Dans cette section, tu pilotes l'intégralité de la phase des visites pour une annonce. Tu crées des créneaux, vois en un coup d'œil qui a réservé et qui attend encore une invitation, reportes ou annules des rendez-vous, et clôtures la session en un clic — sans e-mails manuels.
Ce que l'IA Locari fait automatiquement : Inviter les candidats qualifiés dès que des créneaux sont disponibles ; envoyer des confirmations de réservation et des rappels 24 h avant ; accepter les annulations et proposer des alternatives ; ré-inviter automatiquement les candidats sans réservation active lorsque de nouveaux créneaux sont créés. Ce que tu décides : Quels créneaux créer, quand mettre en pause ou clôturer la phase, si certains candidats doivent être exclus ou priorisés.
Tâches fréquentes
- Démarrer ou réactiver la phase des visites
- Définir le point de rendez-vous et le contact
- Créer et gérer des créneaux
- Mettre en pause ou clôturer la phase
- Réservations et créneaux en un coup d'œil
Les visites sont gérées dans le cadre d'une annonce. L'aperçu général des rendez-vous par annonce est également disponible sous Rendez-vous de l'annonce.
Marche à suivre
Démarrer ou réactiver la phase des visites
- Accéder à l'onglet Visites dans une annonce.
- Si la phase est en pause, une bannière jaune apparaît — cliquer sur Réactiver.
- Locari remet tous les candidats en pause sur Planification et envoie automatiquement les invitations.
Exemple : La famille Müller a le statut En pause. Après réactivation, elle reçoit un nouvel e-mail d'invitation avec les créneaux disponibles en quelques minutes.
Ce que l'IA vérifie : Si un candidat a déjà une réservation active ou une offre en attente encore valide — seuls les candidats sans l'un ni l'autre reçoivent une nouvelle invitation. Ce que tu décides : Quand réactiver et si tu souhaites ajouter de nouveaux créneaux ensuite.
Définir le point de rendez-vous et le contact
- Développer la section Détails des visites sur la page.
- Saisir le point de rendez-vous, le contact et les instructions, puis enregistrer.
- Optionnel : utiliser le dialogue pour demander à Locari de notifier tous les candidats ayant un rendez-vous confirmé du changement.
Exemple : Point de rendez-vous « Entrée principale rue Exemple 12, sonnette Müller », contact « Thomas Meier, +49 170 123 456 78 ».
Mettre en pause ou clôturer la phase
Mettre en pause (temporaire — les invitations sont stoppées) :
- Cliquer sur le bouton Mettre en pause en haut à droite.
- Les candidats avec une réservation active reçoivent un e-mail d'annulation avec un fichier ICS ; leur statut passe à En pause.
- Les candidats sans réservation passent également à En pause — sans notification.
- Réactiver remet tous les candidats en pause sur Planification.
Terminer la phase de visite (supprimer tous les créneaux, réinitialiser les candidats) :
- Dans l'onglet Visites, cliquer sur Terminer la phase de visite.
- Saisir une raison optionnelle — elle apparaît dans l'e-mail d'annulation envoyé aux candidats.
- Locari annule toutes les réservations actives, supprime les créneaux futurs (suppression douce) et remet les candidats sur Créneaux demandés.
- Dès que de nouveaux créneaux sont créés, la session d'invitations redémarre automatiquement.
Le bouton n'apparaît que tant qu'il reste des réservations confirmées ou des créneaux à venir.
Refuser des candidats et clôturer
Lorsque tu as choisi un candidat, la sélection se fait dans la liste des candidats, pas ici :
- Approuver le candidat choisi dans la Liste des candidats.
- Refuser les candidats restants un par un à cet endroit — Locari envoie les e-mails de refus.
- Utiliser ensuite Terminer la phase de visite (voir ci-dessus) pour nettoyer les réservations et créneaux restants.
Plus d'informations sous Prendre des décisions.
Vues et champs
Bannière de statut de phase
En haut de la page — visible uniquement lorsque la phase est en pause :
- Icône et texte : « Phase des visites en pause »
- Explication de ce qui se passe pour les candidats dans cette phase
- Boutons Réactiver et (lorsque actif) Mettre en pause
Lorsque la phase est active, seul le bouton compact Mettre en pause apparaît en haut à droite.
Détails des visites
Configurables par annonce — inclus dans les e-mails d'invitation et de confirmation :
- Point de rendez-vous (ex. : « Entrée arrière »)
- Contact (nom, téléphone)
- Instructions (ex. : conseils de stationnement, interphone)
Statistiques en ligne dans la barre d'onglets
À droite de la barre d'onglets, tu vois l'état actuel en un coup d'œil — sans changer d'onglet : « X Créneaux · Y Réservations · Z disponible » (créneaux à venir, réservations confirmées et créneaux encore réservables). De plus, chacun des deux onglets porte un badge de comptage.
Onglet : Visites
Tous les candidats avec une réservation actuelle ou passée :
- Nom, e-mail et téléphone du candidat
- Créneau réservé : date, heure, durée
- Statut de réservation : Réservé / En attente (de confirmation) / Reprogrammation demandée / Annulé / Terminé
- Icône calendrier sur les rendez-vous réservés : déclencher un report doux
- Cases à cocher pour les actions multiples (reprogrammer plusieurs rendez-vous à la fois)
- En haut à droite de l'onglet : bouton Terminer la phase de visite (uniquement avec des réservations actives ou des créneaux à venir)
Onglet : Créneaux
Tous les créneaux créés, groupés par date (filtres : À venir / Aujourd'hui / Passés / Tous) :
- Heure, durée, type (individuel ou groupe)
- Capacité : réservations actuelles / maximum
- Statut du créneau : Disponible / Complet / Passé / Annulé
- Menu à trois points par créneau : Supprimer le créneau (sans réservations) ou Annuler le créneau (avec réservations)
- Bouton Ajouter des rendez-vous : ouvre le générateur de créneaux
Guide complet de gestion des créneaux : Créneaux de visite
Audit et historique
Tous les événements liés aux rendez-vous sont documentés dans l'onglet Historique de la page de détails du candidat : qui a envoyé une invitation, quand le candidat a réservé, qui a annulé et pourquoi. Chaque entrée indique l'acteur (membre de l'équipe par nom ou « IA Locari »), l'horodatage et le changement de statut.
Conservation : L'historique des réservations et annulations est conservé jusqu'à la fin du processus de sélection, puis supprimé conformément au délai RGPD (généralement 6 mois après clôture).
Terminer la phase de visite annule les réservations actives et envoie des fichiers ICS d'annulation — cette étape est irréversible.
Traiter plusieurs rendez-vous à la fois
Dans l'onglet Visites (pour les réservations) et dans l'onglet Créneaux (pour les créneaux), tu peux sélectionner plusieurs entrées via les cases à cocher. Une barre d'actions en bas de l'écran regroupe alors l'action multiple appropriée — par exemple reprogrammer plusieurs réservations ensemble ou supprimer plusieurs créneaux libres ensemble.
Pour un aperçu de tous les candidats et de leur statut de rendez-vous, consulte la Liste des candidats.
💬 Aussi par WhatsApp : Après une visite, Locari te demande spontanément ton impression — « Visite terminée : famille Müller. Comment ça s'est passé ? ». Tu dictes simplement la note sous forme de message vocal, et elle est rattachée au bon dossier. → Locari par WhatsApp