Im Arbeitsbereich arbeiten alle Teammitglieder auf denselben Daten. Jeder sieht alle Notizen, Aufgaben und Erinnerungen des Kontos — und kann Einträge per Filter auf seine eigenen zugewiesenen reduzieren. So bleibt klar, wer wofür zuständig ist.
Was Locari automatisch tut: Aufgaben aus Bewerbungsfällen erzeugen (z. B. fehlende Dokumente, offene Rückfragen), Erinnerungen planmäßig auslösen und den zuständigen Mitarbeitenden benachrichtigen. Was du entscheidest: Zuweisung von Aufgaben und Erinnerungen, Priorisierung, Statusänderungen und das Schließen von Vorgängen.
Häufige Aufgaben
- Notiz einem Teammitglied zuweisen
- Aufgabe im Team weiterleiten
- Erinnerung für Kollegin Schreiber einstellen
- Nur meine Einträge anzeigen
- Aufgaben nach Status filtern
- Automatisch erzeugte Aufgaben erkennen
So gehst du vor
Notiz einem Teammitglied zuweisen
- Tab Notizen → + Notiz klicken.
- Titel und Text eingeben.
- Unter Zugewiesen an das gewünschte Teammitglied wählen.
- Speichern — das Mitglied sieht die Notiz oben in der gefilterten Ansicht.
Beispiel: Vermieterin Müller weist Assistent Schreiber zu: "Bitte Personalausweis von Familie Weber anfordern."
Aufgabe im Team weiterleiten
- Tab Aufgaben → bestehende Aufgabe öffnen.
- Zugewiesen an ändern — neues Teammitglied auswählen.
- Priorität ggf. anpassen (z. B. auf Hoch setzen).
- Speichern — das neue Mitglied sieht die Aufgabe sofort.
Beispiel: Aufgabe "SCHUFA nachfordern" wechselt von Müller zu Schreiber, Priorität Dringend.
Erinnerung für ein Teammitglied einstellen
- Tab Erinnerungen → + Erinnerung klicken.
- Titel vergeben (z. B. "Mietvertrag unterschreiben lassen").
- Datum und Uhrzeit eintragen oder Wiederholungsregel festlegen.
- Zugewiesen an → Teammitglied Schreiber auswählen.
- Kanal E-Mail wählen, damit Schreiber eine E-Mail erhält.
- Speichern.
Beispiel: "Mietvertrag Familie Weber — 20.05.2026, 14:00 Uhr — E-Mail an Schreiber."
Nur eigene Einträge anzeigen
Auf den Tabs Notizen und Erinnerungen erscheint der Schalter Mir zugewiesen oben links. Aktivieren — die Ansicht zeigt nur Einträge, bei denen du als zuständige Person eingetragen bist.
Aufgaben nach Status filtern
- Tab Aufgaben öffnen.
- Filterleiste oben nutzen:
- Status: Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt, Storniert
- Priorität: Niedrig, Normal, Hoch, Dringend
- Typ: Rückfrage, Follow-up, Dokumentenanfrage u. a.
- Kombination der Filter möglich — z. B. alle offenen Aufgaben mit Priorität Dringend.
Beispiel: Filter "Status: Offen + Priorität: Dringend" zeigt 3 Aufgaben, darunter "SCHUFA Weber".
Automatisch erzeugte Aufgaben
Locari erstellt selbstständig Aufgaben, wenn im Bewerbungsprozess Handlungsbedarf entsteht.
Was die KI automatisch erzeugt:
- Aufgabe "Rückfrage" wenn ein Bewerber eine unklare Angabe macht
- Aufgabe "Dokumentenanfrage" wenn ein Dokument fehlt oder abgelaufen ist
- Aufgabe "Follow-up" wenn ein Bewerber seit mehr als 48 Stunden nicht geantwortet hat
Was du entscheidest: Ob du die Aufgabe bestätigst, jemanden zuweist oder schließt.
Automatisch erzeugte Aufgaben sind in der Liste mit dem Locari-Logo gekennzeichnet.
Ansichten und Felder
Aufgaben — Detailfelder
- Titel und Beschreibung — max. 255 bzw. 10.000 Zeichen
- Status — Offen · In Bearbeitung · Wartend · Erledigt · Storniert
- Priorität — Niedrig · Normal · Hoch · Dringend
- Typ — Rückfrage · Follow-up · Dokumentenanfrage · Besichtigungsvorbereitung · Genehmigungsanfrage · Allgemein
- Zugewiesen an — Teammitglied (Name und Avatar)
- Erstellt von — Teammitglied oder "Locari KI"
- Verknüpftes Objekt — Inserat, Bewerbungsfall, Immobilie, Mieteinheit
- Fällig am — Datum und Uhrzeit
- Erstellt am — Zeitstempel
Aufgaben-Statistik
Oben im Tab erscheinen Kennzahlen des aktuellen Kontos (30-Tage-Fenster):
- Gesamt · Offen · In Bearbeitung · Wartend · Erledigt · Dringend · Überfällig
Erinnerungen — Detailfelder
- Titel und Beschreibung
- Typ — Einmalig (mit Datum/Uhrzeit) oder Wiederkehrend (mit Wiederholungsregel)
- Nächste Auslösung — berechnet aus Regel oder Datum
- Status — Aktiv · Pausiert · Abgeschlossen · Storniert
- Kanal — Chat (App-Benachrichtigung) oder E-Mail
- Zugewiesen an — Teammitglied oder Team
- Zeitzone — Standard: Europe/Berlin
Audit und Verlauf
Jede Statusänderung, Zuweisung und Löschung von Aufgaben und Erinnerungen wird protokolliert. Pro Eintrag sichtbar: Akteur (Teammitglied namentlich oder "Locari KI"), Zeitstempel und durchgeführte Aktion.
Aufbewahrung: Abgeschlossene und stornierte Aufgaben bleiben im System einsehbar und werden nicht automatisch gelöscht.
Hinweis: Gelöschte Notizen und Aufgaben sind unwiderruflich entfernt. Schließe oder storniere Einträge stattdessen, wenn du den Verlauf behalten möchtest.
Berechtigungen und Mehrfach-Auswahl
- Sichtbar für: alle Teammitglieder des Eigentümer-Kontos.
- Notizen erstellen: alle Mitglieder — jedes Mitglied kann nur eigene Notizen bearbeiten oder löschen.
- Aufgaben und Erinnerungen erstellen und bearbeiten: alle Mitglieder.
- Aufgaben und Erinnerungen löschen: nur Administratoren — der Vorgang ist unwiderruflich.
- Mehrere Aufgaben gleichzeitig: Tabellenansicht im Tab Aufgaben — Filter nach Status, Priorität und Typ, Sortierung nach Fälligkeit, Zuständigen und Score.
Zur Übersicht aller Teammitglieder und Rollen wechselst du zu Team-Einstellungen — dort: Mitglieder einladen, Rollen ändern, Mitglieder entfernen.