Protection des Données — Vue d'ensemble – Aide Locari

Locari vous enlève la charge administrative liée à la protection des données dans votre processus de location : la politique de confidentialité de votre annonce est liée dans chaque e-mail adressé aux candidats, les consentements distincts sont recueillis automatiquement là où votre annonce les rend nécessaires, leur statut est suivi et les données des candidats sont supprimées automatiquement une fois le dossier de location terminé. Vous gardez le contrôle à tout moment.

Ce que Locari fait automatiquement : lier la politique de confidentialité dans chaque e-mail adressé aux candidats ; lorsqu'un consentement distinct est requis, envoyer l'e-mail de consentement, envoyer les rappels (jour 1, 3, 5), faire expirer le consentement après 10 jours sans réponse et supprimer les données ; et nettoyer les dossiers de location terminés une fois le délai de conservation écoulé. Ce que vous décidez : si vous retirez un consentement manuellement, si vous supprimez les données d'un candidat de façon anticipée, quelle politique de confidentialité est liée dans le formulaire de candidature.

Tâches fréquentes

Où trouver la protection des données dans Locari

Tout ce qui concerne le consentement se trouve dans le dossier de location concerné, dans l'onglet Consentements. Vous y voyez :

la politique de confidentialité liée à cette annonce (modèle Locari, votre propre URL ou votre propre PDF),
la liste de tous les consentements des candidats de ce dossier, avec statut, date de demande, rappels et canal.

Le profil du candidat affiche aussi le statut du consentement à titre d'information. La gestion (rappel, retrait, suppression) se fait dans l'onglet Consentements du dossier de location.

Marche à suivre

Vérifier la protection des données lors du premier contact

Un nouveau candidat vous contacte — si votre annonce impose la question « fumeur » comme critère obligatoire, Locari envoie d'abord l'e-mail de consentement et ne crée le candidat qu'après son accord. Sinon, le candidat est créé directement et aucun consentement n'est demandé.
Exemple : annonce avec le critère obligatoire « non-fumeur » — le candidat Schmidt reçoit un e-mail en allemand (annonce en Allemagne) pour consentir au traitement de son statut de fumeur.
Ouvrez le dossier de location > onglet Consentements — le statut par candidat s'affiche comme « En attente », « Accordé », « Refusé », « Retiré » ou « Expiré ».

Traiter une demande de suppression manuelle

Le candidat écrit : « Veuillez supprimer mes données. »
Ouvrez le dossier de location > onglet Consentements et trouvez le candidat.
Tant que le processus est encore en cours : informez d'abord, supprimez après sa fin — les candidats peuvent retirer leur candidature eux-mêmes à tout moment via le lien de retrait.
Supprimez via le bouton Supprimer les données dans le tableau des consentements — la suppression s'exécute immédiatement et complètement.

Ce que Locari gère automatiquement

Consentement (Art. 6(1)(a) et Art. 22 RGPD)

E-mail de consentement lors du premier contact, si la question « fumeur » est un critère obligatoire — dans la langue de l'annonce (DE/AT/CH : allemand, FR : français, GB : anglais)
Pour le critère de la pièce d'identité, seulement lors du passage du candidat à la vérification des documents
Rappels aux jours 1, 3 et 5 pour les consentements en attente (maximum 3)
Expiration automatique après 10 jours sans réponse — les données du candidat sont alors supprimées automatiquement

Suppression automatique après la fin

Une fois un dossier de location terminé, Locari planifie automatiquement la suppression des données du candidat après un délai de conservation de 90 jours (le délai promis dans nos CGV). Vous n'avez rien à configurer. Plus de détails sous Suppression de données.

Droits des personnes concernées

Art. 15 Accès / Art. 20 Portabilité : Sur demande d'un candidat, c'est vous, en tant que responsable du traitement, qui fournis l'information. Locari conserve les données candidats de façon structurée dans le profil du candidat.
Art. 16 Rectification : Modifiez les données du candidat directement dans le profil du candidat.
Art. 17 Suppression : manuellement via Supprimer les données ou automatiquement après expiration du délai de conservation.
Art. 7(3) / Art. 21 Retrait et opposition : Le lien de retrait dans chaque e-mail de consentement est valable de façon permanente — un retrait déclenche la suppression immédiate des données.

Vues et champs

Onglet « Consentements » dans le dossier de location

Le tableau des consentements affiche par candidat :

Candidat (adresse e-mail)
Statut : En attente / Accordé / Refusé / Retiré / Expiré
Demandé : date du premier e-mail de consentement
Rappels : nombre de rappels envoyés (0–3)
Méthode / canal et adresse IP (dans la vue des consentements terminés)
Actions : Envoyer un rappel (uniquement si le statut est « En attente ») et Supprimer les données

Un clic sur une ligne ouvre la vue détaillée avec tous les horodatages et — pour un consentement accordé — le bouton Retirer le consentement.

Politique de confidentialité par annonce

Dans le même onglet, vous choisissez quelle politique de confidentialité reçoivent les candidats de ce dossier :

Modèle Locari (recommandé, généré à partir des données de votre compte)
propre URL ou propre PDF — dans ce cas Locari affiche un texte prêt à l'emploi sur la sous-traitance à intégrer dans votre propre politique.

Audit et historique

Après une suppression complète, l'enregistrement de consentement reste anonymisé (l'e-mail est remplacé par un identifiant anonymisé ; les horodatages et le statut sont conservés), afin de permettre la preuve auprès des autorités de contrôle (Art. 7(1) RGPD).

Supprimer via Supprimer les données retire le profil, les documents, la communication et les notes du candidat de manière irréversible. Si le consentement avait déjà été accordé, seul l'enregistrement de consentement anonymisé est conservé comme preuve ; si le consentement était encore en attente, cet enregistrement est également supprimé.