Locari KI übernimmt die gesamte laufende Bewerber-Kommunikation in deinem Namen — Anfragen beantworten, Dokumente anfordern, Besichtigungstermine koordinieren, Kriterien prüfen. Die KI handelt dabei nie eigenständig: Zusagen, Absagen und jede manuelle Antwort bleiben immer bei dir.
Was Locari KI hier automatisch tut: Eingehende Nachrichten analysieren, passende Antworten verfassen, Bewerberdaten gegen deine Kriterien abgleichen, fehlende Unterlagen anfordern, Termine koordinieren. Was du entscheidest: Zusage oder Absage, manuelle Korrekturen, Ton und Signatur, KI-Gedächtnis prüfen — und ob die KI für ein Inserat überhaupt aktiv ist.
Häufige Aufgaben
- Kommunikationsstil und Signatur anpassen
- Verstehen, wann die KI eine Rückfrage stellt
- Antworten der KI prüfen und korrigieren
- KI-Funktion für ein Inserat steuern
- Datenschutz und EU-Hosting verstehen
Für alle KI-Themen im Detail: Kommunikation mit Locari KI — Rückfragen verstehen — Locari KI trainieren
So gehst du vor
KI-Einstellungen pro Inserat
- Inserat öffnen → Tab KI-Einstellungen.
- Kontaktperson (Vor- und Nachname) eintragen — die KI unterschreibt alle Nachrichten in diesem Namen.
- Kommunikationston wählen:
Professionell formelloderProfessionell freundlichoderModern zugänglichoderKnapp & effizient. - Optional: Signatur hinzufügen (HTML-fähig, wird unter jede Nachricht gesetzt).
- Optional: Erstmeldung-Hinweis eintragen — z. B. „Bitte darauf hinweisen, dass die Wohnung nur befristet vermietet wird." — max. 300 Zeichen.
- Speichern — die KI übernimmt den neuen Stil ab der nächsten Nachricht.
Was die KI daraus macht: Locari generiert die Erstmeldung an Bewerber Müller auf Basis deines Hinweises, gewähltem Ton und hinterleger Signatur — und fügt automatisch den DSGVO-Pflichthinweis hinzu. Was du prüfen kannst: In Kommunikation mit Locari KI siehst du jede gesendete Nachricht im Klartext.
Grenzen der KI
Die KI hält inne und stellt dir eine Rückfrage, wenn:
- Bewerberangaben widersprüchlich oder unvollständig sind
- Informationen fehlen, die sie für eine korrekte Antwort benötigt
- Das Anliegen des Bewerbers außerhalb des Bewerbungsrahmens liegt
Beispiel: Bewerber Schmidt gibt Einkommen 3.200 € an, der eingereichte Gehaltsnachweis zeigt 1.950 € — die KI markiert die Abweichung und wartet auf deine Einschätzung, bevor sie antwortet.
Was die KI in solchen Fällen tut: Die Nachricht als ungelesen markieren, dir eine Rückfrage stellen und keine eigene Antwort senden. Was du tust: Rückfrage beantworten oder die Nachricht manuell beantworten. Die KI lernt daraus für ähnliche Fälle.
Mehr dazu: Rückfragen verstehen
Ansichten und Felder
Was Locari KI heute kann
| Funktion | Was die KI tut | Wo konfigurierbar |
|---|---|---|
| Bewerber-Kommunikation | Eingehende Nachrichten beantworten, Standard-Anfragen zu Objekt, Besichtigung, Unterlagen | KI-Einstellungen > Ton und Signatur |
| Kriterien-Prüfung | Einkommensverhältnis, Beschäftigungsart, Haushaltsgröße gegen deine Vorgaben abgleichen | Inserat > Kriterien |
| Dokumente anfordern | Fehlende Unterlagen per E-Mail anfordern und Eingang prüfen | Automatisch, kein Setup nötig |
| Besichtigungstermine | Verfügbare Slots anbieten, Buchungen bestätigen, Erinnerungen senden | Inserat > Termine |
| Rückfragen | Bei Unklarheiten oder Widersprüchen pausieren und dich fragen | Automatisch, immer aktiv |
| Erstmeldung | Erste Antwort an Bewerber mit individuellen Hinweisen versehen | KI-Einstellungen > Erstmeldung-Hinweis |
| KI-Gedächtnis | Vorlieben, Korrekturen und Stilhinweise pro Inserat speichern | Bewerberprofil > Weitere Optionen |
Was die KI nicht tut: Mietvertrag erstellen, Kautionen einfordern, rechtliche Entscheidungen treffen, Daten außerhalb des Inserats weitergeben. Halluzinations-Schutz: Die KI antwortet ausschließlich auf Basis der Bewerberdaten und deiner Konfiguration. Fehlt eine Information, fragt sie nach — sie erfindet keine Angaben.
KI-Einstellungen — Felder im Überblick
- Kontaktperson Vorname / Nachname — erscheint in Unterschrift jeder Nachricht
- Mobilnummer — optional, für Bewerberrückfragen per Telefon
- Kommunikationston —
Professionell formell,Professionell freundlich,Modern zugänglich,Knapp & effizient - Signatur — HTML-formatierbar, optionaler Fußtext unter jeder Nachricht
- Erstmeldung-Hinweis — freier Text bis 300 Zeichen, gilt nur für die erste ausgehende Nachricht
Datenschutz und EU-Hosting
Locari verarbeitet alle Bewerberdaten ausschließlich auf EU-Servern. Produktions-Daten liegen in der Region EU North (Stockholm); Staging-Daten in EU West 1 (Irland). Kein Datentransfer in Drittstaaten.
Jede von der KI verfasste E-Mail enthält automatisch den Pflichthinweis nach EU-KI-Verordnung Art. 50:
„Diese E-Mail wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt."
Bewerber erhalten zudem einen Link zur Datenschutzerklärung. Du als Vermieter steuerst, welche Kriterien und Dokumente angefragt werden — Locari verarbeitet nur das, was für die Mieterauswahl notwendig ist.
Mehr zum Thema Datenschutz: Datenschutz & DSGVO
Was die KI in Bezug auf Datenschutz tut: Personenbezogene Daten ausschließlich für die Verarbeitung des jeweiligen Inserats nutzen, automatisch DSGVO-Pflichthinweise einfügen, Löschfristen einhalten. Was du steuerst: Welche Dokumente angefordert werden, ob Einwilligungen eingeholt werden, Löschung von Bewerberdaten.
Audit und Verlauf
Jede Aktion der Locari KI erscheint im Tab Verlauf des jeweiligen Inserats:
- Akteur:
Locari KI(mit Zeitstempel) oder Teammitglied namentlich - Art der Aktion: Nachricht gesendet, Kriterien geprüft, Rückfrage gestellt, Dokument angefordert
- Ergebnis: zugestellte Nachrichten mit vollständigem Nachrichtentext einsehbar
Aufbewahrung: Der Verlauf bleibt bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten, danach gemäß DSGVO-Löschfrist (typischerweise 6 Monate nach Abschluss).
Das manuelle Löschen eines Bewerbers entfernt auch seinen Verlauf — dies ist unwiderruflich und sollte erst nach Abschluss des Auswahlverfahrens erfolgen.
Berechtigungen und Steuerung
- KI-Einstellungen anzeigen: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
- KI-Einstellungen bearbeiten (Ton, Signatur, Kontaktperson): alle Mitglieder.
- KI-Gedächtnis eines Bewerbers bearbeiten oder löschen: alle Mitglieder.
- KI-Aktivierung pro Inserat: Die KI ist aktiv, solange das Inserat den Status
AKTIVhat und Postfach-Konfiguration vollständig ist. Die KI-Kommunikation kann über die Inserat-Einstellungen vollständig deaktiviert werden — dabei werden gleichzeitig die Kriterien-Auswertung und alle Automatisierungen pausiert.
Für die Team-Verwaltung: Team-Einstellungen — Rollen verwalten, Mitglieder einladen, Berechtigungen.