Locari ist so gebaut, dass du als Vermieter die DSGVO einhalten kannst, ohne selbst Datenschutzexperte sein zu müssen. Einwilligungen, Datenminimierung und Betroffenenrechte sind direkt in den Vermietungsablauf integriert.
Was Locari automatisch tut: Einwilligungs-E-Mails versenden (Art. 7), Datenschutzhinweise beim Erstkontakt bereitstellen (Art. 13), sensible Kriterien erst in der passenden Phase abfragen, Bewerberdaten nach Abschluss automatisch löschen. Was du entscheidest: ob du eine Einwilligung manuell widerrufst, ob du Bewerberdaten vorzeitig löschst, welche Datenschutzerklärung im Bewerbungsformular verlinkt wird.
Häufige Aufgaben
- Rechtsgrundlage für meine Verarbeitung nachschlagen
- Datenminimierung nach dem Drei-Phasen-Modell verstehen
- Betroffenenrecht erfüllen — Auskunft, Löschung, Berichtigung
- Aufbewahrung und automatische Löschung verstehen
- Auftragsverarbeitung verstehen
- Checkliste vor Inbetriebnahme
So gehst du vor
Löschanfrage (Art. 17) bearbeiten
- Bewerber fordert Löschung über den Widerrufslink oder schriftlich an.
- Läuft das Verfahren noch? Dann informiere den Bewerber zuerst — er kann seine Bewerbung jederzeit selbst über den Widerrufslink zurückziehen.
- Nach Abschluss: Im Vermietungsfall > Tab Einwilligungen über Daten löschen entfernen. Die Löschung läuft sofort und vollständig ab.
Was beim Widerruf passiert: Der Bewerber klickt den Widerrufslink — Locari löscht daraufhin automatisch alle Bewerberdaten und schickt eine Bestätigungs-E-Mail. Was du entscheidest: ob du einen Bewerber proaktiv über Daten löschen entfernst, bevor er selbst widerruft.
Rechtsgrundlagen
Locari unterstützt die DSGVO-Rechtsgrundlagen, die im Vermietungsprozess relevant sind:
- Art. 6 Abs. 1f — Berechtigtes Interesse: Erster Kontakt und Kommunikation im Rahmen des Besichtigungsinteresses (Phase A).
- Art. 6 Abs. 1b — Vertragsanbahnung: Prüfung einer möglichen Mieterauswahl und Vorbereitung des Mietvertrags (Phase B und C).
- Art. 6 Abs. 1a — Einwilligung / Art. 22 — Automatisierte Entscheidungsfindung: Für die KI-gestützte Profilauswertung holt Locari die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers ein, bevor ausgewertet wird.
Drei-Phasen-Modell der DSK
Die Datenschutzkonferenz (DSK) gibt mit ihrer Orientierungshilfe vom 24.01.2024 ein Drei-Phasen-Modell für die Datenabfrage von Mietinteressenten vor. Grundprinzip: Datenminimierung je Phase — du fragst nur ab, was für die aktuelle Phase nötig ist.
- Phase A — Besichtigungsinteresse: nur Name, E-Mail, Telefon, grobe Haushaltsgröße.
- Phase B — Mietinteresse (nach Besichtigung): zusätzlich Beruf, grobes Einkommen (Selbstauskunft), Haustier, Mietschuldenfreiheit.
- Phase C — Engere Auswahl: zusätzlich Einkommensnachweise (3 Monate), SCHUFA, geschwärzte Ausweiskopie.
Locari setzt das in der Kriterienauswahl deines Inserats um: Sensible Kriterien sind einer Mindestphase zugeordnet, und Locari warnt dich, wenn du Phase-C-Daten zu früh abfragen würdest. Mehr dazu unter Bewerberkriterien.
Betroffenenrechte
Auskunftsrecht (Art. 15) und Datenübertragbarkeit (Art. 20)
Fragt ein Bewerber, welche Daten gespeichert sind, erteilst du als verantwortliche Stelle die Auskunft. Alle Bewerberdaten liegen strukturiert im Bewerberprofil.
Recht auf Berichtigung (Art. 16)
Fehlerhafte Daten korrigierst du direkt im Bewerberprofil; die Änderung wird im Verlauf dokumentiert.
Recht auf Löschung (Art. 17)
Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerberdaten automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Auf Anfrage löschst du sofort über Daten löschen im Vermietungsfall.
Widerrufs- und Widerspruchsrecht (Art. 7 Abs. 3 / Art. 21)
Der Widerrufslink in jeder Einwilligungs-E-Mail ist dauerhaft gültig und nie abgelaufen — Locari setzt einen Widerruf sofort um und löscht die Bewerberdaten.
Aufbewahrungsfristen
Während des Verfahrens
Bewerberdaten werden gespeichert, solange das Verfahren läuft.
Nach Abschluss
Ist ein Vermietungsfall abgeschlossen, plant Locari die automatische Löschung der Bewerberdaten nach 180 Tagen (Beweissicherung nach AGG). Diese Frist ist fest hinterlegt; du musst nichts konfigurieren.
Bei Widerruf, Ablehnung oder Ablauf
Widerruft, lehnt ab oder reagiert ein Bewerber nicht (Ablauf nach 10 Tagen), löscht Locari die Bewerberdaten sofort. Mehr dazu unter Datenlöschung.
Unabhängig davon kannst du als Vermieter eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (z. B. steuer- oder handelsrechtlich für Vertragsunterlagen). Diese betreffen den unterschriebenen Mietvertrag, nicht die Bewerbungsdaten der abgelehnten Interessenten.
Technische Maßnahmen
Verschlüsselung und Server
- Verschlüsselte Verbindungen (TLS) und verschlüsselte Speicherung
- Serverstandort EU (Stockholm) — keine Datenübertragung außerhalb der EU
Zugang
- Zugriff nur für die Mitglieder deines Workspaces
- Transparente E-Mail-Bestätigung beim Login von einem neuen Gerät (ein Code per E-Mail, kein zusätzliches Setup)
Auftragsverarbeitung
Für die Verarbeitung der Bewerberdaten agiert Locari (Ametis Digital GmbH) als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) — du als Vermieter bleibst verantwortliche Stelle.
Wählst du beim Inserat eine eigene Datenschutzerklärung (URL oder PDF) statt der Locari-Vorlage, blendet Locari im Tab Einwilligungen einen fertigen Textbaustein zur Auftragsverarbeitung ein, den du per Klick kopieren und in deine eigene Erklärung übernehmen kannst.
Checkliste für Vermieter
- [ ] Datenschutzerklärung für dein Inserat gewählt (Locari-Vorlage oder eigene URL/PDF)
- [ ] Bei eigener Erklärung: Textbaustein zur Auftragsverarbeitung übernommen
- [ ] Bewerberkriterien nach dem Drei-Phasen-Modell konfiguriert (keine Phase-C-Daten zu früh)
- [ ] Team über den Datenschutzablauf informiert