Mit Notizen hältst du interne Informationen direkt am richtigen Objekt fest — beim Bewerber, bei der Wohnung oder im Mietfall. Notizen sind ausschließlich für dein Team sichtbar. Zusätzlich stehen persönliche Notizen zur Verfügung, die nur du selbst siehst.
Was Locari automatisch tut: Systemnoten (z. B. Ersteinschätzung, Kommunikationsstil) werden von der Locari KI bei der Bewerberauswertung angelegt und sind im UI als „KI"-Badge gekennzeichnet. Was du entscheidest: Ob du die KI-Notiz bearbeitest, ergänzt oder löschst — und welche eigenen Notizen dein Team anlegt.
Häufige Aufgaben
- Notiz zu einem Bewerber anlegen
- Notiz bearbeiten oder löschen
- Team-Pinnwand im Workspace öffnen
- Persönliche Notizen verwalten
- Notizen nach Priorität ordnen
So gehst du vor
Notiz anlegen
Notizen können direkt im Kontext eines Objekts erstellt werden:
- Bewerber, Objekt, Mieteinheit oder Kontakt öffnen — Tab Notizen wählen.
- + Notiz klicken, Titel und Inhalt eintragen.
- Optional: Typ (z. B. „Bonitätsprüfung") und Priorität setzen — dann Speichern.
Beispiel: Familie Müller, Bewerber-Tab Notizen:
Titel: „Telefonat 12.05." · Inhalt: „Einzug zum 01.07. gewünscht, Arbeitgeber Bosch bestätigt." · Typ: Allgemein · Priorität: Normal
Notiz bearbeiten oder löschen
- Notiz in der Liste anklicken.
- Bearbeiten — Inhalt anpassen, speichern.
- Löschen — Bestätigungsdialog erscheint; Löschen ist unwiderruflich.
Nur die Person, die eine Notiz erstellt hat, kann sie bearbeiten oder löschen — das gilt auch für Administratoren.
Team-Pinnwand im Workspace
Die Pinnwand unter Workspace → Notizen zeigt alle nicht entitätsgebundenen Team-Notizen als verschiebbare Karten.
- Workspace öffnen → Notizen.
- + Notiz hinzufügen klicken, Inhalt eintragen.
- Karten lassen sich farblich markieren und frei auf der Fläche verschieben — die Position wird gespeichert.
Persönliche Notizen
Persönliche Notizen sind kontoübergreifend nur für dich sichtbar — kein Teammitglied sieht sie.
- Eigene Einstellungen → Notizen öffnen.
- Notiz anlegen wie auf der Pinnwand.
- Persönliche Notizen erscheinen nicht im Team-Workspace.
Felder und Typen
Felder einer Notiz
- Titel — Pflichtfeld, max. 255 Zeichen
- Inhalt — Freitextfeld
- Typ — einer der folgenden Werte:
- Allgemein (Standard)
- Bonitätsprüfung
- Referenzprüfung
- Gespräch / Interview
- Intern
- Nachfassen
- KI-Bewertung (nur systemgeneriert)
- Priorität — Niedrig / Normal / Hoch / Dringend
- Privat — sichtbar nur für den Ersteller
- Ersteller — automatisch gesetzt; KI-Notizen zeigen „Locari KI"
- Erstellt am / Geändert am — automatisch gepflegt
Was die KI tut: Notizen vom Typ „KI-Bewertung" werden automatisch angelegt, wenn Locari einen Bewerber auswertet — z. B. Ersteinschätzung oder Kommunikationsstil. Was du tust: Du kannst diese Notizen lesen, ergänzen oder löschen. Deine Änderungen fließen nicht automatisch in die KI-Auswertung zurück.
Entitätstypen (wo Notizen verknüpft werden können)
- Mietfall (rental_case)
- Objekt / Immobilie (property)
- Mieter (tenant)
- Kontakt (contact)
- Mieteinheit (rental_unit)
Audit und Verlauf
Notizen selbst besitzen keinen separaten Verlauf-Tab. Der Zeitstempel Erstellt am und Geändert am ist pro Notiz einsehbar; der Autor ist dauerhaft gespeichert.
Aufbewahrung: Notizen werden gelöscht, wenn das übergeordnete Objekt gelöscht wird (Mietfall, Objekt, Mieter, Kontakt oder Mieteinheit). Eine direkt gelöschte Notiz wird sofort und unwiderruflich entfernt.
Lösche kein Objekt, solange noch relevante Notizen daran hängen — der Inhalt ist nicht wiederherstellbar.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos (außer als „Privat" markiert — dann nur für den Ersteller).
- Anlegen: alle Mitglieder mit der Berechtigung
tasks.write. - Bearbeiten und Löschen: ausschließlich der Ersteller der Notiz — die Aktion ist unwiderruflich.
- Persönliche Notizen: ausschließlich für den eigenen Nutzer sichtbar und verwaltbar.
- Mehrere Notizen gleichzeitig: Bulk-Aktionen sind nicht verfügbar; jede Notiz wird einzeln verwaltet.
Notizen zu mehreren Bewerbern gleichzeitig prüfen: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.