Suppression de Données

La suppression en temps opportun des données des candidats est une obligation du RGPD (Art. 17, Art. 5(1)(e)). Locari effectue les suppressions soit automatiquement après les délais de conservation configurés, soit immédiatement après retrait/refus — toujours avec une séquence de suppression complète et une piste d'audit.

Tâches fréquentes

• Configurer les délais de conservation
• Supprimer manuellement un candidat individuel
• Traiter une demande de suppression
• Ce qui est réellement supprimé
• Consulter le journal de suppression
• Comprendre les obligations légales de conservation

Marche à suivre

Configurer les délais de conservation

1. Allez à Paramètres > Protection des données > Délais de suppression.
2. Définissez le délai souhaité après la fin du processus pour chaque type de données.
3. Activez la suppression automatique.
4. Exemple : données de contact et communication 6 mois, documents 30 jours, notes 6 mois.

Traiter une demande de suppression

1. Le candidat demande la suppression (lien de retrait ou par écrit).
2. Locari vérifie automatiquement : processus actif ? Obligation de conservation ?
3. Pendant un processus actif : Locari informe le candidat, la demande est notée.
4. Après la fin du processus : cliquez sur Profil du candidat > Protection des données > Approuver la suppression.
5. La séquence de suppression s'exécute automatiquement — e-mail de confirmation au candidat, puis suppression complète des données.

Suppression automatique

Délais par défaut après la fin du processus

Suppression automatique lors de l'expiration du consentement

Si un candidat ne répond pas dans les 10 jours suivant l'e-mail de consentement, le consentement est marqué comme expiré et la séquence de suppression démarre immédiatement — sans aucune action supplémentaire de votre part.

Suppression manuelle

Supprimer un candidat individuel

1. Ouvrez le profil du candidat.
2. Ouvrez le menu déroulant > cliquez sur Supprimer le candidat.
3. Confirmez.

Supprimer plusieurs candidats

1. Allez à la Liste des candidats.
2. Sélectionnez plusieurs candidats.
3. Cliquez sur Supprimer et confirmez.

Suppression sur demande

Quand un candidat demande la suppression

Locari vérifie automatiquement avant la suppression :

• Le candidat est-il clairement identifié ?
• Un processus actif est-il encore en cours ?
• Des obligations légales de conservation s'appliquent-elles ?

Pendant un processus actif, Locari informe le candidat :

« Votre demande de suppression a été notée. Comme votre processus de candidature est toujours actif, vos données seront supprimées après sa fin. Vous pouvez retirer votre candidature à tout moment. »

Qu'est-ce qui est supprimé ?

Séquence de suppression complète (5 étapes)

Locari effectue la suppression dans un ordre défini :

1. E-mail de confirmation au candidat (pour retrait/refus/expiration — pas pour la suppression manuelle initiée par l'administrateur)
2. Collecte des chemins de stockage (chemins de fichiers de documents et pièces jointes des e-mails)
3. Suppression des enregistrements de base de données dans une transaction atomique :
   • Profil du candidat et données de contact
   • Tous les documents téléchargés
   • Historique de communication (e-mails et pièces jointes)
   • Notes et évaluations
   • Demandes de clarification et réservations de rendez-vous
   • Journaux de conversations IA
4. Suppression des fichiers du stockage (de manière asynchrone via une file d'attente de suppression sécurisée)
5. Anonymisation de l'enregistrement de consentement — l'e-mail est remplacé par un identifiant anonymisé ; les horodatages et le statut sont conservés pour les demandes des autorités

Ce qui reste anonymisé

Après suppression complète, les éléments suivants demeurent :

• Enregistrement de consentement anonymisé (pas de données personnelles, horodatages conservés — Art. 7(1) RGPD)
• Statistiques agrégées sans référence personnelle (nombre de candidatures, temps de traitement)

Journal de suppression

Documentation

Chaque suppression est documentée :

• Heure de la suppression
• Raison (automatique après délai, retrait, refus, expiration, manuelle)
• Utilisateur exécutant (pour la suppression manuelle)
• Types de données affectés et nombre

Consulter le journal

Sous Paramètres > Protection des données > Journal de suppression :

• Toutes les suppressions effectuées chronologiquement
• Filtrer par période et raison de suppression
• Export en CSV

Obligations de conservation

Certaines données sont soumises à des obligations légales de conservation et ne peuvent pas être supprimées prématurément :

• Documents fiscalement pertinents : 10 ans
• Documents contractuels : 6 ans après la fin du contrat

Locari marque ces enregistrements automatiquement. Après expiration de la période légale, la suppression automatique est effectuée.

Permissions et multi-sélection

• Consulter le journal de suppression : tous les membres de l'équipe.
• Configurer les délais de conservation : uniquement les administrateurs.
• Approuver les demandes de suppression et supprimer manuellement : uniquement les administrateurs — l'action est irréversible.
• Plusieurs candidats à la fois : Liste des candidats — refus en masse, filtrer par phase et statut, trier par score.

Pages associées

• Protection des données — Vue d'ensemble
• Conformité RGPD
• Gestion du consentement
• Détails du candidat
• Paramètres — Équipe et rôles