Auf dieser Seite legst du eine Aufgabe manuell an — mit allen Feldern, die du brauchst, um sie dem richtigen Teammitglied zuzuweisen und mit dem richtigen Objekt zu verknüpfen. Locari legt Aufgaben auch automatisch an, wenn Bewerber-Chats eine Aktion erfordern.
Was Locari automatisch tut: Aufgaben für Rückfragen, Dokumentenanforderungen und kurzfristige Terminverschiebungen anlegen, die Priorität vorbelegen und den Bewerber-Kontext mitliefern. Was du entscheidest: Fälligkeitsdatum und Zuweisung festlegen, Vorlagen anwenden, Titel und Beschreibung anpassen.
Häufige Aufgaben
- Aufgabe ohne Vorlage anlegen
- Aufgabe aus einer Vorlage anlegen
- Aufgabe einem bestimmten Teammitglied zuweisen
- Aufgabe mit einem Objekt verknüpfen
- Vorlagen verwalten
So gehst du vor
Aufgabe ohne Vorlage anlegen
- Im Bereich Aufgaben oben rechts Aufgabe erstellen klicken.
- Titel eingeben, z. B. „Rauchmelderwartung Mustergasse 7".
- Typ wählen — z. B. Rauchmelderwartung (Gruppe: Compliance).
- Priorität setzen — z. B. Hoch.
- Optionales Fälligkeitsdatum wählen — z. B. 30.06.2026.
- Unter Verknüpfungen das betroffene Objekt suchen und auswählen.
- Aufgabe erstellen klicken — du wirst zur Aufgabenliste weitergeleitet.
Aufgabe aus einer Vorlage anlegen
- Auf der Erstellungsseite erscheinen alle aktiven Vorlagen als Schaltflächen oberhalb des Formulars.
- Vorlage anklicken (z. B. „Jährliche Rauchmelderwartung") — das Formular befüllt sich mit Standardwerten.
- Werte nach Bedarf anpassen, z. B. konkretes Fälligkeitsdatum überschreiben.
- Aufgabe erstellen klicken.
Wähle dieselbe Vorlage erneut, um sie zu entfernen und alle Felder zurückzusetzen.
Aufgabe einem Teammitglied zuweisen
- Unter Zuweisung Bestimmte Person auswählen.
- Über das Suchfeld das Teammitglied finden und anklicken — mehrere Personen sind möglich.
- Ausgewählte Mitglieder erscheinen als Badges und können einzeln entfernt werden.
- Bei Zuweisung Gesamtes Team sehen alle Mitglieder die Aufgabe — kein konkretes Mitglied ist verantwortlich.
Beispiel: Daniela weist die Aufgabe „Kautionsrückzahlung Familie Müller" (Typ: Kautionsrückzahlung, Priorität: Normal, fällig 15.06.2026) an ihre Assistentin Anna zu.
Aufgabe mit einem Objekt verknüpfen
- Im Formular den Bereich Verknüpfungen öffnen.
- Links den Typ wählen (Vermietung, Immobilie, Mieteinheit, Bewerber oder Kontakt), dann im Suchfeld mindestens zwei Zeichen eingeben.
- Treffer anklicken, um ihn zu verknüpfen. Mehrere Verknüpfungen sind möglich.
- Die erste Verknüpfung wird automatisch zur Haupt-Referenz; über das Häkchen-Symbol an einer anderen Verknüpfung machst du diese zur Haupt-Referenz.
Was Locari automatisch tut: Bei von Locari angelegten Aufgaben ist der Bewerber-Kontext (z. B. die zugehörige Vermietung) bereits verknüpft. Was du entscheidest: Weitere Objekte ergänzen oder die Verknüpfung entfernen.
Ansichten und Felder
Erstellungsformular
- Titel — Pflichtfeld, max. 255 Zeichen
- Beschreibung — optional, Freitext
- Typ — aus 30+ Typen in 7 Gruppen wählbar (Vermietung, Mieterverwaltung, Instandhaltung, Compliance, Finanzen, Akquise, Sonstiges)
- Priorität — Niedrig / Normal / Hoch / Dringend
- Zuweisung — Gesamtes Team oder bestimmte Person(en)
- Fällig am — optionales Datum; vergangene Daten sind nicht wählbar
- Verknüpfungen — Verknüpfungen zu Vermietung, Immobilie, Bewerber, Kontakt oder Mieteinheit
Aufgabentypen nach Gruppe
- Vermietung: Rückfrage, Nachverfolgung, Dokumentenanforderung, Besichtigungsvorbereitung, Genehmigungsanfrage, Kurzfristige Terminverschiebung
- Mieterverwaltung: Mietanpassung, Einzug, Auszug, Kautionsrückzahlung, Betriebskostenabrechnung, Mieterbeschwerde
- Instandhaltung: Wartung, Reparatur, Begehung, Schadensmeldung, Handwerkerkoordination
- Compliance: Energieausweis, Brandschutzprüfung, Aufzugswartung, Rauchmelderwartung, Legionellenprüfung
- Finanzen: Zahlungserinnerung, Mietinkasso, Finanzierung
- Akquise: Immobilienakquise, Due Diligence, Wertermittlung
- Sonstiges: Rechtliches, Termin, Allgemein
Audit und Verlauf
Das Anlegen einer Aufgabe — manuell oder durch Locari — wird mit Zeitstempel und Ersteller festgehalten. Nachträgliche Bearbeitungen erscheinen ebenfalls im Verlauf der Aufgabendetailseite.
Tipp: Mehrere Aufgaben effizient anlegen
Für regelmäßig wiederkehrende Pflichten nutzt du Wiederkehrende Aufgaben, die Locari automatisch erzeugt. Für gleichartige Einzelaufgaben legst du eine Vorlage an und wendest sie beim Anlegen an.