Dans l'espace de travail, tous les membres de l'équipe travaillent sur les mêmes données. Chacun voit toutes les notes, tâches et rappels du compte — et peut réduire la vue à ses propres entrées assignées grâce au filtre. La responsabilité de chacun reste ainsi clairement visible.
Ce que Locari fait automatiquement : Créer des tâches à partir des dossiers de candidature (par ex. documents manquants, questions de clarification ouvertes), déclencher des rappels selon le calendrier et notifier le membre responsable de l'équipe. Ce que vous décidez : L'attribution des tâches et rappels, la priorisation, les changements de statut et la clôture des éléments.
Tâches fréquentes
- Assigner une note à un membre de l'équipe
- Transférer une tâche au sein de l'équipe
- Définir un rappel pour la collaboratrice Schreiber
- Afficher uniquement mes entrées
- Filtrer les tâches par statut
- Reconnaître les tâches créées automatiquement
Marche à suivre
Assigner une note à un membre de l'équipe
- Onglet Notes → cliquer sur + Note.
- Saisir un titre et un texte.
- Sous Assigné à, choisir le membre souhaité.
- Enregistrer — le membre voit la note en tête de la vue filtrée.
Exemple : La propriétaire Müller assigne à l'assistante Schreiber : « Merci de demander la pièce d'identité à la famille Weber. »
Transférer une tâche au sein de l'équipe
- Onglet Tâches → ouvrir une tâche existante.
- Modifier Assigné à — sélectionner le nouveau membre.
- Ajuster la priorité si nécessaire (par ex. passer à Haute).
- Enregistrer — le nouveau membre voit la tâche immédiatement.
Exemple : La tâche « Demander le SCHUFA » passe de Müller à Schreiber, priorité Urgente.
Définir un rappel pour un membre de l'équipe
- Onglet Rappels → cliquer sur + Rappel.
- Saisir un titre (par ex. « Faire signer le bail »).
- Entrer la date et l'heure ou définir une règle de récurrence.
- Sous Assigné à, sélectionner la collaboratrice Schreiber.
- Choisir le canal E-mail pour que Schreiber reçoive un e-mail.
- Enregistrer.
Exemple : « Bail famille Weber — 20 mai 2026, 14 h 00 — e-mail à Schreiber. »
Afficher uniquement mes entrées
Dans les onglets Notes et Rappels, un bouton Assigné à moi apparaît en haut à gauche. Activez-le — la vue n'affiche que les entrées pour lesquelles vous êtes désigné comme responsable.
Filtrer les tâches par statut
- Ouvrir l'onglet Tâches.
- Utiliser la barre de filtre en haut :
- Statut : Ouvert, En cours, En attente, Terminé, Annulé
- Priorité : Faible, Normale, Haute, Urgente
- Type : Question de clarification, Suivi, Demande de document, etc.
- Les filtres peuvent être combinés — par ex. toutes les tâches ouvertes avec priorité Urgente.
Exemple : Filtre « Statut : Ouvert + Priorité : Urgente » affiche 3 tâches, dont « SCHUFA Weber ».
Tâches créées automatiquement
Locari crée des tâches de façon autonome lorsqu'une action est requise dans le processus de candidature.
Ce que l'IA crée automatiquement :
- Tâche « Question de clarification » quand un candidat fait une déclaration peu claire
- Tâche « Demande de document » quand un document est manquant ou expiré
- Tâche « Suivi » quand un candidat n'a pas répondu depuis plus de 48 heures
Ce que vous décidez : Si vous confirmez la tâche, si vous l'assignez à quelqu'un ou si vous la clôturez.
Les tâches créées automatiquement sont marquées dans la liste avec le logo Locari.
Vues et champs
Tâches — champs détaillés
- Titre et description — max. 255 et 10 000 caractères respectivement
- Statut — Ouvert · En cours · En attente · Terminé · Annulé
- Priorité — Faible · Normale · Haute · Urgente
- Type — Question de clarification · Suivi · Demande de document · Préparation visite · Demande d'approbation · Général
- Assigné à — membre de l'équipe (nom et avatar)
- Créé par — membre de l'équipe ou « IA Locari »
- Objet lié — annonce, dossier de candidature, bien immobilier, unité locative
- Échéance — date et heure
- Créé le — horodatage
Statistiques des tâches
En haut de l'onglet apparaissent des indicateurs pour le compte actuel (fenêtre de 30 jours) :
- Total · Ouvert · En cours · En attente · Terminé · Urgent · En retard
Rappels — champs détaillés
- Titre et description
- Type — Unique (avec date/heure) ou Récurrent (avec règle de récurrence)
- Prochain déclenchement — calculé à partir de la règle ou de la date
- Statut — Actif · Pausé · Terminé · Annulé
- Canal — Chat (notification dans l'application) ou E-mail
- Assigné à — membre de l'équipe ou équipe
- Fuseau horaire — par défaut : Europe/Berlin
Audit et historique
Chaque changement de statut, attribution et suppression de tâches et rappels est enregistré. Visible par entrée : acteur (membre de l'équipe nommément ou « IA Locari »), horodatage et action effectuée.
Conservation : Les tâches terminées et annulées restent consultables dans le système et ne sont pas supprimées automatiquement.
Remarque : Les notes et tâches supprimées sont retirées définitivement. Clôturez ou annulez les entrées à la place si vous souhaitez conserver l'historique.
Permissions et multi-sélection
- Visible par : tous les membres de l'équipe du compte propriétaire.
- Créer des notes : tous les membres — chaque membre ne peut modifier ou supprimer que ses propres notes.
- Créer et modifier des tâches et rappels : tous les membres.
- Supprimer des tâches et rappels : les administrateurs uniquement — l'action est irréversible.
- Plusieurs tâches à la fois : vue tableau dans l'onglet Tâches — filtre par statut, priorité et type, tri par échéance, responsable et score.
Pour un aperçu de tous les membres de l'équipe et leurs rôles, accédez aux Paramètres d'équipe — invitation de membres, modification de rôles, suppression de membres.