Prendre des décisions

Ici vous prenez les décisions concernant le logement et les candidats individuels. Avant chaque clic, Locari montre les conséquences avec noms et chiffres. Chaque action fonctionne de façon identique dans l'app, par WhatsApp et via MCP.

Tâches fréquentes

• Réserver le logement pour quelqu'un
• Accorder le logement
• Accorder à quelqu'un d'autre ou changer la réservation
• Lever une réservation ou reprendre une acceptation
• Refuser un candidat
• Reprendre un refus
• Exporter une candidature

Il ne faut pas confondre trois niveaux. Pièces conformes dit quelque chose de la personne (ses justificatifs suffisent). Réservée et Acceptée disent quelque chose du logement. Vous pouvez réserver toute personne encore dans la course, accorder seulement quand ses pièces sont conformes.

Marche à suivre

Réserver le logement pour quelqu'un

Cela fonctionne quand les visites sont en cours ou suspendues. Le logement est alors retenu pour la personne, sans acceptation. Cela marche aussi « encore sans personne », par exemple si vous avez quelqu'un en vue en dehors de Locari.

1. Sur le profil du candidat, appuyez sur Réserver le logement. Par WhatsApp, par exemple « Réserve le logement pour Mme Berger ».
2. Choisissez si les rendez-vous réservés des autres restent ou sont annulés. S'il n'y en a pas, la question est omise.
3. La personne reçoit « J'ai réservé le logement pour vous. Ce n'est pas encore définitif ; je reviens vers vous dès que j'ai décidé. » La location affiche l'état Réservée, sa carte « Réservée pour Mme Berger depuis le … ».

Avec annulés, les autres reçoivent une annulation de rendez-vous avec la phrase « Le logement est actuellement réservé. Si cela change, je me manifesterai. » Les candidats en attente ne reçoivent aucun message, seul celui qui écrit entend la phrase, une fois. La présélection des nouveaux candidats est suspendue. Les annonces restent en ligne avec un bandeau « Réservé » sur l'image principale, identique sur tous les portails. Locari vous rappelle après 2 et 5 jours : « Où en est-on avec Mme Berger ? »

Accorder le logement

Condition : la personne est à Pièces conformes, reconnu par Locari ou défini par vous. S'il manque encore des justificatifs, l'aperçu les nomme.

1. Dans la carte Décision du profil du candidat, appuyez sur Accorder le logement, ou dans le menu « … » de sa carte dans la vue Kanban. Si le logement est réservé pour elle, Accorder à Mme Berger figure aussi dans l'en-tête de la location.
2. Choisissez si les rendez-vous réservés des autres restent ou sont annulés, et décrivez brièvement la suite (champ obligatoire), par exemple « Je vous appelle pour convenir d'un rendez-vous de signature du contrat. »
3. La personne reçoit « Je serais heureux de vous louer le logement. » avec votre description et « La location n'est définitive qu'avec le contrat de bail signé. » La location affiche l'état Attribuée, sa carte « Accepté : Mme Berger depuis le … ».

Exemple : Mme Berger a 2 800 € de revenus pour un loyer de 850 € (charge de 30 %), tous les justificatifs sont présents. Vous accordez. Ensuite Locari ne lui répond plus lui-même. Chaque message d'elle vous parvient comme notification, un rendez-vous réservé reste. Les demandes RGPD se déroulent comme toujours.

Dans le profil, Locari vous propose Exporter la candidature. Pour les autres, la même règle que pour la réservation : seul celui dont le rendez-vous est annulé ou qui écrit entend la phrase de réservation, au plus une fois. Les annonces restent en ligne avec le bandeau. Locari vous rappelle après 2 et 5 jours : « Tout est-il réglé avec Mme Berger ? Alors clôturez la location. »

Accorder à quelqu'un d'autre ou changer la réservation

La personne réservée ou acceptée se désiste, ou vous optez pour quelqu'un d'autre.

1. Accorder à quelqu'un d'autre : sur le profil de la nouvelle personne, appuyez sur Accorder le logement. Locari demande « Le logement est déjà accordé à quelqu'un. L'accorder à quelqu'un d'autre ? ». Pour une acceptation, un motif est obligatoire.
2. Changer la réservation : sur le profil de la nouvelle personne, appuyez sur Réserver le logement. Pour une réservation sans personne, vous ajoutez ainsi la personne.
3. L'ancienne personne reçoit, pour une réservation, « La réservation du logement n'existe malheureusement plus. », pour une acceptation « Je ne peux malheureusement finalement pas vous louer le logement. » avec votre motif. La nouvelle personne obtient le même niveau.

Tous les autres n'entendent rien de nouveau, le bandeau reste. La nouvelle personne a besoin de pièces conformes pour l'acceptation.

Lever une réservation ou reprendre une acceptation

1. Dans le menu « … » de l'en-tête de la location, choisissez Lever la réservation ou Reprendre l'acceptation. Par WhatsApp, par exemple « Ça ne marchera pas avec Mme Berger ».
2. Étape 1 : la personne est informée, après une acceptation avec votre motif. Après une acceptation, elle est de nouveau à Pièces conformes et sélectionnable, après une réservation là où elle se trouvait avant. Le bandeau disparaît sur tous les portails. Sinon rien ne se passe : les visites restent suspendues, personne ne reçoit de message.
3. Étape 2 : Locari demande « Comment continuer avec le logement ? » sans présélection : Choisir une autre personne, Reprendre les visites (comme activer, les candidats en attente reçoivent des rendez-vous) ou Décider plus tard (tout reste suspendu, rappel après 1, 3 et 7 jours).

Si la personne réservée ou acceptée retire sa candidature ou fait supprimer ses données, Locari pose la même question. Jusqu'à votre décision, le logement compte comme réservé sans personne : le bandeau reste, personne n'est invité. Les visites ne reprennent jamais automatiquement.

Refuser un candidat

Cela fonctionne si la personne est dans la course et ni réservée ni acceptée. Pour la personne réservée ou acceptée, vous levez d'abord la réservation ou reprenez l'acceptation.

1. Dans la carte Décision du profil du candidat, appuyez sur Refuser, dans le menu « … » de sa carte dans la vue Kanban, pour plusieurs après sélection dans la Liste des candidats (Refuser N) ou par WhatsApp « Erna ne convient pas, refuse-la. »
2. Choisissez Avec notification (refus par e-mail ; un motif n'y figure que si vous le donnez expressément, jamais les notes internes) ou Sans notification (aucun refus, avec un rendez-vous seulement « Votre rendez-vous de visite du … à … est annulé. » avec une annulation de calendrier).
3. Si la personne a encore un rendez-vous, il est annulé. Contrairement à une annulation de rendez-vous, sa place se libère et les candidats en attente avancent, tant que les visites sont en cours et qu'il reste au moins 4 heures avant le début.

La personne reste dans la Liste des candidats comme refusée (statut Rejeté). Ses données ne sont pas supprimées immédiatement mais avec toute la location selon votre choix à la clôture.

Reprendre un refus

1. Dans la carte Décision du profil de la personne refusée, appuyez sur Réactiver, dans le menu « … » de sa carte, pour plusieurs dans la Liste des candidats (Réactiver N), ou par WhatsApp « Reprends le refus pour Erna ».
2. La candidature retourne à la phase d'avant le refus. Un rendez-vous annulé avec le refus ne revient pas.
3. En phase de visite, elle reçoit une invitation si les visites sont en cours et qu'il y a des rendez-vous libres. Sinon elle attend, et vous avez une demande de rendez-vous. Locari ne lui indique pas séparément que le refus a été repris.

Qui s'est retiré lui-même n'a pas besoin d'être réactivé : s'il se manifeste de nouveau, sa candidature continue.

Exporter une candidature

Après une acceptation, appuyez sur Exporter la candidature dans le profil. Vous recevez un ZIP avec tous les documents et le dossier complet en PDF pour vos archives. Cela fonctionne uniquement dans l'app.

Vues et champs

État du logement et de la personne

• Visites en cours et Visites suspendues
• Réservée (carte « Réservée pour Mme Berger depuis le … ») et Attribuée (carte « Accepté : Mme Berger depuis le … »)
• Clôturée · réactivable jusqu'au [date] et Terminé
• Pièces conformes et Pièces conformes · 2 justificatifs manquent
• Phases : Présélection, Visite, Vérif. docs, Approuvé, Rejeté

Carte Décision sur le profil du candidat

• Boutons selon l'état : Inviter à la visite, Proposer un créneau, Demander les documents, Marquer comme conforme, Réserver le logement, Accorder le logement, Refuser, Réactiver
• La comparaison affiche « 9 sur 10 remplis », sans pondération, points ni classement. Détails sous Vérification des critères.

Audit et historique

Chaque réservation, acceptation, retrait, refus et réactivation figure dans l'onglet Historique de la personne avec acteur (membre de l'équipe ou IA Locari), horodatage et motif. Les motifs de refus ne sont visibles qu'en interne.

Conservation : l'historique est conservé jusqu'à la suppression des données du candidat (90 jours après la fin du délai de grâce ou immédiatement, selon votre choix à la clôture).

Permissions et multi-sélection

• Décider : les membres de l'équipe autorisés à modifier la location. Qui n'a qu'un accès en lecture ne peut rien modifier.
• Validation : tout ce qui écrit à un candidat ou supprime quelque chose n'a lieu qu'après votre appui sur le bouton, aussi via MCP.
• Plusieurs candidats : dans la Liste des candidats, vous en sélectionnez plusieurs et pouvez inviter (uniquement en présélection), refuser ou réactiver — filtrer par phase et statut, trier par date. Locari les traite un par un et indique par exemple « 6 sur 7 traités ».
• Individuellement uniquement : demander les documents, marquer comme conforme, réserver, accorder et messages libres.

Pages associées

• Liste des candidats et filtres
• Demander et vérifier les documents
• Clôturer la location
• Suspendre les visites
• Annuler, déplacer, proposer des rendez-vous