Auf dieser Seite legst du die konkreten Zeitfenster für Wohnungsbesichtigungen an. Sobald ein Slot gespeichert ist, lädt Locari automatisch alle Bewerber ein, die noch keinen Termin haben oder deren letztes Angebot abgelaufen ist — ohne weiteren manuellen Aufwand.
Was Locari automatisch tut: Nach dem Speichern neuer Slots prüft Locari, welche Bewerber in der Besichtigungsphase noch keine aktive Buchung und kein gültiges offenes Angebot haben. Diese Bewerber erhalten automatisch eine Einladung mit den neuen Terminoptionen. Was du entscheidest: Datum, Uhrzeit, Dauer und Kapazität jedes Slots. Ob ein Slot für eine Gruppe (mehrere Buchungen) oder einzeln genutzt wird, legst du über die Teilnehmerzahl fest.
Häufige Aufgaben
- Slots anlegen — Schritt für Schritt
- Mehrere Slots auf einmal generieren
- Ungebuchte Slots löschen
- Slot-Status nachvollziehen
- Bewerber nach neuer Slot-Runde erneut einladen
- Slots innerhalb des Abrechnungsfensters anlegen
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So gehst du vor
Slots anlegen
- Tab Slots im Bereich Besichtigungen öffnen.
- Termine hinzufügen klicken — der Slot-Generator öffnet sich.
- Datum, Startzeit, Dauer und maximale Teilnehmerzahl eintragen. Beispiel: Mi 14.05.2026 um 17:00 Uhr, 30 Minuten, max. 1 Person.
- Speichern — Locari speichert den Slot und startet automatisch die Einladungslogik.
Was Locari nach dem Speichern prüft: Ob die Besichtigungsphase aktiv ist; war sie pausiert, wird sie implizit reaktiviert. Dann prüft Locari alle Bewerber in der Besichtigungsphase: Wer kein aktives Booking und kein gültiges offenes Angebot hat, erhält eine Einladung. Was du tust: Datum und Kapazität festlegen. Die Auswahl, wer eingeladen wird, übernimmt Locari vollständig.
Mehrere Slots generieren
- Im Slot-Generator mehrere Einträge hinzufügen — der Generator unterstützt Wiederholungen für verschiedene Wochentage.
- Beispiel: Mi 14.05.2026 17:00 Uhr + Do 15.05.2026 10:00 Uhr + Do 15.05.2026 10:30 Uhr — alle auf einmal speichern.
- Locari erstellt alle Slots in einem Schritt und löst die Einladungslogik einmalig für alle neuen Slots aus.
Validierungen beim Anlegen:
- Slots in der Vergangenheit werden abgelehnt (Fehlermeldung mit Datum und Uhrzeit).
- Slots nach dem Ende des Abrechnungsfensters werden abgelehnt — Locari nennt das Enddatum in der Fehlermeldung.
Ungebuchte Slots bereinigen
Wenn eine Besichtigungsrunde abgeschlossen ist und noch leere Slots vorhanden sind:
- Tab Slots öffnen.
- Ungebuchte Slots löschen klicken.
- Locari löscht alle zukünftigen Slots mit null Buchungen (soft-delete — Bewerberangebote bleiben für den Chatbot sichtbar).
Bewerber erneut einladen
Nach einer neuen Slot-Runde musst du nichts tun — Locari erkennt alle Bewerber mit Status Terminplanung oder Slots angefragt und schickt automatisch Einladungen. Ein Bewerber erhält nur dann eine erneute Einladung, wenn:
- er keine aktive Buchung hat, und
- sein letztes Angebot abgelaufen oder storniert ist.
Beispiel: Familie Müller hatte ihren Slot storniert. Sobald neue Slots gespeichert werden, erhält Familie Müller automatisch eine neue Einladung — ohne manuellen Eingriff.
Slots im Abrechnungsfenster
Slots dürfen nur innerhalb des aktiven Abrechnungszeitraums des Inserats angelegt werden. Locari prüft:
- Ob das Inserat aktiv oder in der Nachlaufphase (Grace Period) ist.
- Ob der Slot-Zeitpunkt vor dem Ende der Nachlaufphase liegt.
Liegt ein Slot außerhalb dieses Fensters, erscheint eine Fehlermeldung mit dem genauen Enddatum. Zur Verlängerung navigierst du zu Abrechnung und Abonnement.
Ansichten und Felder
Tab: Slots — Tabellenansicht
Alle Slots des Inserats, aufsteigend nach Datum sortiert:
- Datum und Startzeit (Zeitzone: Europe/Berlin)
- Dauer in Minuten
- Typ: Einzeltermin oder Gruppe
- Kapazität: aktuelle Buchungen / maximal buchbar (z. B. „1/2")
- Slot-Status (siehe Referenz unten)
- Drei-Punkte-Menü pro Slot: Termin löschen bei Slots ohne Buchungen, Termin absagen bei Slots mit Buchungen
Über die Filter Bevorstehend / Heute / Vergangen / Alle schränkst du die Liste ein; die Slots sind nach Datum gruppiert.
Slot-Status-Referenz
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Verfügbar | Freie Plätze vorhanden, Datum in der Zukunft |
| Ausgebucht | Alle Plätze belegt |
| Vergangen | Startzeit liegt in der Vergangenheit |
| Abgesagt | Slot wurde abgesagt (z. B. samt Buchungen) |
Soft-gelöschte Slots werden in der Liste nicht angezeigt — sie sind nur intern für neue Buchungen gesperrt.
Slot-Konfiguration beim Anlegen
Jeder Slot hat folgende Felder:
- Datum (nur Zukunft, innerhalb des Abrechnungsfensters)
- Startzeit im Format HH:MM (Zeitzone Europe/Berlin)
- Dauer in Minuten (z. B. 30)
- Maximale Teilnehmer pro Slot (1 für Einzeltermin, 2+ für Gruppe)
Buchungen pro Slot
Buchungen siehst du im Tab Besichtigungen (siehe Besichtigungen). Pro Buchung werden angezeigt:
- Name, E-Mail und Telefon des Bewerbers
- Buchungsstatus (Gebucht / Ausstehend / Umbuchung angefragt / Storniert / Abgeschlossen)
- Gebuchter Termin (Datum, Uhrzeit)
- Stornierungsdatum (bei stornierten Buchungen)
Audit und Verlauf
Jede Slot-Erstellung, -Änderung und -Löschung wird serverseitig protokolliert. Auf Bewerber-Ebene dokumentiert der Tab Verlauf den vollständigen Einladungs- und Buchungsweg: Einladung versandt, Slot gebucht, Stornierung mit Grund.
Aufbewahrung: Slot-Daten (soft-deleted) bleiben erhalten, solange das Inserat existiert. Endgültig gelöscht werden sie erst mit dem Bewerber-Datensatz nach DSGVO-Frist (typischerweise 6 Monate nach Abschluss).
Das Löschen von Slots mit aktiven Buchungen ist nicht direkt möglich — erst stornieren, dann löschen. Soft-gelöschte Slots sind für neue Buchungen gesperrt, bestehende Angebote bleiben für den Chatbot sichtbar.
Mehrere Slots auf einmal bearbeiten
- Mehrere Slots anlegen: über den Slot-Generator mehrere Einträge in einem Durchgang speichern.
- Mehrere Slots löschen: im Tab Termine die Checkboxen freier Slots aktivieren und die Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand nutzen. Slots mit Buchungen müssen zuerst abgesagt werden.
Eine Übersicht aller Bewerber mit ihrem Terminstatus findest du auf der Bewerberliste.