Locari est conçu pour que toi, en tant que propriétaire, puisses respecter le RGPD sans être expert en protection des données. Consentement, minimisation des données et droits des personnes sont intégrés directement dans le processus locatif.
Ce que Locari fait automatiquement : envoyer les e-mails de consentement (Art. 7), fournir les informations de protection des données lors du premier contact (Art. 13), ne demander les critères sensibles qu'à la phase appropriée, supprimer les données des candidats automatiquement après la fin. Ce que tu décides : si tu retires un consentement manuellement, si tu supprimes les données d'un candidat de façon anticipée, quelle politique de confidentialité est liée dans le formulaire de candidature.
Tâches fréquentes
- Rechercher la base légale de mon traitement
- Comprendre la minimisation des données selon le modèle en trois phases
- Exercer un droit — accès, suppression, rectification
- Comprendre la conservation et la suppression automatique
- Comprendre la relation de sous-traitance
- Checklist avant mise en service
Marche à suivre
Traiter une demande de suppression (Art. 17)
- Le candidat demande la suppression via le lien de retrait ou par écrit.
- Le processus est-il encore en cours ? Informe d'abord le candidat — il peut retirer sa candidature lui-même à tout moment via le lien de retrait.
- Après la fin : supprime via Supprimer les données dans l'onglet Consentements du dossier de location. La suppression s'exécute immédiatement et complètement.
Ce qui se passe lors du retrait : le candidat clique sur le lien de retrait — Locari supprime alors automatiquement toutes les données du candidat et envoie un e-mail de confirmation. Ce que tu décides : si tu retires un candidat de façon proactive via Supprimer les données avant qu'il ne se retire lui-même.
Bases légales
Locari prend en charge les bases légales du RGPD pertinentes pour le processus locatif :
- Art. 6(1)(f) — Intérêt légitime : premier contact et communication dans le cadre de l'intérêt pour la visite (Phase A).
- Art. 6(1)(b) — Mesures précontractuelles : examen d'une sélection potentielle de locataire et préparation du bail (Phases B et C).
- Art. 6(1)(a) — Consentement / Art. 22 — Décision automatisée : pour l'évaluation de profil assistée par IA, Locari obtient le consentement explicite du candidat avant toute évaluation.
Modèle en trois phases
Les autorités allemandes de protection des données (DSK) définissent un modèle en trois phases pour la demande de données aux candidats locataires dans leur orientation du 24.01.2024. Principe de base : minimisation des données par phase — tu ne demandes que ce dont la phase actuelle a besoin.
- Phase A — Intérêt pour la visite : uniquement nom, e-mail, téléphone, taille approximative du foyer.
- Phase B — Intérêt locatif (après la visite) : en plus profession, revenu approximatif (auto-déclaration), animaux, absence de dettes locatives.
- Phase C — Sélection restreinte : en plus justificatifs de revenus (3 mois), renseignement de solvabilité (SCHUFA), copie de pièce d'identité caviardée.
Locari l'applique dans la sélection des critères de ton annonce : les critères sensibles sont rattachés à une phase minimale, et Locari t'avertit si tu demandais des données de Phase C trop tôt. Plus de détails sous Critères des candidats.
Droits des personnes concernées
Droit d'accès (Art. 15) et portabilité (Art. 20)
Si un candidat demande quelles données sont stockées, c'est toi, en tant que responsable du traitement, qui fournis l'information. Toutes les données du candidat sont conservées de façon structurée dans le profil du candidat.
Droit de rectification (Art. 16)
Corrige les données incorrectes directement dans le profil du candidat ; la modification est documentée dans l'historique.
Droit à l'effacement (Art. 17)
Après la fin du processus, les données du candidat sont supprimées automatiquement une fois le délai de conservation expiré. Sur demande, supprime immédiatement via Supprimer les données dans le dossier de location.
Droit de retrait et d'opposition (Art. 7(3) / Art. 21)
Le lien de retrait dans chaque e-mail de consentement est valable de façon permanente et n'expire jamais — Locari met en œuvre un retrait immédiatement et supprime les données du candidat.
Délais de conservation
Pendant le processus
Les données du candidat sont stockées tant que le processus est actif.
Après la fin
Une fois un dossier de location terminé, Locari planifie la suppression automatique des données du candidat après 180 jours (préservation de la preuve selon la loi allemande anti-discrimination, AGG). Ce délai est fixe ; tu ne configures rien.
En cas de retrait, refus ou expiration
Si un candidat se retire, refuse ou ne répond pas (expiration après 10 jours), Locari supprime les données du candidat immédiatement. Plus de détails sous Suppression de données.
Par ailleurs, en tant que propriétaire tu peux être soumis à tes propres obligations légales de conservation (par ex. fiscales ou commerciales pour les documents contractuels). Celles-ci concernent le bail signé, pas les données de candidature des prospects refusés.
Mesures techniques
Chiffrement et serveurs
- Connexions chiffrées (TLS) et stockage chiffré
- Localisation des serveurs : UE (Stockholm) — pas de transfert de données hors UE
Accès
- Accès réservé aux membres de ton espace de travail
- Confirmation transparente par e-mail lors de la connexion depuis un nouvel appareil (un code par e-mail, sans configuration supplémentaire)
Sous-traitance
Pour le traitement des données des candidats, Locari (Ametis Digital GmbH) agit en tant que sous-traitant (Art. 28 RGPD) — toi, en tant que propriétaire, restes le responsable du traitement.
Si tu choisis ta propre politique de confidentialité (URL ou PDF) pour l'annonce au lieu du modèle Locari, Locari affiche dans l'onglet Consentements un texte prêt à l'emploi sur la sous-traitance, que tu peux copier en un clic et intégrer dans ta propre politique.
Checklist pour propriétaires
- [ ] Politique de confidentialité choisie pour ton annonce (modèle Locari ou propre URL/PDF)
- [ ] Si politique propre : texte de sous-traitance intégré
- [ ] Critères des candidats configurés selon le modèle en trois phases (pas de données de Phase C trop tôt)
- [ ] Équipe informée du déroulé de la protection des données