Locari recueille le consentement explicite du candidat lorsque ton annonce impose la question « fumeur » ou une pièce d'identité comme critère obligatoire — il s'agit de catégories particulières de données au sens de l'art. 9 du RGPD. Si ton annonce n'impose aucun de ces deux critères, aucun consentement distinct n'est recueilli ; le traitement repose alors sur la préparation du contrat de location, et la politique de confidentialité de ton annonce est liée dans chaque e-mail adressé aux candidats. Cette page montre comment le processus fonctionne, ce que tu peux faire et ce qui se passe automatiquement. Tu trouves tous les consentements dans le dossier de location concerné, dans l'onglet Consentements.
Quand Locari demande le consentement :
- Question « fumeur » comme critère obligatoire : dès le premier e-mail entrant du candidat — avant la création d'un dossier candidat. Sans consentement, le candidat n'est ni créé ni évalué.
- Pièce d'identité comme critère obligatoire : seulement lors du passage du candidat à la phase Vérification des documents. Jusque-là, la candidature se déroule sans consentement distinct.
- Si tu actives l'un des deux critères plus tard, Locari redemande le consentement aux candidats déjà enregistrés.
Ce que Locari fait automatiquement dès qu'un consentement est requis : envoyer l'e-mail de consentement, envoyer des rappels aux jours 1, 3 et 5, faire expirer le consentement après 10 jours sans réponse et supprimer les données. Ce que tu décides : si tu envoies un rappel manuel, si tu retires un consentement accordé, si tu supprimes les données d'un candidat de façon anticipée.
Tâches fréquentes
- Vérifier le statut de consentement d'un candidat
- Envoyer un rappel manuel
- Comprendre le consentement lors d'une saisie chatbot ou manuelle
- Traiter un retrait
- Comprendre l'obligation de preuve
- Comprendre la langue de l'e-mail de consentement
Marche à suivre
Consulter le statut du consentement
- Ouvre le dossier de location et passe à l'onglet Consentements.
- Dans le tableau, tu vois le statut actuel par candidat (En attente / Accordé / Refusé / Retiré / Expiré).
- Un clic sur une ligne ouvre la vue détaillée avec tous les horodatages, le canal et — pour un consentement accordé — le bouton Retirer le consentement.
- Exemple : Candidat Schmidt, statut « En attente », 2 rappels sur 3 envoyés.
Envoyer un rappel manuel
- Ouvre l'onglet Consentements — le candidat doit avoir le statut « En attente ».
- Clique sur le bouton Envoyer un rappel dans la ligne.
- Locari envoie un e-mail de rappel non planifié ; le calendrier de rappels automatiques continue sans changement (le nombre de rappels n'est pas incrémenté par cette action).
Ce que Locari fait dans le calendrier de rappels automatiques : jour 1, jour 3, jour 5 — maximum 3 rappels. Si le candidat ne répond pas avant le jour 10, le consentement est automatiquement marqué comme expiré et les données sont supprimées. Ce que tu décides : tu peux déclencher un rappel manuel supplémentaire à tout moment sans modifier le calendrier automatique.
Vues et champs
Onglet « Consentements » dans le dossier de location
Le tableau est divisé en En attente et Terminés et affiche :
- Candidat : adresse e-mail
- Statut : En attente / Accordé / Refusé / Retiré / Expiré
- Demandé : horodatage du premier e-mail de consentement
- Terminé : horodatage de l'accord/refus/retrait/expiration
- Rappels : nombre de rappels envoyés (0–3)
- Méthode : lien e-mail / Admin / formulaire web / Locari
- Adresse IP : stockée uniquement pour le consentement via lien e-mail (exigence de documentation Art. 7 RGPD)
- Actions : Envoyer un rappel (uniquement si « En attente ») et Supprimer les données
Consentement implicite — Chatbot et saisie manuelle
Lorsque tu saisis toi-même les données du candidat via le chatbot Locari ou un formulaire, le consentement est traité comme implicitement accordé — toi, en tant que propriétaire, agis comme responsable du traitement et as saisi activement les données. Dans ce cas, aucun e-mail de consentement n'est envoyé.
Ce que Locari fait pour le consentement implicite : créer immédiatement l'enregistrement de consentement comme « Accordé » et générer un jeton de retrait (pour préserver le droit de retrait selon l'Art. 7(3) RGPD). Ce que tu décides : si tu informes le candidat rétrospectivement du traitement des données — cela est recommandé pour l'obligation de transparence selon l'Art. 13 RGPD.
Langue de l'e-mail de consentement
La langue de l'e-mail de consentement est déterminée par le pays de l'annonce :
| Pays de l'annonce | Langue |
|---|---|
| Allemagne (DE), Autriche (AT), Suisse (CH) | Allemand |
| France (FR) | Français |
| Royaume-Uni (GB) | Anglais |
| Autre ou non défini | Allemand (défaut) |
Révocation du consentement
Par le candidat
Le lien de retrait dans chaque e-mail de consentement est valable de façon permanente et n'expire jamais. Les candidats peuvent à tout moment :
- Cliquer sur le lien de retrait dans l'e-mail.
- Ou t'écrire — tu retires alors toi-même le consentement depuis la vue détaillée (Retirer le consentement).
Après le retrait, la suppression des données s'exécute automatiquement :
- E-mail de confirmation au candidat
- Suppression complète de toutes les données du candidat (profil, documents, communication, notes)
- Anonymisation de l'enregistrement de consentement — la preuve pour les autorités de contrôle est conservée (Art. 7(1) RGPD)
La suppression des données après retrait est irréversible. L'enregistrement de consentement lui-même est anonymisé (plus aucune donnée personnelle identifiable), mais reste disponible comme enregistrement d'audit pour les demandes des autorités.
Quand le consentement est refusé
Si le candidat refuse le consentement, Locari supprime immédiatement les données du candidat et envoie un e-mail de confirmation au candidat.
Quand le consentement expire
Si un candidat ne répond pas après 10 jours, le consentement est automatiquement marqué comme expiré et les données sont supprimées — la même séquence de suppression que pour un refus.
Preuve
Locari documente pour chaque consentement :
- Horodatages (demande, accord, refus, retrait, expiration)
- Statut et canal (lien e-mail / Admin / formulaire web / Locari)
- Adresse IP et identifiant du navigateur (pour le consentement via lien e-mail)
- Nombre de rappels envoyés
- le texte de consentement affiché
Tu vois ces détails par candidat dans la vue détaillée de l'onglet Consentements. Après une suppression, l'enregistrement anonymisé est conservé comme preuve.