Im Posteingang siehst du alle E-Mails, die an deine Workspace-Mailbox eingegangen sind und noch keinem Inserat zugeordnet wurden. Von hier aus liest du Nachrichten, markierst sie zur Nachverfolgung oder löschst sie — Locari verarbeitet jede Nachricht im Hintergrund weiter.
Was Locari hier automatisch tut: Eingehende E-Mails klassifizieren (Kategorie, Priorität), Standard-Anfragen automatisch beantworten und Nachrichten einem passenden Inserat zuordnen — sobald ein Absender erkannt wird. Was du entscheidest: Nachrichten manuell lesen, markieren, löschen oder direkt beantworten. Die endgültige Zuordnung zu einem Bewerber bestätigst du in der Bewerberliste.
Häufige Aufgaben
- Nachricht öffnen und lesen
- Nachricht als gelesen oder ungelesen markieren
- Nachricht markieren (Stern)
- Nachricht löschen
- Neue Nachricht verfassen
- Mailbox einrichten
Nachrichten, die bereits einem Inserat zugeordnet sind, findest du nicht hier, sondern direkt beim jeweiligen Bewerber — in der Bewerberliste, gefiltert nach Phase und Status.
So gehst du vor
Nachricht öffnen und lesen
- Posteingang öffnen — die Liste zeigt bis zu 20 neueste Nachrichten, sortiert nach Eingangsdatum.
- Nachricht in der Liste anklicken — der Inhalt öffnet sich rechts (Desktop) oder auf einer neuen Ansicht (Mobil).
- Locari markiert die Nachricht automatisch als gelesen, sobald du sie öffnest.
- Beispiel: Eine neue Anfrage von m.mueller@beispiel.de zu deiner Wohnung in der Musterstraße erscheint ganz oben mit fettem Betreff.
Was Locari beim Öffnen prüft: Ob der Absender bereits einem Bewerber zugeordnet werden kann — ist das der Fall, wird die Nachricht mit dem Bewerber verknüpft und erscheint beim nächsten Laden im Bewerber-Postfach, nicht mehr hier. Was du tust: Du liest, entscheidest, ob eine manuelle Antwort nötig ist.
Nachricht als gelesen oder ungelesen markieren
- Nachricht in der Liste anklicken — automatisch als gelesen markiert.
- Zum manuellen Umschalten: Nachricht öffnen, oben rechts das Briefumschlag-Symbol klicken.
- Status wechselt sofort; die Zählung ungelesener Nachrichten in der Seitenleiste aktualisiert sich.
Nachricht markieren (Stern)
- Gewünschte Nachricht öffnen.
- Stern-Symbol oben rechts klicken — Nachricht wird als prioritär markiert.
- Über den Filter Markiert lassen sich alle markierten Nachrichten gebündelt anzeigen.
Nachricht löschen
- Nachricht öffnen, Papierkorb-Symbol oben rechts klicken.
- Die Nachricht verschwindet sofort aus der Ansicht.
- Im Hintergrund wird die Löschung auf dem Mailserver synchronisiert.
Gelöschte Nachrichten können nicht wiederhergestellt werden. Prüfe vor dem Löschen, ob die Nachricht bereits einem Bewerber zugeordnet ist — in diesem Fall findest du sie beim Bewerber.
Neue Nachricht verfassen
- Oben rechts Verfassen klicken.
- Empfänger-Adresse, Betreff und Inhalt eingeben.
- Optional: Anhänge hinzufügen.
- Senden — die Nachricht wird über deine Workspace-Mailbox verschickt.
Mailbox einrichten
Erscheint der Hinweis „Keine Mailbox konfiguriert", ist deine Workspace-Mailbox noch nicht eingerichtet. Sie wird beim Onboarding deines Arbeitsbereichs angelegt — du wählst dort den Adressnamen, der Rest läuft automatisch. Ihre Zugangsdaten (für externe E-Mail-Programme wie Outlook) findest du anschließend unter Einstellungen → Locari Assistent. Sobald die Mailbox aktiv ist, erscheinen neue eingehende Nachrichten automatisch hier im Posteingang.
Ansichten und Felder
Nachrichtenliste (linke Spalte)
Jede Zeile zeigt:
- Absendername und Absender-E-Mail-Adresse
- Betreff der Nachricht
- Eingangsdatum und -uhrzeit
- Ungelesen-Badge (fetter Text) bei neuen Nachrichten
- Stern-Icon für markierte Nachrichten
- Anhang-Anzahl (falls vorhanden)
Filteroptionen über der Liste:
- Alle — sämtliche Nachrichten
- Ungelesen — nur noch nicht geöffnete Nachrichten
- Markiert — nur mit Stern versehene Nachrichten
Suchfeld: Betreff und Absenderadresse werden durchsucht.
Nachrichtenansicht (rechte Spalte / Vollbild mobil)
- Vollständiger Nachrichtentext (Plain-Text oder HTML)
- Von, An, Betreff, Datum
- Anhänge: Dateiname, Dateigröße, Download-Link
- Aktions-Buttons: Gelesen/Ungelesen, Stern, Löschen
Audit und Verlauf
Der Posteingang selbst führt kein eigenes Protokoll. Wurde eine Nachricht jedoch einem Bewerber oder Inserat zugeordnet, erscheint sie im Verlauf des jeweiligen Bewerbers chronologisch mit Zeitstempel und Akteur.
Aufbewahrung: Gelöschte Nachrichten werden auf dem Mailserver entfernt. Nachrichten, die einem Bewerber zugeordnet wurden, unterliegen der DSGVO-Aufbewahrungsfrist des Bewerbervorgangs (typischerweise 6 Monate nach Abschluss).
💬 Auch per WhatsApp: Bitte Locari einfach „Antworte Familie Müller, dass die Wohnung noch frei ist" — Locari formuliert die Nachricht und schickt sie nach deiner Bestätigung an den Bewerber. → Locari per WhatsApp
Gut zu wissen
- Der Posteingang ist für alle Mitglieder deines Arbeitsbereichs sichtbar — ihr arbeitet auf derselben Mailbox.
- Mehrere Nachrichten gleichzeitig lassen sich hier nicht bearbeiten. Bewerber-übergreifende Aktionen erledigst du in der Bewerberliste.