Erinnerungen stellen sicher, dass du zum richtigen Zeitpunkt auf einen Mietfall, einen Bewerber oder eine Aufgabe aufmerksam gemacht wirst. Du kannst Erinnerungen einmalig oder wiederkehrend anlegen und wählen, ob die Benachrichtigung im Chat oder per E-Mail erfolgt.
Was Locari automatisch tut: Recurring-Erinnerungen berechnet Locari auf Basis des Zeitplans vor und bestimmt den nächsten Auslösezeitpunkt automatisch. KI-gesteuerte geplante Aktionen können direkt über den Chatbot angelegt werden — z. B. „Erinnere mich morgen um 14:00 Uhr an Familie Müller." Was du entscheidest: Wann und für wen die Erinnerung gilt, welcher Kanal genutzt wird und ob sie pausiert oder storniert wird.
Häufige Aufgaben
- Einmalige Erinnerung anlegen
- Wiederkehrende Erinnerung einrichten
- Erinnerung pausieren und fortsetzen
- Erinnerung stornieren
- Geplante KI-Aktionen verwalten
So gehst du vor
Einmalige Erinnerung anlegen
- Erinnerungen öffnen → Neue Erinnerung klicken.
- Titel eingeben, z. B. „Rückmeldung Familie Müller — SCHUFA nachreichen".
- Typ Einmalig wählen, Datum und Uhrzeit setzen (z. B. 20.05.2026, 09:00).
- Benachrichtigungskanal wählen: Chat oder E-Mail.
- Zuweisung: Mir (persönlich) oder Ganzes Team.
- Erstellen klicken — Erinnerung erscheint in der Liste mit Status „Aktiv".
Wiederkehrende Erinnerung einrichten
- Erinnerungen → Neue Erinnerung, Typ Wiederkehrend wählen.
- Frequenz festlegen: Täglich / Wochentags / Wöchentlich / Monatlich.
- Uhrzeit setzen (z. B. 08:00), bei wöchentlich Wochentage wählen (z. B. Montag).
- Beispiel-Vorschau: „Jeden Montag um 08:00 Uhr" — erscheint unter dem Formular.
- Kanal und Zuweisung bestätigen, dann Erstellen.
Was die KI berechnet: Den nächsten Auslösezeitpunkt auf Basis des Zeitplans — auch nach Pausen wird dieser neu berechnet. Was du tust: Zeitplan anpassen oder Erinnerung pausieren, wenn sich Umstände ändern.
Erinnerung pausieren und fortsetzen
- Erinnerung in der Tabelle suchen.
- Pause-Symbol klicken — Status wechselt zu „Pausiert", der nächste Auslöser wird eingefroren.
- Play-Symbol klicken, um fortzusetzen — nächster Auslöser wird neu berechnet.
Erinnerung stornieren
- Dropdown (drei Punkte) → Stornieren wählen.
- Bestätigungsdialog erscheint: „Erinnerung wirklich stornieren?"
- Bestätigen — Erinnerung wechselt zu Status „Storniert" und wird nicht mehr ausgelöst.
Stornierte Erinnerungen können nicht reaktiviert werden. Lege stattdessen eine neue an.
Geplante KI-Aktionen
Unterhalb der Erinnerungstabelle erscheint der Bereich Geplante Aktionen, wenn Locari über den Chatbot Aktionen terminiert hat (z. B. „Bewerber Müller um 14:00 Uhr erinnern"). Ausstehende Aktionen können von hier abgebrochen werden.
Was die KI tut: Locari plant Aktionen auf Basis deiner Chat-Anweisungen und führt sie zum vereinbarten Zeitpunkt aus — entweder direkt (Direktausführung) oder KI-gesteuert (Prompt-Modus). Was du tust: Geplante Aktionen vor Auslösung abbrechen, falls sich der Bedarf geändert hat.
Ansichten und Felder
Erinnerungstabelle
Filter- und Suchleiste mit:
- Suche — Titel oder Beschreibung
- Status-Filter — Alle / Aktiv / Pausiert / Abgeschlossen / Storniert
- Typ-Filter — Alle / Einmalig / Wiederkehrend
Spalten der Tabelle:
- Titel — Name der Erinnerung, Zuweisung-Icon (Person = Mich, Personen = Team), Beschreibung und nächster Auslösezeitpunkt
- Zeitplan — Badge „Einmalig" oder „Wiederkehrend"
- Kanal — Chat-Icon oder E-Mail-Icon
- Status — Aktiv / Pausiert / Abgeschlossen / Storniert
Erinnerungs-Felder (beim Anlegen)
- Titel — Pflichtfeld, max. 255 Zeichen
- Beschreibung — optional, freier Text
- Typ — Einmalig oder Wiederkehrend
- Zeitpunkt — Datum und Uhrzeit (nur bei Einmalig)
- Frequenz — Täglich, Wochentags (Mo–Fr), Wöchentlich, Monatlich (nur bei Wiederkehrend)
- Uhrzeit — Stunde (0–23), Minute (0, 15, 30, 45)
- Wochentage — auswählbar bei wöchentlicher Frequenz
- Tag des Monats — 1–28 bei monatlicher Frequenz
- Benachrichtigung per — Chat oder E-Mail
- Zuweisung — Mir oder Ganzes Team
- Zeitzone — Standard: Europe/Berlin
Audit und Verlauf
Erinnerungen haben keinen separaten Verlauf-Tab. Sichtbar sind:
- Erstellt am und Geändert am pro Eintrag
- Nächste Auslösung in der Tabellenspalte
- Letzte Auslösung — intern gespeichert, im Bereich Geplante Aktionen sichtbar wenn relevant
Aufbewahrung: Stornierte und abgeschlossene Erinnerungen bleiben in der Liste sichtbar (Status „Storniert" / „Abgeschlossen"), werden aber nicht mehr ausgelöst. Gelöscht werden sie beim Löschen des gesamten Kontos.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos, die der Erinnerung zugewiesen sind oder sie erstellt haben; Team-Erinnerungen sind für alle sichtbar.
- Anlegen: alle Mitglieder mit der Berechtigung
tasks.write. - Bearbeiten, Pausieren, Stornieren: alle Mitglieder mit der Berechtigung
tasks.write— nicht nur der Ersteller. - Mehrere Erinnerungen gleichzeitig: Bulk-Aktionen sind nicht verfügbar; jede Erinnerung wird einzeln verwaltet.
Alle Notizen und Aufgaben zu Bewerbern verwalten: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.