Wenn eine E-Mail in deiner Workspace-Mailbox eingeht, ordnet Locari sie automatisch dem passenden Bewerber und Inserat zu — basierend auf der Absenderadresse, dem Reply-To-Header und dem laufenden Vermietungsfall. Nachrichten, die nicht zugeordnet werden können, bleiben im Posteingang und warten auf deine Prüfung.
Was Locari automatisch tut: Absenderadresse und Reply-To-Header mit bekannten Bewerbern abgleichen, E-Mail dem passenden Vermietungsfall zuordnen, Kategorie (Anfrage, Rückfrage, Dokument etc.) und Priorität ermitteln, Standard-Antworten automatisch versenden. Was du entscheidest: Ob eine nicht zugeordnete Nachricht manuell verknüpft wird, ob ein Absender blockiert wird und ob eine automatische Antwort korrekt war.
Häufige Aufgaben
- Verstehen, warum eine Nachricht im Posteingang bleibt
- Nachricht einem Bewerber zuordnen
- Absender blockieren
- Blockierung aufheben
- Zuordnung bei einem Bewerber prüfen
So gehst du vor
Wie die Zuordnung funktioniert
Locari prüft jede eingehende Nachricht in dieser Reihenfolge:
- Reply-To-Abgleich (höchste Priorität): Stimmt die Reply-To-Adresse der E-Mail mit der E-Mail-Adresse eines bekannten Bewerbers überein, wird die Nachricht diesem Bewerber zugeordnet.
- Absender-Abgleich (ausgehende Nachrichten): Nachrichten, die von deiner Locari-Adresse (
@locari.de) stammen und an einen bekannten Bewerber adressiert sind, werden ebenfalls verknüpft. - Kein Treffer → Posteingang: Kann die Nachricht keinem Bewerber zugeordnet werden, erscheint sie im Posteingang mit
rental_case_id = leer.
Beispiel: Familie Müller bewirbt sich auf deine Wohnung. Locari sendet eine Einladung zur Besichtigung. Antwortet Frau Müller auf diese E-Mail, erkennt Locari den Reply-To-Header und ordnet die Antwort automatisch der Bewerbung von Familie Müller zu.
Was Locari beim Abgleich prüft: Reply-To-Header (Priorität 1), Absenderadresse bei ausgehenden Nachrichten (Priorität 2), Kategorie-Klassifikation (Anfrage, Besichtigungszusage, Dokument). Was du tust: Nicht zugeordnete Nachrichten im Posteingang sichten und bei Bedarf manuell einem Bewerber zuordnen.
Zuordnung nachvollziehen und prüfen
- Öffne den Posteingang — hier siehst du alle Nachrichten ohne Zuordnung.
- Klicke eine Nachricht an — die Detailansicht zeigt Absender, Betreff und Inhalt.
- Ist der Absender ein bekannter Bewerber, wechsle zum Bewerber-E-Mail-Tab — dort erscheinen zugeordnete Nachrichten vollständig.
- Beispiel: Du siehst eine Nachricht von m.mueller@beispiel.de im Posteingang. Du prüfst, ob Herr Müller als Bewerber angelegt ist. Falls ja, wird die nächste eingehende Nachricht von dieser Adresse automatisch zugeordnet.
Absender blockieren
Ist ein Absender für einen bestimmten Vermietungsfall nicht relevant (z. B. wiederkehrende Spam-Nachrichten oder Anfragen zu einem bereits abgeschlossenen Inserat):
- Öffne das betreffende Inserat → Tab E-Mails.
- Wähle die Nachricht des Absenders aus.
- Klicke Absender blockieren — der Absender wird für diesen Vermietungsfall blockiert.
- Neue Nachrichten dieses Absenders erhalten den Status
blockiertund erscheinen nicht mehr aktiv.
Was Locari bei Blockierungen tut: Neue Nachrichten des blockierten Absenders automatisch mit Status blacklisted versehen — keine automatische Antwort, keine Zuordnung zu Bewerbern. Was du entscheidest: Blockierung anlegen (manuell oder nach KI-Vorschlag) und jederzeit aufheben.
Blockierung aufheben
- Öffne das Inserat → Tab E-Mails → Abschnitt Blockierte Absender.
- Wähle den Eintrag aus und klicke Blockierung aufheben.
- Alle bisher blockierten Nachrichten dieses Absenders werden erneut zur Verarbeitung vorgemerkt.
Ansichten und Felder
Verarbeitungsstatus einer E-Mail
Jede E-Mail hat einen internen Verarbeitungsstatus:
- ausstehend — empfangen, noch nicht klassifiziert
- Tier 1 abgeschlossen — automatisch klassifiziert und beantwortet (Standard-Anfragen)
- Tier 1 eskaliert — zu komplex für automatische Antwort, Tier 2 wird verarbeitet
- Tier 2 abgeschlossen — von der KI-Assistenz bearbeitet
- Fehlgeschlagen — Verarbeitung nicht möglich, manuelle Prüfung empfohlen
- Manuelle Prüfung — explizit zur manuellen Bearbeitung markiert
- Blockiert — Absender für diesen Vermietungsfall gesperrt
Felder einer zugeordneten Nachricht
- Absender-E-Mail und Absendername
- Reply-To-Adresse (bei Bewerber-Antworten)
- Eingangszeit und Verarbeitungszeit
- Richtung: eingehend oder ausgehend
- Verknüpfter Bewerber (Tenant-ID)
- Verknüpfter Vermietungsfall
- Anhänge: Dateiname, Dateigröße, MIME-Typ
- Klassifikationskategorie (z. B. „Anfrage", „Besichtigungszusage", „Dokument")
- KI-Konfidenzwert der Klassifikation
Blacklist-Eintrag
- Absender-E-Mail-Adresse
- Vermietungsfall, für den die Blockierung gilt
- Grund der Blockierung
- Angelegt durch:
KIodermanuell - Erstellungsdatum
Audit und Verlauf
Jede Zuordnung, Blockierung und Aufhebung wird im Verlauf des betreffenden Vermietungsfalls protokolliert — mit Zeitstempel und Akteur (Teammitglied namentlich oder „Locari KI").
Aufbewahrung: Blockierungseinträge bleiben erhalten, bis sie manuell gelöscht werden. Nachrichten im Status blockiert werden beim Löschen des Vermietungsfalls entfernt. Beim manuellen Löschen eines Bewerbers werden alle verknüpften E-Mails unwiderruflich entfernt.
Lösche keinen Bewerber, solange laufende E-Mail-Verarbeitungen offen sind — der Verlauf geht unwiderruflich verloren.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos — der Zugriff auf E-Mails erfordert eine aktive Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA).
- Zuordnungen nachvollziehen: alle Teammitglieder.
- Absender blockieren und Blockierungen aufheben: alle Teammitglieder.
- E-Mails löschen: nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
- Mehrere Nachrichten gleichzeitig bearbeiten: derzeit nicht verfügbar; wechsle zur Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.