Cette page montre tout le parcours d'une visite : invitation, réservation, entrées de calendrier, rappels, briefing et la question qui suit. L'essentiel se fait tout seul. Là où Locari vous interroge, c'est indiqué.
Ce que Locari fait ici : inviter les candidats avec des rendez-vous libres, confirmer les réservations, envoyer entrées de calendrier et rappels, rédiger un briefing peu avant le rendez-vous et vous interroger après la visite. Ce que vous décidez : quels rendez-vous libres existent, la suite après la visite et chaque acceptation ou refus.
Tâches fréquentes
- Comprendre comment un candidat obtient son rendez-vous
- Vérifier les entrées de calendrier et les rappels
- Savoir ce qu'un candidat peut déclencher lui-même
- Lire le briefing avant le rendez-vous
- Répondre après la visite
- Annuler, déplacer ou proposer un rendez-vous
Marche à suivre
Invitation et réservation
- Locari écrit au candidat par e-mail et propose d'abord un rendez-vous libre. S'il ne convient pas, Locari en suggère jusqu'à 3 autres, après plusieurs tours jusqu'à 5.
- Seuls sont proposés les rendez-vous libres de ce logement avec une place disponible qui commencent dans 4 heures au plus tôt.
- Le candidat répond à l'e-mail. Il est réservé dès que sa réponse arrive et que le rendez-vous est encore libre, jusqu'à 2 heures avant le début. Le premier qui répond obtient la place.
La proposition n'a pas de délai tant que le rendez-vous est libre et à au moins 2 heures. Locari ne relance pas une proposition sans réponse. Si le rendez-vous proposé est pris, supprimé ou passé, le candidat reçoit d'autres rendez-vous libres qu'il n'a pas encore eus. S'il n'y en a pas, il attend, et Locari vous demande de nouveaux rendez-vous (demande de rendez-vous).
Exemple : La famille Müller réserve samedi 11 h 00. Elle reçoit la confirmation de réservation puis, juste après, un second e-mail avec l'entrée de calendrier. Vous voyez la réservation dans les notifications, par WhatsApp et par e-mail avec une entrée de calendrier.
Entrées de calendrier et rappels
- Le candidat reçoit l'entrée de calendrier en pièce jointe. Titre « Visite : logement », lieu avec point de rendez-vous, durée et remarques y figurent. Son calendrier rappelle 1 jour, 2 heures et 30 minutes avant.
- Locari rappelle en plus par e-mail : 24 heures avant, avec la demande de répondre « Oui, je viens » ou « Finalement non », puis 4 heures et 30 minutes avant. Si quelqu'un réserve moins de 24 heures avant, le premier e-mail est omis. Tous contiennent un lien d'annulation et ne peuvent pas être désabonnés.
- Vous et votre équipe recevez une entrée courte : visite, adresse, nom du candidat et lien vers son profil. L'entrée va à la personne qui mène la visite et à celles qui ont réglé « Tous les rendez-vous de l'équipe ». Si personne n'est attribué, tous la reçoivent.
Quand un rendez-vous est déplacé, une entrée mise à jour remplace l'ancienne. Quand il est annulé, les deux côtés reçoivent une annulation de calendrier en fichier. Qui l'ouvre peut retirer le rendez-vous de son calendrier. Si quelqu'un quitte l'équipe, il reçoit une annulation de calendrier pour ses rendez-vous à venir.
Ce qu'un candidat peut déclencher lui-même
Son rendez-vous reste toujours en place jusqu'à ce que quelque chose de nouveau soit réservé avec certitude ou qu'il annule lui-même.
- Annuler par le lien dans le rappel ou par e-mail, même à court terme et sans votre accord. Locari clarifie ce qu'il veut : un nouveau rendez-vous (vos rendez-vous libres lui sont proposés), garder la candidature (le rendez-vous est annulé, la candidature reste) ou plus d'intérêt (la candidature se termine, sa place se libère et les candidats en attente avancent s'il reste au moins 4 heures avant le début).
- Souhaiter une autre heure : si l'heure souhaitée est exactement libre et qu'il reste au moins 2 heures, Locari le replace lui-même. Sinon Locari propose jusqu'à 3 rendez-vous libres. Avec moins de 2 heures, vous recevez une carte avec les boutons Oui et Non.
- Être en retard : jusqu'à 15 minutes, vous recevez seulement un avis. Au-delà (par exemple 30 minutes), une carte demande s'il peut venir plus tard le même jour. Sans réponse de votre part, la carte expire au début souhaité et le rendez-vous réservé reste.
- Retirer la candidature : le rendez-vous est annulé avec une annulation de calendrier, il reçoit une confirmation et plus aucun message ensuite.
Exemple : Erna écrit à 15 h 00 qu'elle aura 30 minutes de retard pour 17 h 00. Vous recevez une carte avec nom, ancienne et nouvelle heure et appuyez sur Oui. Locari déplace le rendez-vous.
Pendant une pause ou une réservation, Locari ne réserve personne de nouveau, sauf la personne réservée. Qui veut un nouveau rendez-vous reçoit une réponse avec le motif et attend, sa candidature reste. Une demande d'autre heure vous parvient sous forme de carte.
Le briefing avant le rendez-vous
- Environ 30 minutes avant le début, Locari envoie le briefing par WhatsApp, aux mêmes personnes que l'entrée de calendrier.
- Il indique rendez-vous et point de rendez-vous, si la personne a confirmé sa venue, le foyer, la profession et les revenus, la comparaison avec votre profil d'exigences (par point rempli, non rempli ou manquant), le nombre de pièces et des remarques issues des échanges. Les coordonnées n'y figurent pas.
- Si vous n'avez pas écrit à Locari ces dernières 24 heures, seul un modèle avec le bouton Afficher l'info courte arrive d'abord. Un appui, et le briefing suit.
Ce que Locari fait ici : comparer la situation de la personne à votre profil d'exigences et résumer brièvement les faits. Ce que vous décidez : tout ce qui suit. Le briefing n'évalue personne et ne donne aucun classement.
Répondre après la visite
- Dès que le rendez-vous est passé, Locari vous interroge pour chaque personne par WhatsApp et dans l'app : « Quelle impression ? Comment poursuivre ? » Vous pouvez ajouter votre impression en note.
- Choisissez Demander les documents (voir Demander les documents), Refuser, Absent ou Décider plus tard. Pour Absent, Locari demande la suite : Refuser, Nouveau rendez-vous ou Ne rien faire.
- Sans réponse, Locari vous relance une fois après 2 heures. Ensuite la question reste ouverte dans l'app, et Locari vous relance après 1, 3 et 7 jours.
Pour les rendez-vous de groupe, vous répondez pour jusqu'à 20 personnes à la fois. La question n'apparaît pas si les documents ont déjà été demandés avant le rendez-vous. Le candidat n'est pas interrogé sur son intérêt après le rendez-vous.
Tenir à jour les informations pour l'invitation
- Dans l'onglet Visites de la location, cliquez sur le crayon d'une valeur dans la carte Informations pour l'invitation.
- Modifiez point de rendez-vous, personne de contact ou consignes d'accès et enregistrez.
- À la question « Informer les candidats ? », répondez Oui, informer ou Non, ne pas informer.
Exemple : point de rendez-vous « Entrée principale, 12 Musterstraße », remarque « Parking dans la cour ».
Qui fait la visite et s'abonner au calendrier
- À la création de rendez-vous libres, vous choisissez un membre de l'équipe dans le champ Qui fait la visite ?. Plus tard vous attribuez dans le plan du jour, pour plusieurs rendez-vous avec Attribuer une personne. Les candidats ayant réservé apprennent le nom, mais pas de numéro de téléphone.
- Connecter votre propre calendrier : Paramètres utilisateur → Calendrier → Connecter le calendrier. Sur l'iPhone, « Calendrier connecté. » n'apparaît que lorsque votre calendrier a réellement récupéré l'adresse. Le calendrier se met à jour environ toutes les 4 heures.
- Régénérer l'adresse invalide l'ancienne adresse, Arrêter l'abonnement l'arrête immédiatement.
Vues et champs
Onglet Visites
- Tous les candidats avec un rendez-vous réservé ou passé : nom, date, heure, durée
- Statut de réservation : Réservé, En attente, Reprogrammation demandée, Annulé, Terminé
- Participation : « a confirmé » ou « pas de réponse » ; « a annulé » apparaît dans l'app
- Menu Actions pour cette visite sur le rendez-vous (voir Annuler, déplacer, proposer des rendez-vous)
- Bouton Suspendre les visites ou Activer les visites (voir Suspendre les visites)
Onglet Rendez-vous
- Tous les rendez-vous libres par date, filtre À venir, Aujourd'hui, Passés, Tous
- Rendez-vous individuel avec une place, rendez-vous de groupe jusqu'à 50 places, places réservées et maximales
- Bouton Créer des rendez-vous libres (voir Rendez-vous libres)
- Vues Aperçu, Semaine et Mois à partir de 768 px de largeur
Audit et historique
Chaque événement figure dans l'historique de la personne : invitation, réservation, rappel, annulation, replacement, avec l'acteur (membre de l'équipe ou IA Locari) et l'horodatage.
Conservation : l'historique est conservé jusqu'à la décision. Locari supprime les données des autres candidats selon votre choix à la clôture de la location (voir Clôturer la location).
Une visite annulée ne peut pas être récupérée. La candidature reste, un nouveau rendez-vous doit être réservé.
Permissions et multi-sélection
- Voir et modifier : uniquement les membres de votre équipe ayant accès à la location. Qui n'a qu'un accès en lecture voit les cartes sans crayon.
- Valider : tout ce qui écrit à un candidat ou supprime quelque chose n'a lieu qu'après votre appui sur le bouton, de façon identique dans l'app, par WhatsApp et via MCP.
- Plusieurs rendez-vous à la fois : dans l'onglet Visites, sélectionnez plusieurs rendez-vous et utilisez Reprogrammer ou Attribuer une personne. Pour les candidats, utilisez la Liste des candidats — inviter, refuser, filtrer par phase et statut.