Dans cette section, tu pilotes l'intégralité de la phase des visites pour une annonce. Tu crées des créneaux, vois en un coup d'œil qui a réservé et qui attend encore une invitation, reportes ou annules des rendez-vous, et clôtures la session en un clic — sans e-mails manuels.
Ce que l'IA Locari fait automatiquement : Inviter les candidats qualifiés dès que des créneaux sont disponibles ; envoyer des confirmations de réservation et des rappels 24 h avant ; accepter les annulations et proposer des alternatives ; ré-inviter automatiquement les candidats sans réservation active lorsque de nouveaux créneaux sont créés. Ce que tu décides : Quels créneaux créer, quand mettre en pause ou clôturer la phase, si certains candidats doivent être exclus ou priorisés.
Tâches fréquentes
- Démarrer ou réactiver la phase des visites
- Définir le point de rendez-vous et le contact
- Créer et gérer des créneaux
- Mettre en pause ou clôturer la phase
- Réservations et créneaux en un coup d'œil
Les visites sont gérées dans le cadre d'une annonce. L'aperçu général des rendez-vous par annonce est également disponible sous Rendez-vous de l'annonce.
Marche à suivre
Démarrer ou réactiver la phase des visites
- Accéder à l'onglet Visites dans une annonce.
- Si la phase est en pause, une bannière jaune apparaît — cliquer sur Réactiver.
- Locari remet tous les candidats en pause sur Planification et envoie automatiquement les invitations.
Exemple : La famille Müller a le statut En pause. Après réactivation, elle reçoit un nouvel e-mail d'invitation avec les créneaux disponibles en quelques minutes.
Ce que l'IA vérifie : Si un candidat a déjà une réservation active ou une offre en attente encore valide — seuls les candidats sans l'un ni l'autre reçoivent une nouvelle invitation. Ce que tu décides : Quand réactiver et si tu souhaites ajouter de nouveaux créneaux ensuite.
Définir le point de rendez-vous et le contact
- Développer la section Détails des visites sur la page.
- Saisir le point de rendez-vous, le contact et les instructions, puis enregistrer.
- Optionnel : utiliser le dialogue pour demander à Locari de notifier tous les candidats ayant un rendez-vous confirmé du changement.
Exemple : Point de rendez-vous « Entrée principale rue Exemple 12, sonnette Müller », contact « Thomas Meier, +49 170 123 456 78 ».
Mettre en pause ou clôturer la phase
Mettre en pause (temporaire — les invitations sont stoppées) :
- Cliquer sur le bouton Mettre en pause en haut à droite.
- Les candidats avec une réservation active reçoivent un e-mail d'annulation avec un fichier ICS ; leur statut passe à En pause.
- Les candidats sans réservation passent également à En pause — sans notification.
- Réactiver remet tous les candidats en pause sur Planification.
Terminer la phase de visite (supprimer tous les créneaux, réinitialiser les candidats) :
- Dans l'onglet Visites, cliquer sur Terminer la phase de visite.
- Saisir une raison optionnelle — elle apparaît dans l'e-mail d'annulation envoyé aux candidats.
- Locari annule toutes les réservations actives, supprime les créneaux futurs (suppression douce) et remet les candidats sur Créneaux demandés.
- Dès que de nouveaux créneaux sont créés, la session d'invitations redémarre automatiquement.
Le bouton n'apparaît que tant qu'il reste des réservations confirmées ou des créneaux à venir.
Refuser des candidats et clôturer
Lorsque tu as choisi un candidat, la sélection se fait dans la liste des candidats, pas ici :
- Approuver le candidat choisi dans la Liste des candidats.
- Refuser les candidats restants un par un à cet endroit — Locari envoie les e-mails de refus.
- Utiliser ensuite Terminer la phase de visite (voir ci-dessus) pour nettoyer les réservations et créneaux restants.
Plus d'informations sous Prendre des décisions.
Vues et champs
Bannière de statut de phase
En haut de la page — visible uniquement lorsque la phase est en pause :
- Icône et texte : « Phase des visites en pause »
- Explication de ce qui se passe pour les candidats dans cette phase
- Boutons Réactiver et (lorsque actif) Mettre en pause
Lorsque la phase est active, seul le bouton compact Mettre en pause apparaît en haut à droite.
Détails des visites
Configurables par annonce — inclus dans les e-mails d'invitation et de confirmation :
- Point de rendez-vous (ex. : « Entrée arrière »)
- Contact (nom, téléphone)
- Instructions (ex. : conseils de stationnement, interphone)
Statistiques en ligne dans la barre d'onglets
À droite de la barre d'onglets, tu vois l'état actuel en un coup d'œil — sans changer d'onglet : « X Créneaux · Y Réservations · Z disponible » (créneaux à venir, réservations confirmées et créneaux encore réservables). De plus, chacun des deux onglets porte un badge de comptage.
Onglet : Visites
Tous les candidats avec une réservation actuelle ou passée :
- Nom, e-mail et téléphone du candidat
- Créneau réservé : date, heure, durée
- Statut de réservation : Réservé / En attente (de confirmation) / Reprogrammation demandée / Annulé / Terminé
- Icône calendrier sur les rendez-vous réservés : déclencher un report doux
- Cases à cocher pour les actions multiples (reprogrammer plusieurs rendez-vous à la fois)
- En haut à droite de l'onglet : bouton Terminer la phase de visite (uniquement avec des réservations actives ou des créneaux à venir)
Onglet : Créneaux
Tous les créneaux créés, groupés par date (filtres : À venir / Aujourd'hui / Passés / Tous) :
- Heure, durée, type (individuel ou groupe)
- Capacité : réservations actuelles / maximum
- Statut du créneau : Disponible / Complet / Passé / Annulé
- Menu à trois points par créneau : Supprimer le créneau (sans réservations) ou Annuler le créneau (avec réservations)
- Bouton Ajouter des rendez-vous : ouvre le générateur de créneaux
Guide complet de gestion des créneaux : Créneaux de visite
Audit et historique
Tous les événements liés aux rendez-vous sont documentés dans l'onglet Historique de la page de détails du candidat : qui a envoyé une invitation, quand le candidat a réservé, qui a annulé et pourquoi. Chaque entrée indique l'acteur (membre de l'équipe par nom ou « IA Locari »), l'horodatage et le changement de statut.
Conservation : L'historique des réservations et annulations est conservé jusqu'à la fin du processus de sélection, puis supprimé conformément au délai RGPD (90 jours après clôture).
Terminer la phase de visite annule les réservations actives et envoie des fichiers ICS d'annulation — cette étape est irréversible.
Traiter plusieurs rendez-vous à la fois
Dans l'onglet Visites (pour les réservations) et dans l'onglet Créneaux (pour les créneaux), tu peux sélectionner plusieurs entrées via les cases à cocher. Une barre d'actions en bas de l'écran regroupe alors l'action multiple appropriée — par exemple reprogrammer plusieurs réservations ensemble ou supprimer plusieurs créneaux libres ensemble.
Pour un aperçu de tous les candidats et de leur statut de rendez-vous, consulte la Liste des candidats.
💬 Aussi par WhatsApp : Après une visite, Locari te demande spontanément ton impression — « Visite terminée : famille Müller. Comment ça s'est passé ? ». Tu dictes simplement la note sous forme de message vocal, et elle est rattachée au bon dossier. → Locari par WhatsApp