besichtigungsphase pausieren oder beenden
- Buchungen und Slots im Überblick
- Terminstatus nachvollziehen
Für mehrere Bewerber gleichzeitig wechselst du zur Bewerberliste — dort: Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.
So gehst du vor
Terminslots anlegen
- Tab Slots öffnen — oben rechts Termine hinzufügen klicken.
- Im Slot-Generator Datum, Uhrzeit, Dauer und maximale Teilnehmerzahl eintragen. Beispiel: Di 10.06.2026, 14:00–14:30 Uhr, max. 2 Personen.
- Mehrere Slots auf einmal generieren — der Generator unterstützt Wiederholungen für mehrere Wochentage.
- Speichern — Locari verteilt Einladungen automatisch an alle Bewerber, die noch keinen Termin haben.
Was Locari prüft: Ob ein Bewerber bereits eingeladen oder gebucht ist, ob neue Slots innerhalb des Abrechnungszeitraums liegen. Bewerber ohne aktive Buchung erhalten eine Einladung mit den neuen Terminoptionen — ohne manuellen Aufwand. Was du tust: Du wählst Datum, Uhrzeit und Kapazität. Die Auswahl, welche Bewerber eingeladen werden, übernimmt Locari.
Bewerber einladen
Im Inserat-Kontext gilt: Du lädst nicht von Hand ein — die Einladung hängt am Bewerberstatus. Sobald ein Bewerber nach der Vorauswahl in der Besichtigungsphase angekommen ist und freie Slots existieren, schickt Locari ihm automatisch eine Einladung mit dem nächstmöglichen Termin. Bewerber, die noch in Prüfung oder Vorauswahl stehen, erhalten keine Termin-Einladung.
Locari verschickt eine (neue) Einladung in genau diesen Fällen:
- Ein qualifizierter Bewerber erreicht die Besichtigungsphase und es gibt bereits freie Slots.
- Du legst neue Slots an — alle wartenden Bewerber ohne Termin (Status Terminplanung oder Slots angefragt) werden in einem Schwung eingeladen.
- Du reaktivierst die pausierte Phase.
Wer eine aktive Buchung oder ein noch offenes Einladungs-Angebot auf einem gültigen Slot hat, wird übersprungen — so vermeidet Locari Doppel-Einladungen. Angeboten werden nur Slots mit mindestens 4 Stunden Vorlauf.
Für eine manuelle Einzel-Einladung (z. B. erneutes Anstoßen):
- Tab Buchungen öffnen.
- Bewerber — z. B. Familie Müller — in der Liste suchen.
- Über den Bewerber-Link zur Bewerber-Detailseite navigieren und dort eine Einladung auslösen.
Details zur Slot-Logik und zu den Bedingungen findest du unter Besichtigungen verwalten.
Was Locari tut: Antwortet ein Bewerber auf die Einladung, koordiniert Locari die Terminwahl selbstständig — bietet auf Nachfrage Alternativen an, berücksichtigt Wünsche wie „lieber nachmittags" oder „nur am Wochenende" und bucht den gewählten Slot mit Bestätigung. Findet sich kein passender Termin und der Bewerber hat eine echte Einschränkung, meldet Locari das an dein Team. Was du entscheidest: Ob du auf eine solche Meldung hin einen passenden Slot anlegst oder dem Bewerber absagst.
Termin verschieben oder absagen
Einzeln verschieben (Soft-Verschiebung):
- Tab Buchungen → Buchung auswählen → Kalender-Symbol klicken.
- Neue Slot-Optionen wählen.
- Locari schickt dem Bewerber eine E-Mail mit den Alternativen — die bestehende Buchung bleibt aktiv, bis der Bewerber einen neuen Slot wählt.
Buchung stornieren:
- Tab Buchungen → Buchung(en) auswählen (Checkbox) → Stornieren klicken.
- Optionaler Grund — Locari verwendet ihn für die Stornierungsmail.
- Locari sendet Kalender-Absage (ICS) und informiert den Bewerber per E-Mail.
Mehrere Buchungen auf einmal verschieben (Bulk):
- Tab Buchungen → Checkboxen für mehrere Buchungen aktivieren.
- Schwebende Aktionsleiste am unteren Rand → Verschieben wählen.
- Ziel-Slots wählen, bestätigen — Locari benachrichtigt alle Betroffenen.
Besichtigungsphase pausieren oder beenden
Pausieren (temporär — Terminkoordination wird gestoppt):
- Schaltfläche Pausieren im Bereich Besichtigungsphase klicken.
- Bewerber mit bestätigter Buchung werden gewarnt — Buchungen können dabei storniert werden.
- Locari setzt alle Bewerber in der Terminphase auf Pausiert.
- Reaktivieren setzt alle Pausierten wieder auf Terminplanung — Einladungen gehen automatisch raus.
Besichtigungsrunde beenden (alle Slots löschen, Bewerber zurücksetzen):
- Tab Buchungen → Besichtigungsrunde beenden klicken.
- Optionalen Grund eintragen — dieser erscheint in der Stornierungsmail.
- Locari storniert alle aktiven Buchungen, löscht künftige Slots (soft) und setzt Bewerber auf Slots angefragt.
- Sobald neue Slots angelegt werden, startet die Einladungsrunde automatisch erneut.
Ansichten und Felder
Tab: Buchungen
Alle Bewerber, die eine Buchung haben oder hatten — chronologisch sortiert, aktive zuerst:
- Name, E-Mail und Telefon des Bewerbers
- Gebuchter Slot: Datum, Uhrzeit und Dauer
- Buchungsstatus (siehe Referenz unten)
- Kalender-Icon (bei aktiver Buchung): Soft-Verschiebung auslösen
- Stornierungsdatum (bei abgesagten Buchungen)
Checkboxen erlauben Bulk-Aktionen (Verschieben, Stornieren) für mehrere Buchungen gleichzeitig.
Tab: Slots
Alle angelegten Zeitfenster, zukünftige und vergangene:
- Datum und Uhrzeit
- Dauer in Minuten
- Kapazität: gebuchte / maximale Plätze
- Slot-Status: verfügbar, ausgebucht, vergangen, gelöscht
- Button Termine hinzufügen: öffnet den Slot-Generator
Ungebuchte Slots löschen entfernt alle zukünftigen Slots ohne Buchung in einem Schritt.
Termin-Konfiguration
Beim Anlegen eines Slots konfigurierbar:
- Datum (nur Zukunft, innerhalb des Abrechnungsfensters)
- Uhrzeit (von)
- Dauer in Minuten (z. B. 30 min)
- Maximale Teilnehmer pro Slot (z. B. 2 für Gruppen-Besichtigung)
Buchungsstatus-Referenz
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Gebucht | Bewerber hat einen Slot bestätigt — Termin ist fest |
| Bestätigung ausstehend | Bewerber wurde eingeladen, Antwort fehlt noch |
| Umplanung | Bewerber hat Verschiebungsangebot erhalten, Auswahl steht aus |
| Abgesagt | Buchung wurde storniert (Bewerber oder Vermieter) |
| Abgeschlossen | Termin liegt in der Vergangenheit |
Bewerber-Phasenstatus in der Terminphase
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Terminplanung | Bewerber wartet auf Einladung oder antwortet noch |
| Einladung versandt | Terminvorschlag wurde per E-Mail geschickt |
| Slots angefragt | Bewerber hat Interesse bekundet, wartet auf Slots |
| Termin geplant | Slot ist gebucht und bestätigt |
| Pausiert | Besichtigungsphase vorübergehend gestoppt |
Audit und Verlauf
Der Tab Verlauf auf der Bewerber-Detailseite protokolliert alle terminbezogenen Ereignisse: wer eine Einladung versandt hat, wann der Bewerber gebucht hat, wer einen Termin storniert hat und warum. Pro Eintrag sichtbar: Akteur (Teammitglied namentlich oder „Locari KI"), Zeitstempel und Statuswechsel.
Aufbewahrung: Buchungs- und Stornierungshistorie bleibt bis zur Entscheidung im Auswahlverfahren erhalten. Nach DSGVO-Frist (typischerweise 6 Monate nach Abschluss) werden Bewerberdaten gelöscht.
Hinweis: Das Beenden der Besichtigungsrunde storniert alle aktiven Buchungen und sendet Kalender-Absagen an die betroffenen Bewerber — dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
- Slots anlegen und löschen: alle Mitglieder.
- Buchungen stornieren und verschieben: alle Mitglieder.
- Besichtigungsphase pausieren / beenden: alle Mitglieder — die Aktion betrifft alle Bewerber und ist teilweise nicht umkehrbar.
- Mehrere Buchungen gleichzeitig verschieben oder stornieren: Checkboxen in Tab Buchungen aktivieren — schwebende Aktionsleiste erscheint am unteren Rand.
- Bewerberübersicht mit Filter nach Terminstatus: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.