Locari t'enlève la charge administrative liée à la protection des données dans ton processus de location : les consentements sont recueillis automatiquement, leur statut est suivi et les données des candidats sont supprimées automatiquement une fois le dossier de location terminé. Tu gardes le contrôle à tout moment.
Ce que Locari fait automatiquement : envoyer les e-mails de consentement, envoyer les rappels (jour 1, 3, 5), faire expirer le consentement après 10 jours sans réponse et supprimer les données, et nettoyer les dossiers de location terminés une fois le délai de conservation écoulé. Ce que tu décides : si tu retires un consentement manuellement, si tu supprimes les données d'un candidat de façon anticipée, quelle politique de confidentialité est liée dans le formulaire de candidature.
Tâches fréquentes
- Vérifier le statut de consentement d'un candidat
- Quand les données des candidats sont supprimées
- Supprimer un candidat sur demande
- Consulter et suivre les consentements
- Checklist RGPD pour ton équipe
- Comprendre les e-mails de consentement et la langue
Où trouver la protection des données dans Locari
Tout ce qui concerne le consentement se trouve dans le dossier de location concerné, dans l'onglet Consentements. Tu y vois :
- la politique de confidentialité liée à cette annonce (modèle Locari, ta propre URL ou ton propre PDF),
- la liste de tous les consentements des candidats de ce dossier, avec statut, date de demande, rappels et canal.
Le profil du candidat affiche aussi le statut du consentement à titre d'information. La gestion (rappel, retrait, suppression) se fait dans l'onglet Consentements du dossier de location.
Marche à suivre
Vérifier la protection des données lors du premier contact
- Un nouveau candidat te contacte — Locari envoie automatiquement l'e-mail de consentement.
- Exemple : Le candidat Schmidt reçoit un e-mail en allemand (annonce en Allemagne) pour consentir à l'évaluation de profil assistée par IA.
- Ouvre le dossier de location > onglet Consentements — le statut par candidat s'affiche comme « En attente », « Accordé », « Refusé », « Retiré » ou « Expiré ».
Traiter une demande de suppression manuelle
- Le candidat écrit : « Veuillez supprimer mes données. »
- Ouvre le dossier de location > onglet Consentements et trouve le candidat.
- Tant que le processus est encore en cours : informe d'abord, supprime après sa fin — les candidats peuvent retirer leur candidature eux-mêmes à tout moment via le lien de retrait.
- Supprime via le bouton Supprimer les données dans le tableau des consentements — la suppression s'exécute immédiatement et complètement.
Ce que Locari gère automatiquement
Consentement (Art. 6(1)(a) et Art. 22 RGPD)
- E-mail de consentement lors du premier contact — dans la langue de l'annonce (DE/AT/CH : allemand, FR : français, GB : anglais)
- Rappels aux jours 1, 3 et 5 pour les consentements en attente (maximum 3)
- Expiration automatique après 10 jours sans réponse — les données du candidat sont alors supprimées automatiquement
Suppression automatique après la fin
Une fois un dossier de location terminé, Locari planifie automatiquement la suppression des données du candidat après un délai de conservation de 180 jours (préservation de la preuve selon la loi allemande anti-discrimination, AGG). Tu n'as rien à configurer. Plus de détails sous Suppression de données.
Droits des personnes concernées
- Art. 15 Accès / Art. 20 Portabilité : Sur demande d'un candidat, c'est toi, en tant que responsable du traitement, qui fournis l'information. Locari conserve les données candidats de façon structurée dans le profil du candidat.
- Art. 16 Rectification : Modifie les données du candidat directement dans le profil du candidat.
- Art. 17 Suppression : manuellement via Supprimer les données ou automatiquement après expiration du délai de conservation.
- Art. 7(3) / Art. 21 Retrait et opposition : Le lien de retrait dans chaque e-mail de consentement est valable de façon permanente — un retrait déclenche la suppression immédiate des données.
Vues et champs
Onglet « Consentements » dans le dossier de location
Le tableau des consentements affiche par candidat :
- Candidat (adresse e-mail)
- Statut : En attente / Accordé / Refusé / Retiré / Expiré
- Demandé : date du premier e-mail de consentement
- Rappels : nombre de rappels envoyés (0–3)
- Méthode / canal et adresse IP (dans la vue des consentements terminés)
- Actions : Envoyer un rappel (uniquement si le statut est « En attente ») et Supprimer les données
Un clic sur une ligne ouvre la vue détaillée avec tous les horodatages et — pour un consentement accordé — le bouton Retirer le consentement.
Politique de confidentialité par annonce
Dans le même onglet, tu choisis quelle politique de confidentialité reçoivent les candidats de ce dossier :
- Modèle Locari (recommandé, généré à partir des données de ton compte)
- propre URL ou propre PDF — dans ce cas Locari affiche un texte prêt à l'emploi sur la sous-traitance à intégrer dans ta propre politique.
Audit et historique
Après une suppression complète, l'enregistrement de consentement reste anonymisé (l'e-mail est remplacé par un identifiant anonymisé ; les horodatages et le statut sont conservés), afin de permettre la preuve auprès des autorités de contrôle (Art. 7(1) RGPD).
Supprimer via Supprimer les données retire le profil, les documents, la communication et les notes du candidat de manière irréversible. Si le consentement avait déjà été accordé, seul l'enregistrement de consentement anonymisé est conservé comme preuve ; si le consentement était encore en attente, cet enregistrement est également supprimé.