Demander et vérifier les documents

Ici vous demandez des documents à une personne, voyez tous les documents soumis avec leur état de vérification IA et utilisez Marquer comme conforme pour définir l'état Pièces conformes dès que les justificatifs suffisent.

Tâches fréquentes

• Demander les documents
• Marquer comme conforme
• Téléverser un document
• Relancer l'analyse IA
• Corriger manuellement le type d'un document
• Supprimer un document
• Comprendre l'état de vérification et les champs
• Consulter l'historique des modifications

Pour travailler sur plusieurs candidats à la fois, accédez à la Liste des candidats — filtre par annonce, phase et période, tri par nom, date de candidature ou dernière mise à jour.

Marche à suivre

Demander les documents

Cela fonctionne si la personne est dans la course, que ses documents ne sont pas encore demandés et qu'elle n'est pas en présélection, aussi pendant une pause et pendant une réservation.

1. Dans la carte Décision du profil du candidat, appuyez sur Demander les documents, dans le menu « … » de sa carte dans la vue Kanban, ou après la visite dans la question « Comment poursuivre ? ». Par WhatsApp, par exemple « Erna doit envoyer ses documents ».
2. Locari compare la candidature à votre profil d'exigences et demande à la personne par e-mail exactement les justificatifs qui manquent encore. Elle les envoie en pièce jointe d'un e-mail de réponse. Si elle était déjà à la visite, Locari la remercie.
3. Si la personne a encore un rendez-vous réservé, Locari demande une fois : Garder le rendez-vous (la visite a lieu, avec rappels et briefing) ou Annuler le rendez-vous (elle reçoit l'annulation avec votre motif et la phrase « Votre candidature reste valable. », mais aucune nouvelle proposition de rendez-vous, personne n'avance).

Seuls sont demandés les justificatifs exigés par votre profil d'exigences : pièce d'identité, justificatifs de revenus (on compte les mois couverts du foyer, pas les fichiers), auto-déclaration, rapport SCHUFA, certificat d'éligibilité au logement, déclaration de caution. Les justificatifs manquants sont visibles, par exemple « Documents demandés · 2 justificatifs manquent ».

Exemple : Erna était à la visite jeudi. Vous appuyez sur Demander les documents. Locari la remercie et demande un justificatif de revenus et la SCHUFA. Après 48 heures sans réponse, Locari la relance une fois, seulement entre 8 h et 20 h. Ensuite Locari vous relance après 1, 3 et 7 jours.

Marquer comme conforme

Locari définit Pièces conformes de lui-même dès que tous les justificatifs sont remplis et vous notifie dans l'app, par e-mail et par WhatsApp, avec un rapport SCHUFA comportant des inscriptions « sous réserve ». Le candidat n'en apprend rien. Si les documents vous suffisent plus tôt :

1. Dans la carte Décision, appuyez sur Marquer comme conforme, ou dans le menu « … » de sa carte. Par WhatsApp, par exemple « Les documents d'Erna conviennent tels quels ».
2. Avant, Locari montre ce qui manque encore, par exemple « 2 justificatifs manquent encore : justificatif de revenus, SCHUFA. Marquer quand même comme "Pièces conformes" ? »
3. Ensuite il est indiqué Pièces conformes · 2 justificatifs manquent, et vous pouvez accorder le logement à la personne. Si elle a encore un rendez-vous et que vous n'avez pas répondu à la question lors de la demande, Locari demande une fois Garder le rendez-vous ou Annuler le rendez-vous. La personne n'en apprend rien.

Pièces conformes dit seulement que les justificatifs suffisent ; cela ne réserve ni ne promet rien (voir Prendre des décisions).

Téléverser un document

1. Ouvrez l'onglet Documents dans le profil du candidat → cliquez sur Téléverser.
2. Déposez le fichier dans la zone de dépôt ou sélectionnez-le via l'explorateur de fichiers.
3. Locari classe automatiquement le document et lance l'analyse IA.

Exemple : Le candidat Müller envoie son bulletin de paie en pièce jointe d'un e-mail — Locari détecte la pièce jointe et crée l'entrée automatiquement, sans aucune intervention de votre part.

Relancer l'analyse IA

1. Ouvrez un document dont le statut est Erreur.
2. Cliquez sur Re-traiter (icône flèche).
3. Locari remet le statut à « En cours » et relance la classification ainsi que la vérification.

Corriger manuellement le type d'un document

1. Cliquez sur un document avec le statut Erreur.
2. Ouvrez la liste déroulante Type de document et choisissez le bon type.
3. Locari marque le document comme « Classé manuellement » et lance automatiquement une nouvelle analyse.

Supprimer un document

1. Cliquez sur l'icône corbeille à côté du document.
2. Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue.
3. Le fichier et son entrée d'historique sont supprimés définitivement.

Vues et champs

Liste des documents

Les documents sont regroupés par type. Quatre indicateurs figurent en haut : Total, Vérifiés, Par e-mail, Taille totale (par ex. 4,2 Mo). Pour chaque document :

• Nom, taille et date de téléversement du fichier
• Source : téléversé manuellement ou reçu par e-mail
• Statut de vérification (badge, voir ci-dessous)
• Actions rapides : prévisualiser, télécharger, re-traiter, supprimer

Types de documents

L'IA reconnaît automatiquement identité (carte d'identité, passeport), revenus et emploi (justificatif de revenus, contrat de travail, relevé bancaire, déclaration fiscale / BWA), solvabilité (SCHUFA (rapport de solvabilité allemand), attestation d'absence d'impayés de loyer), historique locatif (lettre de référence) et autres (auto-déclaration, formulaire de caution, justificatif d'assurance).

Badges de statut de vérification

Quels documents Locari vérifie

Locari distingue entre la classification d'un document téléversé (de quel type s'agit-il ?) et son évaluation par rapport à vos critères (le candidat remplit-il l'exigence ?). Trois critères documentaires peuvent être activés dans les critères de sélection — l'IA compare automatiquement chaque document téléversé à ces critères :

Actualité des documents

• Justificatifs de revenus : au plus 4 mois. Les justificatifs plus anciens ne comptent pas dans la couverture de mois exigée — Locari les signale comme périmés.
• Justificatif de solvabilité : ne devrait pas dater de plus de 3 mois.

Emploi récent et auto-déclaration

• Emploi récent : si une personne travaille depuis moins de mois que ne l'exige votre critère de revenu, les fiches de paie depuis le début comptent. Locari lit le début dans le contrat de travail ou l'attestation de l'employeur ; un début dans le futur ne compte pas. S'il manque encore des mois, la demande de complément les nomme.
• Auto-déclaration : elle ne compte pour une personne que si la page contient des informations sur elle. Si seule une page suivante sans informations sur la personne est présente, elle est considérée comme manquante, et la demande de complément indique quelle page manque.

Exemple : Selon son contrat de travail, M. Weber a commencé le 1er août ; 3 mois de fiches de paie sont exigés. Si août et septembre sont présents et atteignent le seuil de revenu, l'affichage indique « 2 sur 2 » et le critère est considéré comme rempli.

Solvabilité et inscriptions SCHUFA

D'un document de solvabilité, Locari lit uniquement si le rapport contient des inscriptions (par exemple rappels de paiement, recouvrement ou insolvabilité) : aucune, présentes ou pas claires. Le score, les montants et le contenu des inscriptions individuelles ne sont pas restitués.

• Aucune inscription : l'affichage indique « SCHUFA présente, aucune inscription ».
• Inscriptions présentes : l'état est Pièces conformes, mais sous réserve. Le profil indique le motif (« Le rapport de solvabilité contient des inscriptions, veuillez le vérifier vous-même »), la carte du tableau affiche « Incidents au rapport de crédit », et vous recevez une notification.
• Pas clair : le profil affiche « Veuillez vérifier vous-même le rapport de solvabilité ».
• Plusieurs rapports : si un seul contient des inscriptions, la réserve s'applique, même si un rapport plus ancien est présent ou s'il provient d'un garant.

Audit et historique

L'onglet Historique (dans le profil du candidat) enregistre chaque activité documentaire de manière chronologique :

• Téléversement (membre de l'équipe nommément, ou « Reçu par e-mail »)
• Classification et extraction IA (horodatage + résultat)
• Corrections manuelles du type (acteur + ancien/nouveau type)
• Demandes de re-traitement (qui a déclenché, quand)
• Suppression (acteur + horodatage)

Conservation : Les documents et l'historique sont conservés jusqu'à la fin du processus de sélection. Après refus ou retrait, ils sont supprimés conformément au délai de conservation RGPD (90 jours). La suppression manuelle retire le fichier et l'entrée d'historique immédiatement et de façon irréversible.

Bon à savoir

• Le téléversement, la correction du type, le re-traitement et la suppression sont accessibles à tous les membres de l'équipe. La suppression retire le fichier et son entrée d'historique de façon irréversible.
• Si un candidat envoie des documents uniquement sous forme de lien, par exemple vers un stockage cloud, Locari ne peut pas l'ouvrir. Locari répond que les liens ne peuvent pas être ouverts et demande le fichier en pièce jointe. Dans ce cas, Locari ne confirme pas la réception. Dans la phase des documents, le rappel demande aussi explicitement les documents ouverts sous forme de fichier.
• Si un candidat demande si ses documents sont bien arrivés, Locari répond à partir de ce qui est enregistré, sans question à vous.

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• Détails du candidat
• Liste des candidats et filtres
• Définir les critères de sélection
• Prise de décision
• Confidentialité et RGPD