Lorsqu'un e-mail arrive dans la boîte mail de ton espace de travail, Locari l'associe automatiquement au bon candidat et à la bonne annonce — en se basant sur l'adresse d'expéditeur, l'en-tête Reply-To et le dossier de location actif. Les messages qui ne peuvent pas être associés restent dans la boîte de réception en attente de ta vérification.
Ce que Locari fait automatiquement : Comparer l'adresse d'expéditeur et l'en-tête Reply-To avec les candidats connus, associer l'e-mail au dossier de location correspondant, déterminer la catégorie (demande, question, document, etc.) et la priorité, envoyer des réponses automatiques aux messages standard et filtrer automatiquement les expéditeurs indésirables (par ex. le spam). Ce que tu décides : Si un message non attribué est pertinent et si un expéditeur bloqué automatiquement doit être de nouveau autorisé.
Tâches fréquentes
- Comprendre pourquoi un message reste dans la boîte de réception
- Vérifier l'attribution d'un message
- Voir les expéditeurs bloqués et les débloquer
Marche à suivre
Comment fonctionne l'attribution
Locari vérifie chaque message entrant dans cet ordre :
- Correspondance Reply-To (priorité la plus haute) : Si l'adresse Reply-To correspond à l'e-mail d'un candidat connu, le message est associé à ce candidat.
- Correspondance expéditeur (messages sortants) : Les messages envoyés depuis ton adresse Locari (
@locari.de) à destination d'un candidat connu sont également associés. - Aucune correspondance → boîte de réception : Si le message ne peut être associé à aucun candidat, il apparaît dans la boîte de réception sans annonce liée.
Exemple : La famille Müller candidate pour ton appartement. Locari envoie une invitation à la visite. Lorsque Mme Müller répond à cet e-mail, Locari reconnaît l'en-tête Reply-To et associe automatiquement la réponse à la candidature de la famille Müller.
Ce que Locari vérifie lors de la correspondance : En-tête Reply-To (priorité 1), adresse d'expéditeur pour les messages sortants (priorité 2), classification de la catégorie (demande, confirmation de visite, document). Ce que tu fais : Examiner les messages non associés dans la boîte de réception et les lier manuellement à un candidat si nécessaire.
Suivre et vérifier l'attribution
- Ouvre la boîte de réception — tous les messages sans annonce associée y sont listés.
- Clique sur un message — la vue détaillée affiche l'expéditeur, l'objet et le contenu.
- Si l'expéditeur est un candidat connu, passe à l'onglet e-mails du candidat — les messages associés y apparaissent intégralement.
- Exemple : Tu vois un message de m.mueller@exemple.com dans la boîte de réception. Tu vérifies si M. Müller est enregistré comme candidat. Si c'est le cas, le prochain message entrant de cette adresse sera associé automatiquement.
Expéditeurs bloqués et déblocage
Locari filtre de lui-même les expéditeurs manifestement indésirables (spam ou réponses automatiques de portails) afin qu'ils ne se transforment pas en candidats non souhaités. Les expéditeurs bloqués n'apparaissent jamais dans ta boîte de réception. Tu peux consulter à tout moment la liste des expéditeurs bloqués par dossier de location et autoriser de nouveau un expéditeur :
- Ouvre l'annonce concernée → onglet E-mails.
- La section Expéditeurs bloqués liste toutes les adresses filtrées automatiquement, avec le motif du filtrage.
- Clique sur Débloquer sur l'entrée souhaitée et confirme.
- Tous les messages précédemment filtrés de cet expéditeur sont retraités et peuvent alors créer des candidats.
Ce que Locari fait lors du filtrage : Lorsqu'il reconnaît un expéditeur comme indésirable, il marque ses messages comme bloqués en interne — aucune réponse automatique, aucune association à un candidat. L'historique indique si le blocage provient du filtre IA ou a été défini manuellement. Ce que tu décides : Si un expéditeur bloqué est finalement pertinent et doit être de nouveau autorisé.
Vues et champs
Comment Locari traite un message en arrière-plan
Chaque e-mail entrant passe par plusieurs étapes avant d'être attribué ou traité. Ces étapes se déroulent automatiquement — tu n'as rien à déclencher toi-même :
- Réception et lecture
- Classification (détermination de la catégorie et de la priorité)
- Réponse automatique aux demandes standard simples
- Transmission des cas plus complexes à l'assistant IA
- Marquage pour vérification manuelle lorsqu'un traitement automatique n'est pas possible
Champs d'un message associé
- Adresse et nom de l'expéditeur
- Adresse Reply-To (pour les réponses des candidats)
- Date et heure de réception
- Direction : entrant ou sortant
- Candidat associé et dossier de location associé
- Pièces jointes : nom de fichier, taille, type de fichier
- Catégorie de classification (ex. « Demande », « Confirmation de visite », « Document »)
Entrée d'un expéditeur bloqué
- Adresse e-mail de l'expéditeur
- Motif du filtrage
- Bloqué par : Filtre IA ou Manuel
Audit et historique
Chaque attribution, blocage et déblocage est consigné dans l'onglet Historique du dossier de location concerné — avec horodatage et acteur (membre de l'équipe nommément ou « IA Locari »).
Conservation : Les entrées d'expéditeurs bloqués sont conservées jusqu'à ce qu'un expéditeur soit débloqué. La suppression manuelle d'un candidat efface définitivement tous les e-mails associés.
Ne supprime pas un candidat tant que des traitements d'e-mails sont en cours — l'historique est perdu de façon irréversible.
Bon à savoir
- Les attributions, les expéditeurs bloqués et les déblocages sont visibles par tous les membres de ton espace de travail.
- La suppression d'un message est irréversible — vérifie d'abord s'il est déjà associé à un candidat.