Das Rückfragen-System sorgt dafür, dass keine Bewerbung steckenbleibt, weil eine Information fehlt. Locari erkennt Lücken oder Widersprüche, formuliert eine präzise Frage und wartet auf deine Antwort — statt blind weiterzumachen oder dich mit Generalmeldungen zu überhäufen.
Was Locari automatisch tut: Angaben auf Vollständigkeit und Widersprüche prüfen, Rückfragen formulieren und an dich senden, deine Antwort an den Bewerber weitergeben, die Entscheidung ins KI-Gedächtnis übernehmen. Was du entscheidest: Inhalt der Antwort, ob eine Rückfrage verworfen wird, und ob eine gelernte Regel korrigiert werden soll.
Häufige Aufgaben
- Wann Locari nachfragt
- Offene Rückfrage beantworten
- Rückfrage verwerfen
- Rückfrage manuell auslösen
- Gelernte Regel prüfen oder löschen
- Rückfrage-Verlauf nachvollziehen
Wann Locari nachfragt
Locari fragt nicht bei jeder Unklarheit nach — und rät auch nie. Die KI entscheidet pro Bewerber-Nachricht, ob sie selbst antworten kann oder dich braucht:
- Locari antwortet selbst, wenn die Frage des Bewerbers sicher aus Inserat oder KI-Gedächtnis beantwortbar ist. Es entsteht keine Rückfrage.
- Locari fragt dich (Faktenfrage), wenn die Antwort fehlt oder unsicher ist — z. B. eine Detailfrage zur Wohnung, die nirgends hinterlegt ist. Statt zu spekulieren, eskaliert Locari die Frage an dich.
- Locari fragt dich (Entscheidungsanfrage), wenn eine Bewerber-Angabe deine Kriterien berührt und eine Weichenstellung braucht — etwa eine Einkommensabweichung oder ein Haustier trotz Ausschlusskriterium.
Der Unterschied wirkt sich auf das Lernverhalten aus: Antworten auf Faktenfragen wertet Locari als wiederverwendbares Objektwissen und schreibt sie — sofern sinnvoll — ins KI-Gedächtnis. Antworten auf Entscheidungsanfragen sind fallbezogen und landen nicht im Gedächtnis.
Was Locari automatisch tut: Pro Nachricht prüfen, ob sicher beantwortbar; bei Unsicherheit eskalieren statt raten; nach deiner Antwort entscheiden, ob daraus eine wiederverwendbare Regel wird. Was du entscheidest: Den Inhalt der Antwort — und über das KI-Gedächtnis, welche gelernten Regeln dauerhaft gelten.
Welche Information Locari als wiederverwendbar einstuft, übernimmt die KI selbst: objektbezogene Fakten (Stellplatz, Internet, Haustier-Regel) werden gemerkt, bewerber-spezifische Angaben (Einzugsdatum, persönliche Rückfragen) nicht.
Alle offenen Rückfragen aller Bewerbungen findest du unter Vermietungen → Dashboard im Widget „Offene Fragen". Rückfragen einer einzelnen Bewerbung erreichst du über den Tab Rückfragen im Bewerber- oder Inserat-Profil.
So gehst du vor
Offene Rückfrage beantworten
- Dashboard öffnen — das Widget „Offene Fragen" zeigt alle pending-Einträge. Alternativ: Bewerber-Profil → Tab Rückfragen.
- Karte der gewünschten Rückfrage öffnen — Frage und Bewerber-Name sind sichtbar.
- Antworten klicken, Freitext eingeben.
- Beispiel: Frage: „Familie Müller verdient 2.350 € netto — dein Minimum sind 2.500 €. Trotzdem weiterleiten?" → Antwort: „Ja, bitte Besichtigung einladen."
- Senden klicken — Locari leitet die Antwort sofort an den Bewerber weiter und speichert die Entscheidung im KI-Gedächtnis.
Was die KI nach deiner Antwort tut: Antwort an den Bewerber formulieren und versenden, Entscheidungsmuster extrahieren (z. B. „Einkommensabweichung bis 6 % akzeptiert"), in das KI-Gedächtnis schreiben. Was du tust: Nur einmal antworten — bei gleichem Muster fragt Locari nicht erneut nach.
Rückfrage verwerfen
- Rückfrage-Karte öffnen, Verwerfen klicken.
- Bestätigung im Dialog — die Frage wechselt auf Status
abgebrochen. - Locari schickt keine Antwort an den Bewerber; der Fall läuft ohne diese Information weiter.
Verwerfen eignet sich, wenn die Frage nicht mehr relevant ist (z. B. Bewerber hat sich zurückgezogen).
Rückfrage manuell auslösen
- Bewerber-Profil → Tab Rückfragen → + Neue Rückfrage.
- Frage eingeben, speichern.
- Locari stellt die Frage im nächsten Schritt an den Bewerber und zeigt die Antwort, sobald sie eingeht.
Gelernte Regeln verwalten
- Einstellungen → KI-Gedächtnis öffnen — oder direkt aus dem Bewerber-Profil unter „KI-Gedächtnis bearbeiten".
- Alle aus Rückfragen abgeleiteten Regeln sind aufgelistet (z. B. „Kleiner Hund unter 10 kg akzeptiert").
- Eintrag bearbeiten oder löschen — Locari verwendet die aktualisierte Regel ab sofort.
Was das KI-Gedächtnis enthält: Entscheidungsmuster, die aus deinen Antworten gelernt wurden. Einträge gelten inserat- oder kontoübergreifend, je nach Kategorie. Was du tust: Regeln jederzeit korrigieren oder entfernen — die KI passt sich sofort an.
Ansichten und Felder
Rückfrage-Karte
Jede Rückfrage erscheint als Karte mit folgenden Feldern:
- Bewerber-Name — wessen Bewerbung betroffen ist
- Frage — der genaue Text, den Locari formuliert hat
- Zeitstempel — wann die Rückfrage erstellt wurde
- Status-Badge —
offen,beantwortet,abgebrochenoderabgelaufen - Deine Antwort (nach Beantwortung) — mit Zeitstempel der Antwort
Sortierung: Offene Einträge zuerst, danach nach Erstelldatum absteigend. Neue Rückfragen erscheinen in Echtzeit ohne Seitenaktualisierung.
Rückfrage-Typen
Locari unterscheidet zwei Quellen:
- Faktenfrage (
clarification) — entsteht, wenn ein Bewerber per E-Mail eine Frage stellt, die Locari nicht aus vorhandenen Informationen beantworten kann.- Beispiel: „Darf ich ein 200-Liter-Aquarium aufstellen?"
- Entscheidungsanfrage (
decision_request) — entsteht, wenn der Bewerber-Chatbot eine deiner Regeln nicht eindeutig anwenden kann und eine Weichenstellung braucht.- Beispiel: „Familie Müller hat einen Labrador. Haustiere sind laut deinen Kriterien nicht erwünscht. Ausnahme machen?"
Status-Werte
| Status | Bedeutung |
|---|---|
offen | Deine Antwort steht aus — Bewerber wartet |
beantwortet | Du hast geantwortet, Locari hat die Antwort weitergeleitet |
abgebrochen | Du hast die Frage verworfen — kein Versand an Bewerber |
abgelaufen | Ablaufzeit überschritten, ohne dass eine Antwort eingegangen ist |
Bewerber-Perspektive
Der Bewerber erhält deine Antwort automatisch als E-Mail. Für ihn ist nicht ersichtlich, dass eine Rückfrage an dich gestellt wurde — er sieht nur Locaris reguläre Antwort-E-Mail.
Audit und Verlauf
Der Tab Verlauf im Bewerber-Profil dokumentiert jede Rückfrage-Aktivität:
- Wann Locari die Rückfrage erstellt hat
- Wer geantwortet hat (Teammitglied namentlich oder „Locari KI")
- Wann die Antwort versendet wurde
- Welche Entscheidung in das KI-Gedächtnis übernommen wurde
Aufbewahrung: Rückfrage-Einträge bleiben so lange erhalten, wie die zugehörige Bewerbung im System ist. Beim manuellen Löschen eines Bewerbers werden alle Rückfragen unwiderruflich entfernt.
Hinweis: Lösche keine Bewerbung, solange Rückfragen offen sind — der Verlauf geht damit unwiderruflich verloren.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
- Beantworten und Verwerfen: alle Teammitglieder.
- KI-Gedächtnis bearbeiten: alle Teammitglieder — Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Bewerbungen aus.
- Mehrere Bewerbungen gleichzeitig: Alle offenen Rückfragen aller Bewerbungen siehst du im Vermietungs-Dashboard — dort nach Status filtern, nach Datum sortieren.