Bevor Locari eine Bewerbung KI-gestützt auswertet, holt es die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers ein. Diese Seite zeigt, wie der Einwilligungsprozess abläuft, was du tun kannst und was automatisch passiert.
Was Locari automatisch tut: Einwilligungs-E-Mail versenden, Erinnerungen an Tag 1, 3 und 5 senden, Einwilligung nach 10 Tagen ohne Rückmeldung ablaufen lassen und Daten löschen. Was du entscheidest: ob du eine manuelle Erinnerung sendest, ob du eine Einwilligung auf einen Kanal außerhalb E-Mail setzt, wie du mit Widerruf umgehst.
Häufige Aufgaben
- Einwilligungsstatus eines Bewerbers prüfen
- Manuelle Erinnerung senden
- Einwilligung für Chatbot-Eingabe verstehen
- Widerruf verarbeiten
- Einwilligungen exportieren
- Sprachsteuerung der Einwilligungs-E-Mail verstehen
So gehst du vor
Einwilligungsstatus einsehen
- Öffne das Bewerberprofil.
- Wechsle zum Tab Datenschutz.
- Der aktuelle Status wird angezeigt (ausstehend / erteilt / abgelehnt / widerrufen / abgelaufen).
- Beispiel: Bewerber Schmidt, Status "ausstehend seit 3 Tagen, 2 Erinnerungen gesendet".
Manuelle Erinnerung senden
- Tab Datenschutz öffnen — Status muss "ausstehend" sein.
- Schaltfläche Erinnerung senden klicken.
- Locari versendet eine außerplanmäßige Erinnerungs-E-Mail; der automatische Erinnerungsplan läuft unverändert weiter.
Was Locari beim automatischen Erinnerungsplan tut: Tag 1, Tag 3, Tag 5 — maximal 3 Erinnerungen. Nach Tag 5 und ohne Reaktion bis Tag 10 wird die Einwilligung automatisch als abgelaufen markiert und die Daten werden gelöscht. Was du entscheidest: Du kannst jederzeit eine zusätzliche manuelle Erinnerung auslösen, ohne den automatischen Plan zu verändern.
Ansichten und Felder
Tab "Datenschutz" im Bewerberprofil
- Status: ausstehend / erteilt / abgelehnt / widerrufen / abgelaufen
- Angefragt am: Zeitstempel der ersten Einwilligungs-E-Mail
- Erteilt / abgelehnt / widerrufen am: Zeitstempel der jeweiligen Aktion
- Erinnerungsanzahl: wie viele Erinnerungen bereits gesendet wurden (0–3)
- Kanal: E-Mail-Link / Chatbot-Eingabe / manuelle Eingabe
- IP-Adresse: nur bei Einwilligung per E-Mail-Link gespeichert (DSGVO Art. 7 Dokumentationspflicht)
- Schaltfläche Erinnerung senden: nur sichtbar bei Status "ausstehend"
Einstellungen > Datenschutz > Einwilligungen
- Übersicht aller Einwilligungen nach Status
- Filter nach Zeitraum, Status und Bewerber
- Export-Schaltfläche für die Dokumentation
Implizite Einwilligung — Chatbot und manuelle Eingabe
Wenn du Bewerberdaten selbst über den Locari-Chatbot oder ein Formular eingibst, gilt die Einwilligung als implizit erteilt — du als Vermieter handelst in diesem Fall als verantwortliche Stelle und hast die Daten aktiv eingetragen. Es wird keine Einwilligungs-E-Mail versendet.
Was Locari bei impliziter Einwilligung tut: Einwilligungsdatensatz sofort als "erteilt" anlegen, Widerrufstoken generieren (so bleibt das Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO erhalten). Was du entscheidest: ob du den Bewerber nachträglich über die Datenverarbeitung informierst — das empfiehlt sich im Sinne der Transparenzpflicht nach Art. 13/14 DSGVO.
Sprache der Einwilligungs-E-Mail
Die Sprache der Einwilligungs-E-Mail richtet sich nach dem Land des Inserats:
| Land des Inserats | Sprache |
|---|---|
| Deutschland (DE), Österreich (AT), Schweiz (CH) | Deutsch |
| Frankreich (FR) | Französisch |
| Vereinigtes Königreich (GB) | Englisch |
| Sonstiges oder nicht gesetzt | Deutsch (Standard) |
Widerruf von Einwilligungen
Durch den Bewerber
Der Widerrufslink in jeder Einwilligungs-E-Mail ist dauerhaft gültig und nie abgelaufen. Bewerber können jederzeit:
- Den Widerrufslink in der E-Mail anklicken.
- Oder schriftlich an dich schreiben — du leitest den Widerruf manuell ein.
Nach Widerruf läuft die Datenlöschung automatisch ab:
- Bestätigungs-E-Mail an den Bewerber (vor der Löschung)
- Vollständige Löschung aller Bewerberdaten (Profil, Dokumente, Kommunikation, Notizen)
- Anonymisierung des Einwilligungsdatensatzes — Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden bleibt erhalten (Art. 7 Abs. 1 DSGVO)
Die Datenlöschung nach Widerruf ist unwiderruflich. Der Einwilligungsdatensatz selbst wird anonymisiert (kein Personenbezug mehr), aber der Audit-Trail bleibt für Behördenanfragen verfügbar.
Bei abgelehnter Einwilligung
Wenn der Bewerber die Einwilligung ablehnt, löscht Locari die Bewerberdaten sofort und sendet eine Bestätigungs-E-Mail an den Bewerber. Du wirst darüber informiert.
Bei abgelaufener Einwilligung
Reagiert ein Bewerber nach 10 Tagen nicht, wird die Einwilligung automatisch als abgelaufen markiert und die Daten werden gelöscht — dieselbe Datenlöschsequenz wie bei Ablehnung.
Nachweispflicht und Export
Locari dokumentiert für jede Einwilligung:
- Zeitstempel (Anfrage, Erteilung, Ablehnung, Widerruf, Ablauf)
- Status und Kanal
- IP-Adresse und User-Agent (bei Einwilligung per E-Mail-Link)
- Anzahl gesendeter Erinnerungen
Export: unter Einstellungen > Datenschutz > Einwilligungen exportieren — Zeitraum wählen, Format wählen, herunterladen.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Einwilligungsstatus einsehen: alle Teammitglieder.
- Manuelle Erinnerung senden: alle Mitglieder.
- Widerruf manuell einleiten und Einwilligungen exportieren: nur Administratoren — der Widerruf löst eine unwiderrufliche Datenlöschung aus.
- Mehrere Bewerber gleichzeitig: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.