Locari holt eine ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers dann ein, wenn dein Inserat die Raucher-Angabe oder eine Ausweiskopie als Pflichtkriterium führt — das sind besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO. Führt dein Inserat keines der beiden Kriterien als Pflicht, wird keine gesonderte Einwilligung eingeholt; die Verarbeitung stützt sich dann auf die Anbahnung des Mietvertrags, und die Datenschutzerklärung deines Inserats ist in jeder E-Mail an Bewerber verlinkt. Diese Seite zeigt, wie der Einwilligungsprozess abläuft, was du tun kannst und was automatisch passiert. Du findest alle Einwilligungen im jeweiligen Vermietungsfall im Tab Einwilligungen.
Wann Locari die Einwilligung einholt:
- Raucher-Angabe als Pflichtkriterium: bei der ersten eingehenden Bewerber-E-Mail — bevor ein Bewerberdatensatz entsteht. Ohne Einwilligung wird der Bewerber nicht angelegt und nicht ausgewertet.
- Ausweiskopie als Pflichtkriterium: erst beim Wechsel des Bewerbers in die Phase Dokumentenprüfung. Bis dahin läuft die Bewerbung ohne gesonderte Einwilligung.
- Aktivierst du eines der beiden Kriterien nachträglich, fragt Locari die Einwilligung bei den bereits vorhandenen Bewerbern nach.
Was Locari automatisch tut, sobald eine Einwilligung erforderlich ist: Einwilligungs-E-Mail versenden, Erinnerungen an Tag 1, 3 und 5 senden, die Einwilligung nach 10 Tagen ohne Rückmeldung ablaufen lassen und die Daten löschen. Was du entscheidest: ob du eine manuelle Erinnerung sendest, ob du eine erteilte Einwilligung widerrufst, ob du Bewerberdaten vorzeitig löschst.
Häufige Aufgaben
- Einwilligungsstatus eines Bewerbers prüfen
- Manuelle Erinnerung senden
- Einwilligung bei Chatbot- oder manueller Eingabe verstehen
- Widerruf verarbeiten
- Nachweispflicht verstehen
- Sprachsteuerung der Einwilligungs-E-Mail verstehen
So gehst du vor
Einwilligungsstatus einsehen
- Öffne den Vermietungsfall und wechsle zum Tab Einwilligungen.
- In der Tabelle siehst du je Bewerber den aktuellen Status (Ausstehend / Erteilt / Abgelehnt / Widerrufen / Abgelaufen).
- Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht mit allen Zeitstempeln, Kanal und — bei erteilter Einwilligung — der Schaltfläche Einwilligung widerrufen.
- Beispiel: Bewerber Schmidt, Status "Ausstehend", 2 von 3 Erinnerungen gesendet.
Manuelle Erinnerung senden
- Tab Einwilligungen öffnen — der Bewerber muss den Status "Ausstehend" haben.
- In der Zeile auf die Schaltfläche Erinnerung senden klicken.
- Locari versendet eine außerplanmäßige Erinnerungs-E-Mail; der automatische Erinnerungsplan läuft unverändert weiter (die Erinnerungsanzahl wird dadurch nicht erhöht).
Was Locari beim automatischen Erinnerungsplan tut: Tag 1, Tag 3, Tag 5 — maximal 3 Erinnerungen. Reagiert der Bewerber bis Tag 10 nicht, wird die Einwilligung automatisch als abgelaufen markiert und die Daten werden gelöscht. Was du entscheidest: Du kannst jederzeit eine zusätzliche manuelle Erinnerung auslösen, ohne den automatischen Plan zu verändern.
Ansichten und Felder
Tab "Einwilligungen" im Vermietungsfall
Die Tabelle ist in Ausstehend und Abgeschlossen unterteilt und zeigt:
- Bewerber: E-Mail-Adresse
- Status: Ausstehend / Erteilt / Abgelehnt / Widerrufen / Abgelaufen
- Angefragt: Zeitstempel der ersten Einwilligungs-E-Mail
- Abgeschlossen: Zeitstempel der Erteilung/Ablehnung/des Widerrufs/Ablaufs
- Erinnerungen: Anzahl gesendeter Erinnerungen (0–3)
- Methode: E-Mail-Link / Admin / Web-Formular / Locari
- IP-Adresse: nur bei Einwilligung per E-Mail-Link gespeichert (Dokumentationspflicht nach Art. 7 DSGVO)
- Aktionen: Erinnerung senden (nur bei "Ausstehend") und Daten löschen
Implizite Einwilligung — Chatbot und manuelle Eingabe
Wenn du Bewerberdaten selbst über den Locari-Chatbot oder ein Formular eingibst, gilt die Einwilligung als implizit erteilt — du als Vermieter handelst als verantwortliche Stelle und hast die Daten aktiv eingetragen. In diesem Fall wird keine Einwilligungs-E-Mail versendet.
Was Locari bei impliziter Einwilligung tut: den Einwilligungsdatensatz sofort als "Erteilt" anlegen und einen Widerrufstoken erzeugen (so bleibt das Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO erhalten). Was du entscheidest: ob du den Bewerber nachträglich über die Datenverarbeitung informierst — das empfiehlt sich im Sinne der Transparenzpflicht nach Art. 13 DSGVO.
Sprache der Einwilligungs-E-Mail
Die Sprache der Einwilligungs-E-Mail richtet sich nach dem Land des Inserats:
| Land des Inserats | Sprache |
|---|---|
| Deutschland (DE), Österreich (AT), Schweiz (CH) | Deutsch |
| Frankreich (FR) | Französisch |
| Vereinigtes Königreich (GB) | Englisch |
| Sonstiges oder nicht gesetzt | Deutsch (Standard) |
Widerruf von Einwilligungen
Durch den Bewerber
Der Widerrufslink in jeder Einwilligungs-E-Mail ist dauerhaft gültig und nie abgelaufen. Bewerber können jederzeit:
- Den Widerrufslink in der E-Mail anklicken.
- Oder dir schreiben — dann widerrufst du selbst über die Detailansicht der Einwilligung (Einwilligung widerrufen).
Nach Widerruf läuft die Datenlöschung automatisch ab:
- Bestätigungs-E-Mail an den Bewerber
- Vollständige Löschung aller Bewerberdaten (Profil, Dokumente, Kommunikation, Notizen)
- Anonymisierung des Einwilligungsdatensatzes — der Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden bleibt erhalten (Art. 7 Abs. 1 DSGVO)
Die Datenlöschung nach Widerruf ist unwiderruflich. Der Einwilligungsdatensatz selbst wird anonymisiert (kein Personenbezug mehr), bleibt aber als Audit-Nachweis für Behördenanfragen verfügbar.
Bei abgelehnter Einwilligung
Lehnt der Bewerber die Einwilligung ab, löscht Locari die Bewerberdaten sofort und sendet eine Bestätigungs-E-Mail an den Bewerber.
Bei abgelaufener Einwilligung
Reagiert ein Bewerber nach 10 Tagen nicht, wird die Einwilligung automatisch als abgelaufen markiert und die Daten werden gelöscht — dieselbe Löschsequenz wie bei Ablehnung.
Nachweispflicht
Locari dokumentiert für jede Einwilligung:
- Zeitstempel (Anfrage, Erteilung, Ablehnung, Widerruf, Ablauf)
- Status und Kanal (E-Mail-Link / Admin / Web-Formular / Locari)
- IP-Adresse und Browser-Kennung (bei Einwilligung per E-Mail-Link)
- Anzahl gesendeter Erinnerungen
- den angezeigten Einwilligungstext
Diese Angaben siehst du je Bewerber in der Detailansicht im Tab Einwilligungen. Nach einer Löschung bleibt der anonymisierte Datensatz als Nachweis erhalten.