Verlangt ein Bewerber Auskunft darüber, welche Daten du über ihn gespeichert hast, ist das ein Auskunftsverlangen nach Art. 15 DSGVO — mit einer gesetzlichen Frist von einem Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Diese Pflicht gilt für Konzerne genauso wie für dich als privaten Vermieter. Du musst dem Bewerber sagen, welche Daten du verarbeitest, wozu, an wen sie gehen und wie lange du sie speicherst — und ihm eine Kopie dieser Daten geben.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) gilt unabhängig von der Größe — auch für private Vermieter, die Bewerbungen per E-Mail sammeln.
- Die Frist beträgt einen Monat ab Eingang (Art. 12 Abs. 3 DSGVO), in Ausnahmefällen um zwei Monate verlängerbar.
- Die Auskunft umfasst Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer, die Rechte des Bewerbers, das Beschwerderecht, die Datenherkunft und eine Kopie der Daten (Art. 15 Abs. 1 und 3).
- Bewertende Notizen über eine Person sind überwiegend auskunftspflichtig — das gilt für jedes Werkzeug, nicht nur für Software.
- Locari erkennt ein Auskunftsverlangen in jedem Bewerbungsstatus — auch nach Absage oder Rückzug — und stellt den vollständigen Report ohne KI zusammen; du bestätigst die Zustellung mit einem Klick.
Wenn diese Mail kommt, läuft eine Frist
„Welche Daten haben Sie über mich gespeichert?“ — wenn diese Mail eines Bewerbers kommt, läuft ab diesem Moment eine gesetzliche Frist: ein Monat. Sie gilt für Konzerne — und genauso für dich als privaten Vermieter.
Das Auskunftsrecht ist eines der zentralen Betroffenenrechte der Datenschutz-Grundverordnung. Es gibt jeder Person das Recht zu erfahren, ob und welche Daten ein Verantwortlicher über sie verarbeitet — und eine Kopie davon zu bekommen. Die häufigste Fehlannahme dabei: „Ich bin doch kein Unternehmen.“ Die DSGVO knüpft aber nicht an die Firmengröße an, sondern an die Verarbeitung. Wer Bewerbungen per E-Mail sammelt, Unterlagen speichert und Bewerber auswählt, verarbeitet personenbezogene Daten — und ist damit auskunftspflichtig.
Ein Auskunftsverlangen ist an keine Form gebunden. Es kann in einer beiläufigen WhatsApp-Nachricht stecken, in einer E-Mail nach der Absage oder in einem förmlichen Schreiben. Es muss das Wort „DSGVO“ nicht enthalten. Sobald erkennbar ist, dass jemand wissen will, welche Daten du über ihn hast, beginnt die Frist zu laufen.
Was Art. 15 DSGVO wirklich verlangt
Art. 15 DSGVO listet auf, was eine vollständige Auskunft enthalten muss. Ohne Juristendeutsch heißt das: Du musst dem Bewerber die folgenden Punkte beantworten.
- Zwecke der Verarbeitung: wofür du die Daten nutzt — Durchführung des Bewerbungs- und Vermietungsverfahrens, Kommunikation, Terminkoordination, gesetzliche Pflichten.
- Kategorien der Daten: welche Arten von Daten du gespeichert hast — Kontaktdaten, Haushaltsangaben, eingereichte Dokumente, Kommunikation.
- Empfänger: an wen die Daten gehen — etwa Dienstleister, die für dich Daten verarbeiten (namentlich, nach aktueller Rechtsprechung).
- Speicherdauer: wie lange du die Daten aufbewahrst, oder nach welchen Kriterien sich das richtet.
- Rechte des Bewerbers: Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch.
- Beschwerderecht: der Hinweis, dass er sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren kann.
- Herkunft der Daten: woher die Daten stammen, wenn du sie nicht direkt beim Bewerber erhoben hast.
- Automatisierte Entscheidungen: ob eine automatisierte Entscheidungsfindung inklusive Profiling stattfindet.
Dazu kommt der zweite, oft unterschätzte Teil: Art. 15 Abs. 3 DSGVO verlangt eine Kopie der Daten, die verarbeitet werden. Es reicht also nicht, abstrakt zu beschreiben, was du speicherst — du musst die konkreten gespeicherten Angaben und die Kommunikation zugänglich machen. Genau daran scheitern viele Auskünfte in der Praxis: Der Verantwortliche listet Kategorien auf, liefert aber keine lesbare, vollständige Kopie.
Bei der automatisierten Entscheidungsfindung lohnt ein genauer Blick. Ein System, das Bewerber ohne menschliche Letztentscheidung automatisch in „passend“ / „nicht passend“ sortiert, wäre nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich problematisch — und in der Auskunft anzugeben. Eine rein regelbasierte Prüfung gegen Kriterien, die du selbst festlegst, bewertet dagegen keine Person und trifft keine automatisierte Einzelentscheidung. Der ehrliche Satz in einer Auskunft lautet dann schlicht: keine automatisierte Einzelentscheidung, kein Scoring von Personen.
Die Monatsfrist — und was bei Ignorieren droht
Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO musst du „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ antworten. In begründeten Ausnahmefällen — etwa bei besonders komplexen oder zahlreichen Anträgen — kann die Frist um zwei weitere Monate verlängert werden. Voraussetzung: Du informierst den Antragsteller darüber innerhalb des ersten Monats, mit Begründung. Die Auskunft ist außerdem grundsätzlich kostenlos (Art. 12 Abs. 5).
Was passiert, wenn du nicht reagierst? Der Bewerber kann sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Diese fordert eine Stellungnahme an und kann ein Bußgeld verhängen; der Rahmen nach Art. 83 DSGVO reicht bis zu 20 Mio € oder 4 % des Jahresumsatzes. Für private Vermieter dürften realistische Beträge bei klaren Einzelverstößen deutlich niedriger liegen — eine belastbare öffentliche Statistik speziell für Vermieter liegt uns nicht vor, die konkrete Einordnung ist daher unsere Einschätzung, kein gesicherter Wert. Sicher ist aber: Ein Verfahren kostet Zeit und Nerven, und ein abgelehnter Bewerber, der sich übergangen fühlt, ist die typische Ausgangslage. Eine fristgerechte, vollständige Auskunft ist schlicht der einfachere Weg.
Daten Dritter in der Bewerbung: Mitbewohner und Bürgen
Bewerbungen enthalten oft nicht nur Daten des Bewerbers selbst, sondern auch von weiteren Personen: Mitbewohner einer Wohngemeinschaft, ein Ehepartner, ein Bürge. Art. 15 Abs. 4 DSGVO stellt klar, dass das Recht auf eine Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen darf.
In der Praxis heißt das: Daten, die der Bewerber selbst über sich und seinen Haushalt geliefert hat, gehören in die Auskunft — auch wenn darin Angaben zu Mitbewohnern stehen, die er beigebracht hat. Heikel wird es erst, wenn eigenständige Daten einer dritten Person betroffen wären, die diese Person nicht selbst über den Bewerber eingebracht hat. Wer sauber danach trennt, wer welche Angabe geliefert hat, hat hier den entscheidenden Anhaltspunkt — und muss im Zweifel abwägen.
Deine eigenen Notizen über den Bewerber
Ein Punkt, der viele Vermieter überrascht: Was du über einen Bewerber notierst, kann Teil der Auskunft sein. Bewertende Aussagen über eine Person gelten überwiegend als deren personenbezogene Daten — der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass auch Einschätzungen und Kommentare darunter fallen können. Eine „private Notizen“-Ausnahme für den Verantwortlichen gibt es dabei nicht.
Das ist keine Eigenheit einer bestimmten Software — es gilt für jede Notiz-App, jedes Excel und jedes CRM, in dem du Vermerke über Bewerber festhältst. Abgrenzbar sind reine Prozess- oder Objekt-Notizen ohne Personenbezug („Besichtigung Do 17 Uhr“, Mängel an der Wohnung). Die praktische Konsequenz: Formuliere Vermerke über Personen sachlich und faktisch — und behalte den Überblick darüber, was du überhaupt festgehalten hast. Wer vor der Auskunft sieht, welche Vermerke betroffen sind, trifft eine bewusste Entscheidung statt einer überstürzten.
So erledigt Locari das
Ein Auskunftsverlangen zuverlässig zu erkennen und fristgerecht vollständig zu beantworten, ist Handarbeit — es sei denn, das System nimmt sie dir ab. Genau dafür ist Locari gebaut:
- Erkennung in jedem Status: Locari erkennt ein Auskunftsverlangen in jedem Bewerbungsstatus — auch nach Absage oder Rückzug, wenn der Fall längst abgeschlossen scheint.
- Frist im Blick: Du bekommst ein Todo mit der gesetzlichen Monatsfrist direkt am Bewerber — sichtbar im Dashboard und am Mietfall, damit die Frist nicht untergeht.
- Vollständiger Report ohne KI: Locari stellt den Auskunfts-Report als PDF zusammen — alle gespeicherten Angaben, den kompletten E-Mail-Verlauf, die Liste der eingereichten Dokumente samt Klassifikation, dazu Zwecke, Empfänger, Speicherdauer und die Rechte des Bewerbers. Der Report entsteht ohne KI — kein vollautomatisiertes Urteil, sondern eine wortgetreue Kopie aus den gespeicherten Daten.
- Prüfen und mit einem Klick bestätigen: Bevor etwas rausgeht, prüfst du. Die Zustellung bestätigst du mit einem Klick — per WhatsApp oder im Dashboard.
- Zustellung an die Kommunikations-Adresse: Der Report geht ausschließlich an die Adresse, über die der Bewerber selbst mit dir kommuniziert — nicht an eine beliebige, irgendwo genannte Adresse.
Am Ende jedes Reports steht derselbe Hinweis, der bei Locari immer gilt: Der Bewerber kann seine Daten jederzeit löschen lassen — eine einzige Antwort genügt. Auskunft und Löschung sind bei Locari Standard-Funktionen, kein Sondervorgang. Die Entscheidung, wer einzieht, und die datenschutzrechtliche Verantwortung bleiben bei dir.
Häufige Fragen
Gilt das Auskunftsrecht auch für mich als privaten Vermieter?
In der Regel ja. Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO knüpft nicht an die Größe des Verantwortlichen an, sondern an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Wer Bewerbungen per E-Mail sammelt und Bewerber auswählt, verarbeitet personenbezogene Daten — und ist damit auskunftspflichtig, unabhängig davon, ob eine oder hundert Wohnungen vermietet werden.
Wie lange habe ich Zeit, ein Auskunftsverlangen zu beantworten?
Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO gilt eine Frist von einem Monat ab Eingang des Antrags. In begründeten Ausnahmefällen kann sie um zwei weitere Monate verlängert werden — der Antragsteller ist darüber innerhalb des ersten Monats zu informieren.
Muss ich auch meine eigenen Notizen über den Bewerber herausgeben?
Bewertende Aussagen über eine Person gelten überwiegend als deren personenbezogene Daten und sind grundsätzlich auskunftspflichtig — das ist keine Locari-Besonderheit, sondern gilt für jede Notiz-App, jedes Excel und jedes CRM. Reine Prozess- oder Objekt-Notizen ohne Personenbezug fallen nicht darunter. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, ist eine Frage der Verantwortlichen-Entscheidung.
Muss ich dem Bewerber die Dokumente selbst mitschicken?
Art. 15 verlangt eine Kopie der verarbeiteten Daten. In der Praxis genügt für die eingereichten Unterlagen regelmäßig eine Auflistung mit Klassifikation (welches Dokument, welcher Typ, wann eingereicht), da der Bewerber diese Dokumente selbst geliefert hat. Die gespeicherten Angaben und die Kommunikation gehören als lesbare Kopie in die Auskunft.
Quellen + Weiterlesen
- DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679) — Art. 12, 15, 22, 83
- EuGH, Urteil vom 20.12.2017, C-434/16 (Nowak — Einschätzungen als personenbezogene Daten)
- DSGVO bei der Vermietung: was Vermieter 2026 wissen müssen
- Anti-Profiling — was bedeutet das?
- Sicherheit & Compliance bei Locari
Disclaimer: Dieser Artikel bietet allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Er wurde sorgfältig erstellt, ersetzt aber keine anwaltliche Prüfung im Einzelfall — bei konkreten Streitfällen wende dich an einen Anwalt für Miet- oder Datenschutzrecht. Stand: Juli 2026.
Locari erkennt ein Auskunftsverlangen in jedem Bewerbungsstatus, zeigt dir die Frist am Todo und stellt den vollständigen Report ohne KI zusammen — du prüfst und bestätigst mit einem Klick. Die Entscheidung, wer einzieht, bleibt bei dir.