Im Aufgaben-Bereich behältst du den Überblick über alles, was noch zu erledigen ist — egal ob Locari eine Rückfrage automatisch angelegt hat oder du selbst eine Wartungsaufgabe eingetragen hast. Alle offenen Punkte, sortiert nach Priorität, auf einen Blick.
Was Locari automatisch tut: Aufgaben für Rückfragen, Dokumentenanforderungen und kurzfristige Terminverschiebungen anlegen, sobald ein Bewerber-Chat eine Aktion erfordert. Was du entscheidest: Priorität anpassen, Aufgabe einem Teammitglied zuweisen, als erledigt markieren oder löschen.
Häufige Aufgaben
- Neue Aufgabe manuell anlegen
- Aufgabe einem Teammitglied zuweisen
- Aufgabe als erledigt markieren
- Alle Aufgaben filtern und suchen
- Wiederkehrende Aufgaben einrichten
- Vorlagen verwalten
So gehst du vor
Neue Aufgabe anlegen
- Aufgabe erstellen oben rechts klicken.
- Titel, Typ (z. B. Reparatur) und Priorität wählen — optional Fälligkeitsdatum setzen.
- Unter Verknüpfungen das betroffene Objekt oder die Mieteinheit auswählen, z. B. „Musterstraße 4, Whg. 2".
- Speichern — die Aufgabe erscheint sofort in der Liste.
Beispiel: Stefan legt am Montag eine Aufgabe „Wasserhahn Küche tropft" (Typ: Reparatur, Priorität: Hoch, fällig Fr 16.05.) für Wohnung Müller an.
Was Locari automatisch tut: Bei Bewerber-Rückfragen oder kurzfristigen Terminverschiebungen legt Locari die Aufgabe selbst an — inklusive Priorität und Bewerber-Kontext. Was du entscheidest: Fälligkeitsdatum anpassen, Aufgabe einem Teammitglied zuweisen oder den Titel konkretisieren.
Aufgabe zuweisen
- Aufgabe in der Liste anklicken, um die Detailansicht zu öffnen.
- Im Drei-Punkte-Menü oben rechts Zuweisen wählen.
- Im Dialog die Zuweisung auf Bestimmte Person ändern und ein oder mehrere Teammitglieder auswählen — sie sehen die Aufgabe sofort in ihrer gefilterten Ansicht.
Aufgabe erledigen
- In der Aufgabenliste die Aufgabe anklicken.
- Erledigen klicken und die Sicherheitsabfrage bestätigen.
- Die Aufgabe wechselt in den Status Erledigt und zählt in der Analytics-Ansicht zu „diese Woche erledigt".
Bei Genehmigungsaufgaben (z. B. Genehmigungsanfrage oder Kurzfristige Terminverschiebung) heißen die Buttons Genehmigen und Ablehnen statt Erledigen.
Filtern und suchen
Über die Filterleiste kannst du gleichzeitig nach Status, Typ, Priorität und Freitext filtern. Die Aufgabenliste ist automatisch sortiert: Dringende Aufgaben zuerst, dann nach Fälligkeitsdatum.
Ansichten und Felder
Aufgabenliste
Jede Zeile in der Listenansicht zeigt:
- Titel der Aufgabe (mit Beschreibung und Fälligkeit als Untertitel, rot wenn überfällig)
- Typ (z. B. Reparatur, Rückfrage, Einzug)
- Status: Offen / In Bearbeitung / Wartend / Erledigt / Abgebrochen
- Priorität: Niedrig / Normal / Hoch / Dringend
- Verknüpfte Objekte (als anklickbare Chips)
- Erstellt vor (relative Zeitangabe)
Statistik-Kacheln
Über der Liste siehst du auf einen Blick farbige Kacheln:
- Offen — aktive Aufgaben (Offen + In Bearbeitung + Wartend)
- Dringend — Aufgaben mit Priorität Hoch oder Dringend (nur wenn vorhanden)
- Überfällig — Aufgaben mit überschrittenem Fälligkeitsdatum (nur wenn vorhanden)
- Diese Woche — diese Woche erledigte Aufgaben
Analytics-Ansicht
Über das Umschalt-Symbol oben rechts in der Filterleiste wechselst du von der Listen- zur Analytics-Ansicht. Sie zeigt die letzten 30 Tage:
- Erledigte Aufgaben im Zeitverlauf (Balkendiagramm)
- Verteilung nach Typ und nach Priorität
- Team-Leistung: wer hat wie viele Aufgaben erledigt
- Kennzahlen: erledigt, offen, überfällig, durchschnittliche Bearbeitungszeit
Audit und Verlauf
Jede Statusänderung einer Aufgabe (angelegt, zugewiesen, erledigt, gelöscht) wird mit Zeitstempel und Akteur gespeichert. Bei automatisch von Locari angelegten Aufgaben ist der Akteur „Locari KI".
Aufbewahrung: Erledigte und abgebrochene Aufgaben bleiben dauerhaft sichtbar (über den Status-Filter einblendbar). Gelöschte Aufgaben werden unwiderruflich entfernt.
Hinweis: Lösche keine Aufgaben, die als Nachweis für durchgeführte Inspektionen oder Wartungen dienen könnten. Markiere abgeschlossene Aufgaben stattdessen als erledigt.
💬 Auch per WhatsApp: Sag Locari einfach „Erinnere mich Freitag an den Rauchmelder-Check in der Musterstraße" — die Aufgabe samt Fälligkeit landet in deiner Aufgabenliste. → Locari per WhatsApp