La suppression en temps opportun des données des candidats est une obligation du RGPD (Art. 17, Art. 5(1)(e)). Locari supprime soit automatiquement après la fin d'un dossier de location, soit immédiatement en cas de retrait, refus ou expiration — toujours avec une séquence de suppression complète.
Ce que Locari supprime automatiquement : les données des candidats d'un dossier de location terminé une fois le délai de conservation écoulé ; en cas de retrait, refus ou expiration du consentement, la suppression est immédiate. Ce que vous décidez : si vous supprimez un candidat de façon anticipée et manuelle, si vous approuvez une demande de suppression avant la fin du processus.
Tâches fréquentes
- Comprendre la suppression automatique après la fin
- Supprimer manuellement un candidat individuel
- Traiter une demande de suppression
- Ce qui est réellement supprimé
- Comprendre la preuve d'une suppression
- Comprendre les obligations légales de conservation
Suppression automatique
Après la fin d'un dossier de location
Une fois un dossier de location terminé, Locari planifie la suppression automatique des données candidats associées après un délai de conservation de 90 jours. Ce délai est celui promis dans nos CGV et il est fixe — vous ne configurez ni n'actives rien.
En cas de retrait, refus ou expiration du consentement
Quel que soit l'état du processus, Locari supprime immédiatement lorsque :
- un candidat retire son consentement,
- un candidat refuse le consentement,
- un candidat ne répond pas dans les 10 jours suivant l'e-mail de consentement (expiration).
Dans ces cas, la séquence de suppression démarre sans aucune action de votre part.
Suppression manuelle
Supprimer un candidat individuel
- Ouvrez le dossier de location > onglet Consentements.
- Trouvez le candidat dans le tableau (onglet En attente ou Terminés).
- Cliquez sur Supprimer les données dans la ligne et confirmez dans la boîte de dialogue.
La suppression manuelle est immédiate et irréversible. Si le consentement avait déjà été accordé, seul l'enregistrement de consentement anonymisé est conservé comme piste d'audit ; si le consentement était encore en attente, cet enregistrement est également supprimé. Ne supprime pas un candidat avant la conclusion d'un processus actif.
Suppression sur demande
Quand un candidat demande la suppression
Si un candidat demande la suppression, vérifiez d'abord si le processus est encore en cours :
- Processus encore actif : informez le candidat que ses données seront supprimées après la fin — il peut retirer sa candidature lui-même à tout moment via le lien de retrait, ce qui déclenche la suppression immédiate.
- Processus terminé : supprimez immédiatement via Supprimer les données dans l'onglet Consentements.
La voie la plus simple pour le candidat reste le lien de retrait dans chaque e-mail de consentement — un clic déclenche la séquence de suppression complète.
Qu'est-ce qui est supprimé ?
Séquence de suppression complète
Locari effectue la suppression dans un ordre défini :
- E-mail de confirmation au candidat (pour retrait, refus ou expiration — pas pour une suppression manuelle directe que vous effectuez)
- Collecte des chemins de stockage (fichiers de documents et pièces jointes des e-mails)
- Suppression des enregistrements de base de données dans une transaction atomique :
- Profil du candidat et données de contact
- Tous les documents téléchargés
- Historique de communication (e-mails et pièces jointes)
- Notes et évaluations
- Demandes de clarification et réservations de rendez-vous
- Journaux de conversations IA
- Suppression des fichiers du stockage (via une file d'attente de suppression sécurisée)
- Anonymisation de l'enregistrement de consentement — l'e-mail est remplacé par un identifiant anonymisé ; les horodatages et le statut sont conservés pour les demandes des autorités
Ce qui reste anonymisé
Après suppression complète, l'enregistrement de consentement anonymisé demeure (pas de données personnelles, horodatages conservés — Art. 7(1) RGPD) comme preuve. Si un consentement encore en attente a été supprimé, cet enregistrement est entièrement retiré.
Documentation
Chaque consentement — y compris l'accord, le retrait et l'anonymisation qui suit — est documenté avec des horodatages dans l'onglet Consentements du dossier de location. La vue détaillée d'un enregistrement montre l'historique complet. Ainsi, la preuve auprès des autorités de contrôle reste disponible même après la suppression.
Obligations de conservation
En tant que propriétaire, vous pouvez être soumis à vos propres obligations légales de conservation. Celles-ci concernent le bail signé et les documents fiscaux/commerciaux — pas les données de candidature des prospects refusés, que Locari supprime selon les délais ci-dessus :
- Documents fiscalement pertinents : typiquement jusqu'à 10 ans
- Documents contractuels : typiquement 6 ans
Vous gèrez ces obligations en dehors de la suppression des candidats dans Locari.