Rückfragen — wenn Locari nachfragt

Das Rückfragen-System sorgt dafür, dass keine Bewerbung steckenbleibt, weil eine Information fehlt. Locari erkennt Lücken oder Widersprüche, formuliert eine präzise Frage und wartet auf deine Antwort — statt blind weiterzumachen oder dich mit Generalmeldungen zu überhäufen.

Häufige Aufgaben

• Wann Locari nachfragt
• Offene Rückfrage beantworten
• Rückfrage verwerfen
• Rückfrage manuell auslösen
• Gelernte Regel prüfen oder löschen
• Rückfrage-Verlauf nachvollziehen

Wann Locari nachfragt

Locari fragt nicht bei jeder Unklarheit nach — und rät auch nie. Die KI entscheidet pro Bewerber-Nachricht, ob sie selbst antworten kann oder dich braucht:

• Locari antwortet selbst, wenn die Frage des Bewerbers sicher aus Inserat oder Locaris Wissen beantwortbar ist. Es entsteht keine Rückfrage.
• Locari fragt dich (Faktenfrage), wenn die Antwort fehlt oder unsicher ist — z. B. eine Detailfrage zur Wohnung, die nirgends hinterlegt ist. Statt zu spekulieren, eskaliert Locari die Frage an dich.
• Locari fragt dich (Entscheidungsanfrage), wenn eine Bewerber-Angabe deine Kriterien berührt und eine Weichenstellung braucht — etwa eine Einkommensabweichung oder ein Haustier trotz Ausschlusskriterium.

Der Unterschied wirkt sich auf das Lernverhalten aus: Antworten auf Faktenfragen wertet Locari als wiederverwendbares Objektwissen und schreibt sie — sofern sinnvoll — in Locaris Wissen. Antworten auf Entscheidungsanfragen sind fallbezogen und landen nicht in Locaris Wissen.

Welche Information Locari als wiederverwendbar einstuft, übernimmt die KI selbst: objektbezogene Fakten (Stellplatz, Internet, Haustier-Regel) werden gemerkt, bewerber-spezifische Angaben (Einzugsdatum, persönliche Rückfragen) nicht.

Alle offenen Rückfragen aller Bewerbungen findest du unter Vermietungen → Dashboard im Widget „Offene Fragen". Rückfragen einer einzelnen Bewerbung erreichst du über den Tab Rückfragen im Bewerber- oder Inserat-Profil.

So gehst du vor

Offene Rückfrage beantworten

1. Dashboard öffnen — das Widget „Offene Fragen" zeigt alle pending-Einträge. Alternativ: Bewerber-Profil → Tab Rückfragen.
2. Karte der gewünschten Rückfrage öffnen — Frage und Bewerber-Name sind sichtbar.
3. Antworten klicken, Freitext eingeben.
   • Beispiel: Frage: „Familie Müller verdient 2.350 € netto — dein Minimum sind 2.500 €. Trotzdem weiterleiten?" → Antwort: „Ja, bitte Besichtigung einladen."
4. Senden klicken — Locari leitet die Antwort sofort an den Bewerber weiter und speichert die Entscheidung in Locaris Wissen.

Rückfrage verwerfen

1. Rückfrage-Karte öffnen, Verwerfen klicken.
2. Bestätigung im Dialog — die Frage wechselt auf Status abgebrochen.
3. Locari schickt keine Antwort an den Bewerber; der Fall läuft ohne diese Information weiter.

Verwerfen eignet sich, wenn die Frage nicht mehr relevant ist (z. B. Bewerber hat sich zurückgezogen).

Rückfrage manuell auslösen

1. Bewerber-Profil → Tab Rückfragen → + Neue Rückfrage.
2. Frage eingeben, speichern.
3. Locari stellt die Frage im nächsten Schritt an den Bewerber und zeigt die Antwort, sobald sie eingeht.

Gelernte Regeln verwalten

Aus Rückfragen abgeleitete Regeln liegen in Locaris Wissen — gespeichert genau an der Entität, um die es ging (Bewerber, Objekt oder Mietfall). Einen seitenweiten „KI-Gedächtnis"-Bereich in den Einstellungen gibt es nicht.

1. Profil der betroffenen Entität öffnen — Bewerber, Objekt oder Mietfall.
2. Locaris Wissen öffnen (Gehirn-Symbol; beim Bewerber im Menü Weitere Optionen).
3. Aus Rückfragen abgeleitete Regeln sind als Einträge aufgelistet (z. B. „Kleiner Hund unter 10 kg akzeptiert").
4. Eintrag korrigieren (Stift) oder löschen (Mülleimer) — Locari verwendet die aktualisierte Regel ab sofort.

Ansichten und Felder

Rückfrage-Karte

Jede Rückfrage erscheint als Karte mit folgenden Feldern:

• Bewerber-Name — wessen Bewerbung betroffen ist
• Frage — der genaue Text, den Locari formuliert hat
• Zeitstempel — wann die Rückfrage erstellt wurde
• Status-Badge — offen, beantwortet, abgebrochen oder abgelaufen
• Deine Antwort (nach Beantwortung) — mit Zeitstempel der Antwort

Sortierung: Offene Einträge zuerst, danach nach Erstelldatum absteigend. Neue Rückfragen erscheinen in Echtzeit ohne Seitenaktualisierung.

Rückfrage-Typen

Locari unterscheidet zwei Quellen:

• Faktenfrage (clarification) — entsteht, wenn ein Bewerber per E-Mail eine Frage stellt, die Locari nicht aus vorhandenen Informationen beantworten kann.
  • Beispiel: „Darf ich ein 200-Liter-Aquarium aufstellen?"
• Entscheidungsanfrage (decision_request) — entsteht, wenn der Bewerber-Chatbot eine deiner Regeln nicht eindeutig anwenden kann und eine Weichenstellung braucht.
  • Beispiel: „Familie Müller hat einen Labrador. Haustiere sind laut deinen Kriterien nicht erwünscht. Ausnahme machen?"

Status-Werte

Bewerber-Perspektive

Der Bewerber erhält deine Antwort automatisch als E-Mail. Für ihn ist nicht ersichtlich, dass eine Rückfrage an dich gestellt wurde — er sieht nur Locaris reguläre Antwort-E-Mail.

Audit und Verlauf

Der Tab Verlauf im Bewerber-Profil dokumentiert jede Rückfrage-Aktivität:

• Wann Locari die Rückfrage erstellt hat
• Wer geantwortet hat (Teammitglied namentlich oder „Locari KI")
• Wann die Antwort versendet wurde
• Welche Entscheidung in Locaris Wissen übernommen wurde

Aufbewahrung: Rückfrage-Einträge bleiben so lange erhalten, wie die zugehörige Bewerbung im System ist. Beim manuellen Löschen eines Bewerbers werden alle Rückfragen unwiderruflich entfernt.

Mehrere Bewerbungen gleichzeitig

Alle offenen Rückfragen aller Bewerbungen siehst du im Widget „Offene Fragen" unter Vermietungen → Dashboard — dort nach Status filtern und nach Datum sortieren. Beantworten oder Verwerfen erfolgt einzeln pro Rückfrage.

Verwandte Seiten

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