Auf dieser Seite steuerst du, wie die Locari KI mit deinen Bewerbern kommuniziert. Die KI übernimmt eingehende Nachrichten, beantwortet Standard-Anfragen, koordiniert Besichtigungstermine und informiert dich bei Entscheidungen, die deine Einschätzung erfordern — auf Basis ausschließlich verifizierbarer Daten aus deinem Inserat.
Was die Locari KI übernimmt: Eingehende Bewerber-E-Mails beantworten, fehlende Informationen erfragen, Besichtigungstermine koordinieren, Unterlagen anfordern und Erinnerungen versenden — im von dir gewählten Ton. Was du entscheidest: KI aktivieren oder pausieren, Kommunikationsstil wählen, manuell eingreifen, finale Zu- oder Absagen erteilen. Die KI erfindet keine Angaben — bei unklaren Fragen eskaliert sie automatisch zu deinem Team.
Häufige Aufgaben
- KI-Kommunikation aktivieren oder pausieren
- Ansprechpartner und Signatur einrichten
- Kommunikationsstil festlegen
- Manuell in ein Gespräch eingreifen
- Eskalationen und Rückfragen bearbeiten
- KI-Protokoll einsehen
Für alle eingehenden Nachrichten eines Bewerbers: Bewerber-Details — E-Mail-Tab, Antworten, manuelle Rückfragen.
So gehst du vor
KI-Kommunikation aktivieren
- Inserat öffnen → Tab KI-Kommunikation.
- Schalter KI-Kommunikation aktiviert einschalten.
- Beispiel: Inserat „Musterstraße 12, 3 Zimmer" — nach Aktivierung beantwortet Locari jede eingehende Anfrage innerhalb von Minuten, auch außerhalb der Bürozeiten.
Was die KI jetzt tut: Jede neu eingehende Bewerber-E-Mail wird ausgewertet, die Absicht erkannt (Besichtigungsanfrage, Frage zur Verfügbarkeit, Dokumentenversand) und automatisch beantwortet. Was du tust: Den Schalter einmalig aktivieren — danach läuft die Kommunikation ohne weiteres Zutun.
Um die KI zu pausieren: Schalter deaktivieren. Eingehende E-Mails werden gesammelt und nicht beantwortet; nach Reaktivierung setzt Locari nahtlos fort.
Ansprechpartner und Signatur
- Tab KI-Kommunikation → Bereich Ansprechpartner.
- Vorname und Nachname eintragen — diese Namen erscheinen in der Signatur aller KI-E-Mails.
- Signatur-HTML anpassen (optionales Freitext-Feld für Kontaktdaten, Firmenlogo, Disclaimer).
- Beispiel: Vorname „Laura", Nachname „Schmidt" → Bewerber erhalten E-Mails von „Laura Schmidt" — für professionelle Außenwirkung ohne persönliche Erreichbarkeit.
Kommunikationsstil
Wähle den Ton, in dem Locari deine Bewerber anschreibt:
- Professionell formal — Sehr geehrte/r Frau/Herr, vollständige Sätze, kein Umgangston. Geeignet für hochpreisige Mietobjekte oder institutionelle Vermieter.
- Professionell freundlich (Standard) — Guten Tag, ausgewogene Wärme. Empfohlen für die meisten Inserate.
- Modern zugänglich — Hallo, direkt und persönlich, leicht locker. Geeignet für studentisches Umfeld oder moderne Wohnkonzepte.
- Knapp & effizient — Kurz und prägnant, kein Fülltext. Geeignet wenn Volumen hoch und Zeit knapp.
Der Kommunikationsstil gilt für alle KI-generierten Nachrichten dieses Inserats.
Was die KI beachtet: Stil-Einstellung, Bewerbersprache (Deutsch, Englisch oder Französisch) und bisherige Gesprächshistorie — jede Antwort passt zum Kontext. Was du tust: Stil einmalig wählen; Änderungen gelten für alle folgenden KI-Nachrichten.
Eskalationen und Rückfragen
Wenn die KI eine Anfrage nicht eigenständig lösen kann, erscheint automatisch eine Clarification im Dashboard:
- Benachrichtigung im Dashboard öffnen.
- Die Frage des Bewerbers und den Kontext prüfen.
- Antworten klicken — deine Antwort wird an den Bewerber weitergeleitet und die Aufgabe geschlossen.
Beispiel: Bewerber Familie Müller fragt: „Dürfen wir einen Hund halten?" — Locari erkennt, dass dies eine Entscheidung erfordert, erstellt eine Clarification und wartet auf deine Freigabe, bevor sie antwortet.
Manuell eingreifen
Du kannst jederzeit selbst antworten, ohne die KI zu deaktivieren:
- Bewerber öffnen → Tab E-Mails.
- Antworten klicken, Text verfassen, absenden.
- Locari liest deine Antwort mit und berücksichtigt sie bei allen folgenden KI-Nachrichten — etwa um Zusagen, die du kommuniziert hast, nicht nochmals anzufragen.
Was die KI lernt: Deinen Inhalt (z. B. „Haustiere erlaubt") speichert Locari im KI-Gedächtnis dieses Bewerbers und schreibt künftig konsistent damit. Was du entscheidest: Ob Locari nach deiner Antwort wieder selbständig weiterschreibt, oder ob du die Konversation vollständig manuell führen möchtest.
Ansichten und Felder
Einstellungen-Übersicht (Tab KI-Kommunikation)
Alle konfigurierbaren Felder:
- KI-Kommunikation aktiviert — Ein/Aus-Schalter für das gesamte Inserat
- Vorname — Name in der Absender-Signatur (z. B. Laura)
- Nachname — Familienname in der Signatur (z. B. Schmidt)
- Kommunikationsstil — Einer von vier Stilen (professional_formal, professional_friendly, modern_approachable, concise_efficient)
- E-Mail-Signatur — HTML-Freitext: Kontaktdaten, Logo, Disclaimer (optional)
Welche Anliegen die KI selbst beantwortet
Die KI beantwortet folgende Anfragen vollständig autonom — ausschließlich auf Basis der verifizierten Daten deines Inserats und deiner Kriterien:
- Verfügbarkeitsanfragen (Belegung, Einzugsdatum)
- Besichtigungsanfragen und Terminauswahl
- Terminbestätigungen, -erinnerungen und kurzfristige Umbuchungen
- Anfragen zu erforderlichen Unterlagen und fehlenden Dokumenten
- Allgemeine Fragen zur Wohnung (Lage, Größe, Ausstattung — sofern im Inserat angegeben)
- Dankesnachrichten und einfache Bestätigungen
Halluzinations-Schutz: Die KI antwortet niemals mit erfundenen Angaben. Ist eine Frage mit den vorhandenen Inseratsdaten nicht zweifelsfrei beantwortbar, eskaliert Locari automatisch an dein Team — die Frage erscheint als offene Rückfrage im Dashboard.
Welche Anliegen immer eskalieren
Diese Anfragen leitet Locari automatisch als Aufgabe an dein Team weiter:
- Entscheidungsanfragen, die dein Ermessen erfordern (z. B. „Dürfen wir einen Hund halten?")
- Nachrichten mit unklarem oder widersprüchlichem Inhalt (Intent nicht erkennbar)
- DSGVO-Anfragen auf Datenlöschung nach Art. 17
- Grenzfälle bei Auswahlkriterien (manuelle Prüfung markiert)
- Kurzfristige Umbuchungsanfragen weniger als 2 Stunden vor Termin (erfordern deine Freigabe)
Die Eskalation erscheint als Clarification im Dashboard deines Teams.
KI-Protokoll
Jede KI-Aktion wird protokolliert — einsehbar im Tab Verlauf des jeweiligen Bewerbers:
- Zeitstempel jeder gesendeten oder empfangenen Nachricht
- Erkannte Absicht der Bewerber-Nachricht (z. B. Besichtigungsanfrage, Dokumentenversand)
- Welche Aktion Locari ausgeführt hat (Antwort versendet, Termin gebucht, Rückfrage erstellt)
- Ob manuell durch ein Teammitglied eingegriffen wurde
Aufbewahrung: Das Protokoll bleibt für die Laufzeit des Mietfall-Auswahlverfahrens erhalten und wird anschließend gemäß DSGVO-Frist gelöscht. Manuelles Bewerber löschen entfernt den Verlauf sofort und unwiderruflich.
Hinweis: Lösche keinen Bewerber, solange ein Auswahlverfahren läuft — der Kommunikationsverlauf geht damit unwiderruflich verloren.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- KI-Kommunikation aktivieren/pausieren: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
- Kommunikationsstil und Signatur ändern: alle Teammitglieder.
- Manuell antworten: alle Teammitglieder.
- KI-Einstellungen dauerhaft deaktivieren (Inserat-Ebene): nur Administratoren.
- Eskalationen bearbeiten (Clarifications): alle Teammitglieder — wer zuerst antwortet, schließt die Aufgabe ab.
Für gleichzeitige Verwaltung mehrerer Inserate: Inserate-Übersicht — KI-Status pro Inserat sichtbar, Filterung nach aktiviert/pausiert.