Im Aufgaben-Bereich behältst du den Überblick über alles, was noch zu erledigen ist — egal ob Locari eine Rückfrage automatisch angelegt hat oder du selbst eine Wartungsaufgabe eingetragen hast. Alle offenen Punkte, sortiert nach Priorität, auf einen Blick.
Was Locari automatisch tut: Aufgaben für Rückfragen, Dokumentenanforderungen und kurzfristige Terminverschiebungen anlegen, sobald ein Bewerber-Chat eine Aktion erfordert. Was du entscheidest: Priorität anpassen, Aufgabe einem Teammitglied zuweisen, als erledigt markieren oder löschen.
Häufige Aufgaben
- Neue Aufgabe manuell anlegen
- Aufgabe einem Teammitglied zuweisen
- Aufgabe als erledigt markieren
- Alle Aufgaben filtern und suchen
- Wiederkehrende Aufgaben einrichten
- Vorlagen verwalten
So gehst du vor
Neue Aufgabe anlegen
- Aufgabe erstellen oben rechts klicken.
- Titel, Typ (z. B. Reparatur) und Priorität wählen — optional Fälligkeitsdatum setzen.
- Unter Verknüpfungen das betroffene Objekt oder die Mieteinheit auswählen, z. B. „Musterstraße 4, Whg. 2".
- Speichern — die Aufgabe erscheint sofort in der Liste.
Beispiel: Stefan legt am Montag eine Aufgabe „Wasserhahn Küche tropft" (Typ: Reparatur, Priorität: Hoch, fällig Fr 16.05.) für Wohnung Müller an.
Was Locari automatisch tut: Bei Bewerber-Rückfragen oder kurzfristigen Terminverschiebungen legt Locari die Aufgabe selbst an — inklusive Priorität und Bewerber-Kontext. Was du entscheidest: Fälligkeitsdatum anpassen, Aufgabe einem Teammitglied zuweisen oder den Titel konkretisieren.
Aufgabe zuweisen
- Aufgabe in der Liste anklicken, um die Detailansicht zu öffnen.
- Zuweisen klicken, Zuweisung auf Bestimmte Person ändern.
- Teammitglied aus der Liste wählen — die Person sieht die Aufgabe sofort in ihrer gefilterten Ansicht.
Aufgabe erledigen
- In der Aufgabenliste die Aufgabe anklicken.
- Erledigen klicken, optional eine Abschlussnotiz eintragen.
- Die Aufgabe wechselt in den Status Erledigt und taucht in der Analytics unter "diese Woche erledigt" auf.
Filtern und suchen
Über die Filterleiste kannst du gleichzeitig nach Status, Typ, Priorität und Freitext filtern. Die Aufgabenliste sortiert sich automatisch: Dringende Aufgaben zuerst, dann überfällige, dann nach Fälligkeitsdatum.
Ansichten und Felder
Aufgabenliste
Jede Zeile in der Listenansicht zeigt:
- Titel der Aufgabe
- Typ (z. B. Reparatur, Rückfrage, Einzug)
- Status: Offen / In Bearbeitung / Wartend / Erledigt / Abgebrochen
- Priorität: Niedrig / Normal / Hoch / Dringend
- Fälligkeitsdatum (rot wenn überfällig)
- Zuweisung: Team oder namentliches Teammitglied
Statistik-Kopfzeile
Oben auf der Seite siehst du auf einen Blick:
- Anzahl aktiver Aufgaben (Offen + In Bearbeitung + Wartend)
- Anzahl dringender Aufgaben
- Anzahl überfälliger Aufgaben
Analytics-Tab
Der Tab Analytics zeigt dir die letzten 30 Tage:
- Erledigte Aufgaben im Zeitverlauf (Balkendiagramm)
- Verteilung nach Typ und Priorität
- Team-Leistung: wer hat wie viele Aufgaben erledigt
Audit und Verlauf
Jede Statusänderung einer Aufgabe (angelegt, zugewiesen, erledigt, gelöscht) wird mit Zeitstempel und Akteur gespeichert. Bei automatisch von Locari angelegten Aufgaben ist der Akteur „Locari KI".
Aufbewahrung: Erledigte und abgebrochene Aufgaben bleiben dauerhaft im System sichtbar (über den Filter „Erledigte anzeigen"). Gelöschte Aufgaben werden unwiderruflich entfernt.
Hinweis: Lösche keine Aufgaben, die als Nachweis für durchgeführte Inspektionen oder Wartungen dienen könnten. Markiere abgeschlossene Aufgaben stattdessen als erledigt.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Kontos.
- Aufgaben anlegen und bearbeiten: alle Teammitglieder.
- Aufgaben löschen: nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
- Mehrere Aufgaben gleichzeitig: In der Aufgabenliste kannst du nach Status, Typ und Priorität filtern, um gezielt eine Gruppe zu bearbeiten.