Locari nimmt dir den datenschutzrechtlichen Verwaltungsaufwand in deinem Vermietungsprozess ab: die Datenschutzerklärung deines Inserats ist in jeder E-Mail an Bewerber verlinkt, gesonderte Einwilligungen werden dort automatisch eingeholt, wo dein Inserat sie nötig macht, ihr Status wird nachverfolgt und Bewerberdaten werden nach Abschluss eines Vermietungsfalls automatisch gelöscht. Du behältst jederzeit die Kontrolle.
Was Locari hier automatisch tut: die Datenschutzerklärung in jeder Bewerber-E-Mail verlinken; ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich, die Einwilligungs-E-Mail versenden, Erinnerungen senden (Tag 1, 3, 5), nach 10 Tagen ohne Rückmeldung die Einwilligung ablaufen lassen und die Daten löschen; abgeschlossene Vermietungsfälle nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufräumen. Was du entscheidest: ob du eine Einwilligung manuell widerrufst, ob du Bewerberdaten vorzeitig löschst, welche Datenschutzerklärung im Bewerbungsformular verlinkt wird.
Häufige Aufgaben
- Einwilligungsstatus eines Bewerbers prüfen
- Wann Bewerberdaten gelöscht werden
- Bewerber auf Anfrage löschen
- Einwilligungen einsehen und nachverfolgen
- DSGVO-Checkliste für dein Team
- Einwilligungs-E-Mails und Sprache verstehen
Wo du Datenschutz in Locari findest
Alles rund um Einwilligungen liegt im jeweiligen Vermietungsfall im Tab Einwilligungen. Dort siehst du:
- die hinterlegte Datenschutzerklärung für dieses Inserat (Locari-Vorlage, eigene URL oder eigene PDF),
- die Liste aller Einwilligungen der Bewerber dieses Vermietungsfalls mit Status, Anfrage-Datum, Erinnerungen und Kanal.
Im Bewerberprofil wird der Einwilligungsstatus zur Information mit angezeigt. Die Verwaltung (Erinnerung, Widerruf, Löschung) erfolgt im Tab Einwilligungen des Vermietungsfalls.
So gehst du vor
Datenschutz beim Erstkontakt prüfen
- Ein neuer Bewerber kontaktiert dich — führt dein Inserat die Raucher-Angabe als Pflichtkriterium, versendet Locari zuerst die Einwilligungs-E-Mail und legt den Bewerber erst nach Zustimmung an. Andernfalls wird der Bewerber direkt angelegt und keine Einwilligung angefragt.
- Beispiel: Inserat mit Pflichtkriterium „Nichtraucher" — Bewerber Schmidt erhält eine E-Mail auf Deutsch (Inserat Deutschland), um der Verarbeitung seiner Raucher-Angabe zuzustimmen.
- Öffne den Vermietungsfall > Tab Einwilligungen — der Status wird je Bewerber als "Ausstehend", "Erteilt", "Abgelehnt", "Widerrufen" oder "Abgelaufen" angezeigt.
Manuelle Löschanfrage bearbeiten
- Bewerber meldet sich schriftlich: "Bitte löscht meine Daten."
- Öffne den Vermietungsfall > Tab Einwilligungen und such den passenden Bewerber.
- Solange das Verfahren noch läuft, gilt: erst informieren, dann nach Abschluss löschen — Bewerber können ihre Bewerbung jederzeit selbst über den Widerrufslink zurückziehen.
- Löschen über die Schaltfläche Daten löschen in der Einwilligungs-Tabelle — die Löschung läuft sofort und vollständig ab.
Was Locari automatisch verwaltet
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a und Art. 22 DSGVO)
- Einwilligungs-E-Mail beim Erstkontakt, sofern die Raucher-Angabe Pflichtkriterium ist — in der Sprache des Inserats (DE/AT/CH: Deutsch, FR: Französisch, GB: Englisch)
- Beim Ausweiskriterium stattdessen erst beim Wechsel des Bewerbers in die Dokumentenprüfung
- Erinnerungen an Tag 1, 3 und 5 bei offener Einwilligung (maximal 3)
- Automatischer Ablauf nach 10 Tagen ohne Rückmeldung — danach werden die Bewerberdaten automatisch gelöscht
Automatische Löschung nach Abschluss
Ist ein Vermietungsfall abgeschlossen, plant Locari die Löschung der Bewerberdaten automatisch nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen (so in unseren AGB zugesagt). Du musst dafür nichts konfigurieren. Mehr dazu unter Datenlöschung.
Betroffenenrechte
- Art. 15 Auskunft / Art. 20 Datenübertragbarkeit: Auf Anfrage eines Bewerbers erteilst du als verantwortliche Stelle die Auskunft. Locari speichert Bewerberdaten strukturiert im Bewerberprofil.
- Art. 16 Berichtigung: Bewerberdaten bearbeitest du direkt im Bewerberprofil.
- Art. 17 Löschung: manuell über Daten löschen oder automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
- Art. 7 Abs. 3 / Art. 21 Widerruf und Widerspruch: Der Widerrufslink in jeder Einwilligungs-E-Mail ist dauerhaft gültig — ein Widerruf löst die sofortige Datenlöschung aus.
Ansichten und Felder
Tab "Einwilligungen" im Vermietungsfall
Die Einwilligungs-Tabelle zeigt pro Bewerber:
- Bewerber (E-Mail-Adresse)
- Status: Ausstehend / Erteilt / Abgelehnt / Widerrufen / Abgelaufen
- Angefragt: Datum der ersten Einwilligungs-E-Mail
- Erinnerungen: Anzahl gesendeter Erinnerungen (0–3)
- Methode / Kanal und IP-Adresse (in der Übersicht der abgeschlossenen Einwilligungen)
- Aktionen: Erinnerung senden (nur bei Status "Ausstehend") und Daten löschen
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht mit allen Zeitstempeln und — bei erteilter Einwilligung — der Schaltfläche Einwilligung widerrufen.
Datenschutzerklärung pro Inserat
Im selben Tab legst du fest, welche Datenschutzerklärung Bewerber dieses Vermietungsfalls erhalten:
- Locari-Vorlage (empfohlen, wird aus deinen Kontodaten erzeugt)
- eigene URL oder eigene PDF — in diesem Fall blendet Locari einen fertigen Textbaustein zur Auftragsverarbeitung ein, den du in deine eigene Erklärung übernimmst.
Audit und Verlauf
Nach einer vollständigen Löschung bleibt der Einwilligungsdatensatz anonymisiert erhalten (die E-Mail wird durch eine anonymisierte Kennung ersetzt; Zeitstempel und Status bleiben bestehen), um den Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden zu ermöglichen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
Das Löschen über Daten löschen entfernt Profil, Dokumente, Kommunikation und Notizen des Bewerbers unwiderruflich. War die Einwilligung bereits erteilt, bleibt nur der anonymisierte Einwilligungsdatensatz als Nachweis erhalten; bei noch ausstehender Einwilligung wird auch dieser entfernt.