Annuler, déplacer, proposer des rendez-vous

Ici vous gérez des rendez-vous de visite individuels : annuler, déplacer, proposer. Il s'agit uniquement du rendez-vous. La candidature reste, sauf si vous refusez expressément le candidat (voir Prendre des décisions).

Tâches fréquentes

• Annuler un rendez-vous
• Annuler tous les rendez-vous à une heure ou un jour donné
• Déplacer un rendez-vous
• Proposer un rendez-vous à une personne
• Créer de nouveaux rendez-vous libres et inviter les candidats en attente
• Comprendre qui avance

Marche à suivre

Annuler un rendez-vous

1. Dans l'onglet Visites de la location, dans le menu Actions pour cette visite sur le rendez-vous, choisissez Annuler la visite (le rendez-vous entier) ou Annuler uniquement cette réservation. Par WhatsApp vous dites par exemple « Annule le rendez-vous d'Erna demain ».
2. Locari affiche une carte avec la phrase « Seul le rendez-vous est annulé, la candidature reste » et les boutons Annuler le rendez-vous et Annuler. Vous indiquez le motif ou appuyez sur une suggestion, par exemple « Je suis empêché ».
3. Avec Annuler le rendez-vous, l'e-mail avec le motif et une annulation de calendrier partent vers la personne. Vous et votre équipe recevez aussi l'annulation de calendrier.

S'il reste des rendez-vous libres (avec une place libre, commençant dans 4 heures au plus tôt, jamais ceux annulés), ils figurent dans le même e-mail, et la personne en réserve un en répondant. S'il n'y en a pas, elle attend, et Locari vous demande de nouveaux rendez-vous (demande de rendez-vous).

Exemple : Vous dites « Annule le rendez-vous d'Erna demain ». Seul le rendez-vous d'Erna jeudi à 17 h 00 est annulé. Erna reste dans la course. Pour un rendez-vous de groupe, le rendez-vous reste pour les autres.

Si ce que vous voulez dire n'est pas clair (« Annule Erna »), Locari demande avec des boutons : Annuler la visite (seulement le rendez-vous) ou Refuser (Erna est exclue de la sélection, sa place se libère et les candidats en attente avancent).

Annuler tous les rendez-vous à une heure ou un jour donné

Ce qui est annulé dépend de la façon dont vous le dites. L'exécution n'a lieu qu'après votre appui sur Annuler le rendez-vous.

1. Une journée entière (« Annule tous les rendez-vous demain ») : tous les rendez-vous réservés et tous les rendez-vous libres de ce jour sont supprimés, pour que plus personne ne réserve ce jour-là.
2. Une heure ou une période : « à 17 h » touche uniquement les rendez-vous commençant à 17 h, « à partir de 17 h » tout ce qui commence à 17 h ou après, « jusqu'à 17 h » tout ce qui commence avant 17 h. Les rendez-vous réservés et libres disparaissent, le reste de la journée demeure.
3. Pas clair (« Annule le rendez-vous demain » avec plusieurs) : Locari demande avec des boutons qui montrent ce qui se passe, par exemple « Seulement 17 h (1 personne) » ou « Tous les rendez-vous demain (17 h–19 h, 6 personnes, plus 2 rendez-vous libres) ».

Si un rendez-vous tombe exactement sur la limite, par exemple « jusqu'à 17 h » et un rendez-vous de 16 h 45 à 17 h 15, Locari pose la question pour ce rendez-vous précis. Avant le clic, vous voyez quels rendez-vous réservés et libres sont supprimés et qui est concerné.

« Annule toutes les visites » n'est pas une annulation de rendez-vous. Locari demande le motif et propose au plus trois boutons adaptés à l'état de la location, par exemple avec une réservation pour Mme Berger : annuler les rendez-vous des autres, Accorder le logement ou Clôturer la location.

Déplacer un rendez-vous

1. Dans le menu Actions pour cette visite sur le rendez-vous, choisissez Proposer un autre créneau (sans engagement) ou Déplacer le rendez-vous (ferme). Pour plusieurs rendez-vous, utilisez Reprogrammer après sélection. Par WhatsApp : « Demande à Erna si samedi 11 h lui convient ».
2. Indiquez le motif (obligatoire). Vous nommez vous-même la nouvelle heure ou la choisissez sous Sélectionner des créneaux alternatifs. Sans indication, Locari prend jusqu'à 3 rendez-vous libres adaptés. S'il n'y en a pas à votre heure, Locari crée un rendez-vous individuel qu'il garde uniquement pour la personne tant que son offre est ouverte.
3. Locari vous présente le choix sous forme de bouton, sans présélection.

Proposer un autre créneau (sans engagement) : Erna se voit proposer samedi 11 h, son rendez-vous de dimanche reste. Si elle accepte, elle est replacée et les deux côtés reçoivent une entrée de calendrier mise à jour. Si elle refuse ou ne répond pas, cela reste dimanche.

Déplacer le rendez-vous (ferme) : le rendez-vous de dimanche est annulé immédiatement avec une annulation de calendrier aux deux côtés, et Erna se voit proposer samedi 11 h. Si elle ne peut pas, elle reçoit vos autres rendez-vous libres. S'il n'y en a pas, Locari vous demande de nouveaux rendez-vous.

Locari ne réserve personne sans son accord. Personne n'avance sur la place libérée, car vous avez déplacé pour ne plus avoir à être là à cette heure.

Si vous modifiez la date ou l'heure d'un rendez-vous déjà réservé, c'est un déplacement pour chaque personne ayant réservé. Pour la durée, le point de rendez-vous ou les remarques, les personnes ayant réservé reçoivent un e-mail avec la modification et une entrée de calendrier mise à jour.

Proposer un rendez-vous à une personne

1. Sur le profil du candidat, dans la carte Décision, appuyez sur Proposer un créneau, sur téléphone dans le menu à côté. Par WhatsApp : « Propose à Erna jeudi 18 h ou 19 h ».
2. Indiquez une à trois heures. Aucun motif n'est nécessaire.
3. La personne reçoit l'invitation. S'il n'y a pas de rendez-vous libre à une heure, Locari crée un rendez-vous individuel qu'il garde uniquement pour elle. Si elle réserve, vous recevez la réservation comme toute autre.

Cela fonctionne si la personne est toujours dans la course et n'a pas de rendez-vous réservé. En présélection, le bouton s'appelle Inviter à la visite. Si elle a déjà un rendez-vous, cela devient « Déplacer le rendez-vous ».

Créer de nouveaux rendez-vous libres et inviter les candidats en attente

1. Quand vous créez des rendez-vous libres pendant que les visites sont en cours, Locari demande « Qui dois-je inviter ? » : Toutes les personnes en attente, Une sélection, Les premières … ou Personne.
2. Avec Personne, Locari n'invite personne. Les candidats en attente restent sans prochaine étape, et Locari vous rappelle après 1, 3 et 7 jours.
3. Pendant une pause ou une réservation, les nouveaux rendez-vous sont enregistrés et n'invitent personne tant que les visites ne reprennent pas.

Qui avance

Si vous annulez ou déplacez un rendez-vous, personne n'avance jamais. Les candidats en attente n'avancent que si un candidat annule lui-même, retire sa candidature, replace de lui-même son rendez-vous ou si vous refusez définitivement un candidat. Condition : les visites sont en cours et il reste au moins 4 heures avant le début. L'ordre suit le temps d'attente.

Vues et champs

Menu Actions pour cette visite

• Annuler la visite : le rendez-vous entier, toutes les réservations dessus
• Annuler uniquement cette réservation : une personne, les autres rendez-vous libres restent
• Proposer un autre créneau (sans engagement) et Déplacer le rendez-vous (ferme)
• Saisir le retour après le rendez-vous

Carte avant l'annulation

• Phrase « Seul le rendez-vous est annulé, la candidature reste »
• Nom, jour et heure pour chaque personne concernée
• rendez-vous réservés et libres qui sont supprimés
• Boutons Annuler le rendez-vous et Annuler

Audit et historique

Annulation, motif, déplacement et proposition figurent dans l'historique de la personne avec acteur et horodatage. Le motif figure aussi dans l'e-mail à la personne.

Conservation : l'historique est conservé jusqu'à la suppression des données du candidat (après 90 jours ou immédiatement, selon votre choix à la clôture).

Permissions et multi-sélection

• Annuler, déplacer, proposer : les membres de l'équipe autorisés à modifier la location. Qui n'a qu'un accès en lecture ne peut rien modifier.
• Validation : toujours seulement après votre appui, de façon identique dans l'app, par WhatsApp et via MCP.
• Pendant une pause et avec une réservation : aucun nouveau rendez-vous n'est proposé, sauf à la personne réservée. Vous pouvez continuer à déplacer les rendez-vous réservés. Locari répond par exemple « Pendant la pause, je n'invite personne. D'abord activer les visites. »
• Plusieurs à la fois : dans l'onglet Visites après sélection, Annuler les visites ou Reprogrammer. Refuser, inviter ou réactiver des candidats se fait dans la Liste des candidats — filtrer par phase et statut, refuser N, réactiver N.

Pages associées

• Déroulement des visites
• Suspendre les visites
• Prendre des décisions
• Rendez-vous libres