Conformité RGPD

Locari est conçu pour que vous, en tant que propriétaire, puisses respecter le RGPD sans être expert en protection des données. Consentement, minimisation des données et droits des personnes sont intégrés directement dans le processus locatif.

Tâches fréquentes

• Rechercher la base légale de mon traitement
• Comprendre la minimisation des données selon le modèle en trois phases
• Exercer un droit — accès, suppression, rectification
• Comprendre la conservation et la suppression automatique
• Comprendre la relation de sous-traitance
• Checklist avant mise en service

Marche à suivre

Traiter une demande de suppression (Art. 17)

1. Le candidat demande la suppression via le lien de retrait ou par écrit.
2. Le processus est-il encore en cours ? Informez d'abord le candidat — il peut retirer sa candidature lui-même à tout moment via le lien de retrait.
3. Après la fin : supprimez via Supprimer les données dans l'onglet Consentements du dossier de location. La suppression s'exécute immédiatement et complètement.

Bases légales

Locari prend en charge les bases légales du RGPD pertinentes pour le processus locatif :

• Art. 6(1)(f) — Intérêt légitime : premier contact et communication dans le cadre de l'intérêt pour la visite (Phase A).
• Art. 6(1)(b) — Mesures précontractuelles : examen d'une sélection potentielle de locataire et préparation du bail (Phases B et C).
• Art. 6(1)(a) combiné à l'art. 9(2)(a) — Consentement : pour les catégories particulières de données — le statut de fumeur et les données d'identité — Locari obtient le consentement explicite du candidat dès que le critère correspondant est obligatoire sur l'annonce. Si votre annonce n'impose aucun des deux, aucun consentement distinct n'est recueilli.
• Art. 22 — Décision automatisée : n'a pas lieu — l'IA prépare la candidature, la décision vous appartient.

Modèle en trois phases

Les autorités allemandes de protection des données (DSK) définissent un modèle en trois phases pour la demande de données aux candidats locataires dans leur orientation du 24.01.2024. Principe de base : minimisation des données par phase — vous ne demandez que ce dont la phase actuelle a besoin.

• Phase A — Intérêt pour la visite : uniquement nom, e-mail, téléphone, taille approximative du foyer.
• Phase B — Intérêt locatif (après la visite) : en plus profession, revenu approximatif (auto-déclaration), animaux, absence de dettes locatives.
• Phase C — Sélection restreinte : en plus justificatifs de revenus (3 mois), renseignement de solvabilité (SCHUFA), copie de pièce d'identité caviardée.

Locari l'applique dans la sélection des critères de votre annonce : les critères sensibles sont rattachés à une phase minimale, et Locari vous avertit si vous demandiez des données de Phase C trop tôt. Plus de détails sous Critères des candidats.

Droits des personnes concernées

Droit d'accès (Art. 15) et portabilité (Art. 20)

Si un candidat demande quelles données sont stockées, c'est vous, en tant que responsable du traitement, qui fournis l'information. Toutes les données du candidat sont conservées de façon structurée dans le profil du candidat.

Droit de rectification (Art. 16)

Corrigez les données incorrectes directement dans le profil du candidat ; la modification est documentée dans l'historique.

Droit à l'effacement (Art. 17)

Après la fin du processus, les données du candidat sont supprimées automatiquement une fois le délai de conservation expiré. Sur demande, supprimez immédiatement via Supprimer les données dans le dossier de location.

Droit de retrait et d'opposition (Art. 7(3) / Art. 21)

Le lien de retrait dans chaque e-mail de consentement est valable de façon permanente et n'expire jamais — Locari met en œuvre un retrait immédiatement et supprime les données du candidat.

Délais de conservation

Pendant le processus

Les données du candidat sont stockées tant que le processus est actif.

Après la fin

Une fois un dossier de location terminé, Locari planifie la suppression automatique des données du candidat après 90 jours (le délai promis dans nos CGV). Ce délai est fixe ; vous ne configurez rien.

En cas de retrait, refus ou expiration

Si un candidat se retire, refuse ou ne répond pas (expiration après 10 jours), Locari supprime les données du candidat immédiatement. Plus de détails sous Suppression de données.

Mesures techniques

Chiffrement et serveurs

• Connexions chiffrées (TLS) et stockage chiffré
• Localisation des serveurs : UE (Stockholm) — pas de transfert de données hors UE

Accès

• Accès réservé aux membres de votre espace de travail
• Confirmation transparente par e-mail lors de la connexion depuis un nouvel appareil (un code par e-mail, sans configuration supplémentaire)

Sous-traitance

Pour le traitement des données des candidats, Locari (Ametis Digital GmbH) agit en tant que sous-traitant (Art. 28 RGPD) — vous, en tant que propriétaire, restes le responsable du traitement.

Si vous choisissez votre propre politique de confidentialité (URL ou PDF) pour l'annonce au lieu du modèle Locari, Locari affiche dans l'onglet Consentements un texte prêt à l'emploi sur la sous-traitance, que vous pouvez copier en un clic et intégrer dans votre propre politique.

Checklist pour propriétaires

• [ ] Politique de confidentialité choisie pour votre annonce (modèle Locari ou propre URL/PDF)
• [ ] Si politique propre : texte de sous-traitance intégré
• [ ] Critères des candidats configurés selon le modèle en trois phases (pas de données de Phase C trop tôt)
• [ ] Équipe informée du déroulé de la protection des données

Pages associées

• Protection des données — Vue d'ensemble
• Gestion du consentement
• Suppression de données et délais
• Détails du candidat