Locari übernimmt den datenschutzrechtlichen Verwaltungsaufwand in deinem Vermietungsprozess: Einwilligungen werden automatisch eingeholt, Fristen überwacht und Betroffenenrechte auf Knopfdruck erfüllt. Du behältst jederzeit die volle Kontrolle.
Was Locari hier automatisch tut: Einwilligungs-E-Mails versenden, Erinnerungen senden (Tag 1, 3, 5), Fristen überwachen, Daten nach Ablauf löschen. Was du entscheidest: Wann manuell gelöscht wird, ob ein Löschantrag freigegeben wird, welche Fristen du konfigurierst.
Häufige Aufgaben
- Einwilligungsstatus eines Bewerbers prüfen
- Aufbewahrungsfristen konfigurieren
- Bewerber auf Anfrage löschen
- Einwilligungen exportieren
- DSGVO-Checkliste für dein Team
- Einwilligungs-E-Mails und Sprache verstehen
So gehst du vor
Datenschutz beim Erstkontakt prüfen
- Ein neuer Bewerber kontaktiert dich — Locari versendet automatisch die Einwilligungs-E-Mail.
- Beispiel: Bewerber Schmidt erhält eine E-Mail auf Deutsch (Inserat Deutschland), um der KI-gestützten Profilauswertung zuzustimmen.
- Öffne das Bewerberprofil unter Bewerber > Tab Datenschutz — Status wird als "Einwilligung ausstehend", "Einwilligung erteilt" oder "Einwilligung widerrufen" angezeigt.
Manuelle Löschanfrage bearbeiten
- Bewerber meldet sich schriftlich: "Bitte löscht meine Daten."
- Locari zeigt dir die Anfrage im Bewerberprofil an.
- Prüfe, ob ein aktives Verfahren läuft — Locari weist dich automatisch darauf hin.
- Freigabe erteilen: Löschung wird innerhalb von 30 Tagen ausgeführt (Art. 17 DSGVO).
Was Locari automatisch verwaltet
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a und Art. 22 DSGVO)
- Einwilligungs-E-Mail beim Erstkontakt — in der Sprache des Inserats (DE/AT/CH: Deutsch, FR: Französisch, GB: Englisch)
- Erinnerungen an Tag 1, 3 und 5 bei offener Einwilligung
- Automatischer Ablauf nach 10 Tagen ohne Rückmeldung
Aufbewahrungsfristen
| Datentyp | Frist nach Verfahrensende |
|---|---|
| Kontaktdaten | 6 Monate |
| Kommunikation | 6 Monate |
| Dokumente | 30 Tage |
| Notizen | 6 Monate |
Fristen können unter Einstellungen > Datenschutz > Löschfristen angepasst werden. Steuerrelevante Vertragsunterlagen können gesetzlich bis zu 10 Jahre aufbewahrungspflichtig sein — Locari kennzeichnet solche Datensätze und sperrt sie vor vorzeitiger Löschung.
Betroffenenrechte auf Knopfdruck
- Art. 15 Auskunft: Datenauszug erstellen und freigeben
- Art. 16 Berichtigung: Daten inline bearbeiten
- Art. 17 Löschung: Manuell oder automatisch nach Fristablauf
- Art. 20 Datenübertragbarkeit: Export in maschinenlesbarem Format
- Art. 21 Widerspruch: Einwilligung jederzeit über den Widerrufslink widerrufbar
Ansichten und Felder
Tab "Datenschutz" im Bewerberprofil
- Einwilligungsstatus (ausstehend / erteilt / abgelehnt / widerrufen / abgelaufen)
- Zeitstempel der letzten Statusänderung
- Kanal der Einwilligung (E-Mail-Link, Chatbot-Eingabe, manuelle Eingabe)
- Erinnerungsanzahl (0–3)
- Schaltfläche: Erinnerung manuell senden (nur bei Status "ausstehend")
Einstellungen > Datenschutz
- Konfiguration der Löschfristen
- Export der Einwilligungsdokumentation
- AVV herunterladen
- Löschprotokoll einsehen
Audit und Verlauf
Jede Datenschutzaktion — Einwilligung erteilt, widerrufen, Löschung ausgeführt — wird im Bewerberprofil unter Verlauf dokumentiert. Nach einer vollständigen Löschung bleibt der Einwilligungsdatensatz anonymisiert erhalten (E-Mail wird durch eine anonymisierte Kennung ersetzt), um den Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden zu ermöglichen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
Löschst du einen Bewerber manuell, werden alle Daten einschließlich des Audit-Trails sofort und unwiderruflich entfernt. Nur Administratoren können diese Aktion ausführen.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
- Einwilligungsstatus einsehen: alle Mitglieder.
- Löschfristen konfigurieren und Löschung freigeben: nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
- Mehrere Bewerber gleichzeitig löschen: Bewerberliste — Bulk-Absage, Filter nach Phase und Status, Sortierung nach Score.