Wenn eine E-Mail in deiner Workspace-Mailbox eingeht, ordnet Locari sie automatisch dem passenden Bewerber und Inserat zu — basierend auf der Absenderadresse, dem Reply-To-Header und dem laufenden Vermietungsfall. Nachrichten, die nicht zugeordnet werden können, bleiben im Posteingang und warten auf deine Prüfung.
Was Locari automatisch tut: Absenderadresse und Reply-To-Header mit bekannten Bewerbern abgleichen, E-Mail dem passenden Vermietungsfall zuordnen, Kategorie (Anfrage, Rückfrage, Dokument etc.) und Priorität ermitteln, Standard-Antworten automatisch versenden und unpassende Absender (z. B. Spam) automatisch herausfiltern. Was du entscheidest: Ob eine nicht zugeordnete Nachricht relevant ist und ob ein automatisch gesperrter Absender wieder freigegeben werden soll.
Häufige Aufgaben
- Verstehen, warum eine Nachricht im Posteingang bleibt
- Zuordnung bei einem Bewerber prüfen
- Gesperrte Absender ansehen und freigeben
So gehst du vor
Wie die Zuordnung funktioniert
Locari prüft jede eingehende Nachricht in dieser Reihenfolge:
- Reply-To-Abgleich (höchste Priorität): Stimmt die Reply-To-Adresse der E-Mail mit der E-Mail-Adresse eines bekannten Bewerbers überein, wird die Nachricht diesem Bewerber zugeordnet.
- Absender-Abgleich (ausgehende Nachrichten): Nachrichten, die von deiner Locari-Adresse (
@locari.de) stammen und an einen bekannten Bewerber adressiert sind, werden ebenfalls verknüpft. - Kein Treffer → Posteingang: Kann die Nachricht keinem Bewerber zugeordnet werden, erscheint sie im Posteingang mit
rental_case_id = leer.
Beispiel: Familie Müller bewirbt sich auf deine Wohnung. Locari sendet eine Einladung zur Besichtigung. Antwortet Frau Müller auf diese E-Mail, erkennt Locari den Reply-To-Header und ordnet die Antwort automatisch der Bewerbung von Familie Müller zu.
Was Locari beim Abgleich prüft: Reply-To-Header (Priorität 1), Absenderadresse bei ausgehenden Nachrichten (Priorität 2), Kategorie-Klassifikation (Anfrage, Besichtigungszusage, Dokument). Was du tust: Nicht zugeordnete Nachrichten im Posteingang sichten und bei Bedarf manuell einem Bewerber zuordnen.
Zuordnung nachvollziehen und prüfen
- Öffne den Posteingang — hier siehst du alle Nachrichten ohne Zuordnung.
- Klicke eine Nachricht an — die Detailansicht zeigt Absender, Betreff und Inhalt.
- Ist der Absender ein bekannter Bewerber, wechsle zum Bewerber-E-Mail-Tab — dort erscheinen zugeordnete Nachrichten vollständig.
- Beispiel: Du siehst eine Nachricht von m.mueller@beispiel.de im Posteingang. Du prüfst, ob Herr Müller als Bewerber angelegt ist. Falls ja, wird die nächste eingehende Nachricht von dieser Adresse automatisch zugeordnet.
Gesperrte Absender und Freigabe
Locari filtert offensichtlich unpassende Absender (z. B. Spam oder automatische Antworten von Portalen) selbstständig heraus, damit daraus keine ungewollten Bewerber entstehen. Gesperrte Absender bekommst du im Posteingang nicht zu Gesicht. Du kannst die Liste der gesperrten Absender pro Vermietungsfall jederzeit einsehen und einen Absender wieder freigeben:
- Öffne das betreffende Inserat → Tab E-Mails.
- Im Abschnitt Gesperrte Absender siehst du alle automatisch herausgefilterten Adressen samt Filtergrund.
- Klicke beim gewünschten Eintrag auf Entsperren und bestätige.
- Alle bisher gefilterten Nachrichten dieses Absenders werden erneut verarbeitet und können dann Bewerber erzeugen.
Was Locari beim Filtern tut: Erkennt einen Absender als unpassend, kennzeichnet seine Nachrichten intern als gesperrt — keine automatische Antwort, keine Zuordnung zu Bewerbern. Im Verlauf wird festgehalten, ob die Sperre vom KI-Filter oder manuell stammt. Was du entscheidest: Ob ein gesperrter Absender doch relevant ist und wieder freigegeben wird.
Ansichten und Felder
Wie Locari eine Nachricht im Hintergrund verarbeitet
Jede eingehende E-Mail durchläuft mehrere Schritte, bevor sie zugeordnet oder beantwortet wird. Diese Schritte laufen automatisch ab — du musst nichts davon selbst auslösen:
- Empfangen und einlesen
- Klassifizieren (Kategorie und Priorität bestimmen)
- Einfache Standard-Anfragen direkt automatisch beantworten
- Komplexere Fälle an die KI-Assistenz übergeben
- Bei Bedarf zur manuellen Prüfung kennzeichnen, falls eine automatische Bearbeitung nicht möglich ist
Felder einer zugeordneten Nachricht
- Absender-E-Mail und Absendername
- Reply-To-Adresse (bei Bewerber-Antworten)
- Eingangszeit
- Richtung: eingehend oder ausgehend
- Verknüpfter Bewerber und verknüpfter Vermietungsfall
- Anhänge: Dateiname, Dateigröße, Dateityp
- Klassifikationskategorie (z. B. „Anfrage", „Besichtigungszusage", „Dokument")
Eintrag bei gesperrten Absendern
- Absender-E-Mail-Adresse
- Filtergrund
- Blockiert durch: KI-Filter oder Manuell
Audit und Verlauf
Jede Zuordnung, Sperre und Freigabe wird im Verlauf des betreffenden Vermietungsfalls protokolliert — mit Zeitstempel und Akteur (Teammitglied namentlich oder „Locari KI").
Aufbewahrung: Sperreinträge bleiben erhalten, bis ein Absender freigegeben wird. Beim manuellen Löschen eines Bewerbers werden alle verknüpften E-Mails unwiderruflich entfernt.
Lösche keinen Bewerber, solange laufende E-Mail-Verarbeitungen offen sind — der Verlauf geht unwiderruflich verloren.
Gut zu wissen
- Zuordnungen, gesperrte Absender und Freigaben sind für alle Mitglieder deines Arbeitsbereichs sichtbar.
- Das Löschen einer Nachricht ist unwiderruflich — prüfe vorher, ob sie bereits einem Bewerber zugeordnet ist.