Die fristgerechte Löschung von Bewerberdaten ist eine DSGVO-Pflicht (Art. 17, Art. 5 Abs. 1e). Locari löscht entweder automatisch nach Abschluss eines Vermietungsfalls oder sofort bei Widerruf, Ablehnung oder Ablauf — stets mit vollständiger Löschsequenz.
Was Locari automatisch löscht: Bewerberdaten eines abgeschlossenen Vermietungsfalls nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist; bei Widerruf, Ablehnung oder Ablauf der Einwilligung erfolgt die Löschung sofort. Was du entscheidest: ob du einen Bewerber vorzeitig manuell löschst, ob du einen Löschantrag vor Verfahrensende freigibst.
Häufige Aufgaben
- Automatische Löschung nach Abschluss verstehen
- Einzelnen Bewerber manuell löschen
- Löschantrag eines Bewerbers bearbeiten
- Was bei einer Löschung tatsächlich entfernt wird
- Nachweis einer Löschung verstehen
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten verstehen
Automatische Löschung
Nach Abschluss eines Vermietungsfalls
Ist ein Vermietungsfall abgeschlossen, plant Locari die automatische Löschung der zugehörigen Bewerberdaten nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von 180 Tagen. Diese Frist dient der Beweissicherung nach dem AGG (Antidiskriminierungsrecht) und ist fest hinterlegt — du musst nichts konfigurieren oder aktivieren.
Bei Widerruf, Ablehnung oder Ablauf der Einwilligung
Unabhängig vom Verfahrensstand löscht Locari sofort, wenn:
- ein Bewerber seine Einwilligung widerruft,
- ein Bewerber die Einwilligung ablehnt,
- ein Bewerber 10 Tage nach der Einwilligungs-E-Mail nicht reagiert (Ablauf).
In diesen Fällen startet die Löschsequenz ohne weiteres Zutun deinerseits.
Manuelle Löschung
Einzelnen Bewerber löschen
- Öffne den Vermietungsfall > Tab Einwilligungen.
- Such den Bewerber in der Tabelle (Tab Ausstehend oder Abgeschlossen).
- Klicke in der Zeile auf Daten löschen und bestätige im Dialog.
Die manuelle Löschung ist sofort und unwiderruflich. War die Einwilligung bereits erteilt, bleibt nur der anonymisierte Einwilligungsdatensatz als Audit-Nachweis erhalten; war die Einwilligung noch ausstehend, wird auch dieser entfernt. Lösche keinen Bewerber, bevor ein laufendes Verfahren abgeschlossen ist.
Löschung auf Anfrage
Wenn ein Bewerber Löschung fordert
Fordert ein Bewerber die Löschung an, prüfe zunächst, ob das Verfahren noch läuft:
- Verfahren läuft noch: Informiere den Bewerber, dass seine Daten nach Abschluss gelöscht werden — er kann seine Bewerbung jederzeit selbst über den Widerrufslink zurückziehen, was die sofortige Löschung auslöst.
- Verfahren abgeschlossen: Lösche sofort über Daten löschen im Tab Einwilligungen.
Der einfachste Weg für den Bewerber bleibt der Widerrufslink in jeder Einwilligungs-E-Mail — ein Klick löst die vollständige Löschsequenz aus.
Was wird gelöscht?
Vollständige Löschsequenz
Locari führt die Löschung in einer festgelegten Reihenfolge durch:
- Bestätigungs-E-Mail an den Bewerber (bei Widerruf, Ablehnung oder Ablauf — nicht bei einer direkten manuellen Löschung durch dich)
- Speicherpfade sammeln (Dokument-Dateien und E-Mail-Anhänge)
- Datenbankeinträge löschen in einer atomaren Transaktion:
- Bewerberprofil und Kontaktdaten
- Alle hochgeladenen Dokumente
- Kommunikationsverlauf (E-Mails und Anhänge)
- Notizen und Bewertungen
- Rückfragen und Terminbuchungen
- KI-Gesprächsprotokolle
- Dateien aus dem Speicher entfernen (über eine gesicherte Lösch-Queue)
- Einwilligungsdatensatz anonymisieren — die E-Mail wird durch eine anonymisierte Kennung ersetzt; Zeitstempel und Status bleiben für Behördenanfragen erhalten
Was anonymisiert bleibt
Nach vollständiger Löschung verbleibt der anonymisierte Einwilligungsdatensatz (kein Personenbezug, Zeitstempel erhalten — Art. 7 Abs. 1 DSGVO) als Nachweis. Wurde eine noch ausstehende Einwilligung gelöscht, wird auch dieser Datensatz vollständig entfernt.
Dokumentation
Jede Einwilligung — inklusive Erteilung, Widerruf und der anschließenden Anonymisierung — wird mit Zeitstempeln im Tab Einwilligungen des Vermietungsfalls dokumentiert. Über die Detailansicht eines Datensatzes siehst du den vollständigen Verlauf. So bleibt der Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden auch nach der Löschung erhalten.
Aufbewahrungspflichten
Als Vermieter kannst du eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Diese betreffen den unterschriebenen Mietvertrag und steuer- bzw. handelsrechtliche Unterlagen — nicht die Bewerbungsdaten der abgelehnten Interessenten, die Locari nach den oben genannten Fristen löscht:
- Steuerrelevante Unterlagen: typischerweise bis zu 10 Jahre (§ 147 AO)
- Vertragsunterlagen: typischerweise 6 Jahre (§ 257 HGB)
Diese Pflichten verwaltest du außerhalb der Bewerber-Löschung in Locari.